Niezapłacona faktura, nieuczciwy kontrahent. Jak ograniczyć ryzyko biznesowej „wtopy”?

Niezapłacona faktura? Unikanie kontaktu przez kontrahenta? To może być sygnał, że konieczna jest szybka reakcja z twojej strony. Jak ograniczyć ryzyko nieuczciwości ze strony kontrahenta? Jakie sygnały wskazują, że konkretny biznes może nie wyjść?

Prowadzenie firmy wiąże się z ryzykiem finansowym. Jesteś narażony na opóźnienia w płatnościach, czasem nawet brak zapłaty za produkty lub usługi, a nawet na bankructwo. Niezapłacona faktura nie zawsze jednak taka sytuacja jest związana z nieuczciwością drugiej strony. Może to być spowodowane nieoczekiwanymi zdarzeniami. Oczywiście, każdy przedsiębiorca chciałby współpracować z rzetelnymi partnerami biznesowymi. Zdarza się jednak, że druga strona nas oszukuje. Czy da się przewidzieć, że kontrahent jest nieuczciwy? Ze stuprocentową pewnością nie. Można jednak znacząco ograniczyć ryzyko takiego zdarzenia. Oto kilka kroków, które warto zrobić zawsze by zmniejszyć szansę na bycie oszukanym.

Niezapłacona faktura i nieuczciwość w biznesie

Na początku ustalmy sobie jedno. Mówiąc o nieuczciwości mam na myśli wszelkie świadome działania, które mają na celu oszukanie drugiej osoby. Innymi słowy, to każde zachowanie partnera biznesowego, który z premedytacją nie płaci np. za towar lub usługę. Jak się przed tym bronić? Przede wszystkim zachować ograniczone zaufanie. Zawsze.

Jak sprawdzić kontrahenta i po co?

Warto wiedzieć, że wiarygodność kontrahenta sprawdzamy nie tylko na początku naszej współpracy ale i przez cały czas jej trwania. Wielu przedsiębiorców wkłada sporo wysiłku w weryfikację potencjalnego partnera biznesowego jeszcze przed podpisaniem umowy. Tymczasem najwięcej przykrych zdarzeń dzieje się już w trakcie realizacji kontraktu. Nie zapominaj więc by regularnie kontrolować sytuację twojego kontrahenta.

Jak ograniczyć ryzyko współpracy z nieuczciwym kontrahentem?

Bardzo skutecznym sposobem na sprawdzenie kontrahenta jest wywiad gospodarczy, czyli rodzaj działań detektywistycznych. Specjaliści sprawdzają potencjalnego partnera biznesowego nie tylko w oficjalnych rejestrach ale przede wszystkim weryfikując bardzo dokładnie jego dotychczasową działalność. Problem w tym, że na taki rodzaj usług nie zawsze może sobie pozwolić mały przedsiębiorca. To działanie profesjonalne, a co za tym idzie nie jest tanie. Czy można więc zrobić coś samodzielnie?

Wywiad środowiskowy

Jeśli niezapłacona faktura stanowi dla ciebie zbyt duże ryzyko, zdecydowanie najprostszym sposobem na weryfikację kontrahenta jest wywiad środowiskowy. Jeśli jesteś profesjonalistą w konkretnej branży (prowadzisz sklep rowerowy, sprzedajesz odzież marynistyczną, czy po prostu jesteś właścicielem małego osiedlowego sklepu spożywczego) znasz innych przedsiębiorców działających w twojej branży. I nie chodzi mi tylko o konkurentów ale i o dostawców czy największych odbiorców twoich produktów i usług. Chcąc nawiązać współpracę z nowym podmiotem, zawsze warto zapytać innych, co sądzą o danym kontrahencie. 90 proc. przychodów mojej firmy to świadczenie usług i sprzedaż produktów w segmencie B2B (czyli dla innych przedsiębiorców). Jeśli mam podjąć współpracę przy nowym projekcie, zawsze sprawdzam, co o danej firmie (marce) sądzą inni przedsiębiorcy działający na tym rynku. Nie mam obaw przed pytaniem o danego kontrahenta. Choć ten sposób nie daje 100 proc. gwarancji, znacząco obniża ryzyko wpadki.

Niezapłacona faktura. Czy sprawdzanie kontrahenta w internecie ma sens?

Wiele branż jest wąsko sprofilowanych, a działający w niej przedsiębiorcy bardzo dobrze się znają. I tu jest zdecydowanie łatwiej sprawdzić rzetelność kontrahenta. Jeśli wchodzisz na rynek bardziej konkurencyjny, na którym działa dużo więcej firm, informacji o potencjalnym partnerze, z którym chcesz współpracować, możesz szukać w internecie. Przestrzegam Cię jednak przed dwoma poważnymi zagrożeniami.

Po pierwsze profesjonalnie przygotowana strona internetowa nie zawsze gwarantuje wiarygodność przedsiębiorcy, który jest z drugiej strony. Podobnie jak brak strony internetowej nie oznacza, że nie warto z przedsiębiorcą podejmować współpracy. Znam bardzo wielu właścicieli firm, którzy zbudowali stabilne biznesy bez obecności w internecie. Jeśli zupełnie nie znam firmy, z którą przychodzi mi współpracować, staram się więc zrobić wywiad środowiskowy na własną rękę.

Czy opinie w internecie są wiarygodne?

Bardzo rzadko biorę pod uwagę opinie i komentarze o firmie zamieszczane w internecie. Skrajnie negatywne i pozytywne opinie od razu skreślam jako mało wiarygodne. Czasem czytam te neutralne. W założeniu jednak nie mają dla mnie znaczenia. Podobnie portale społecznościowe. Wykorzystuję je raczej do sprawdzenia powiązań danego przedsiębiorcy, skonfrontowania jego znajomych, a także uzyskiwania bezpośrednich informacji i rekomendacji obecnych klientów lub kontrahentów.

Jak sprawdzić kontrahenta w oficjalnych rejestrach?

Zawsze jednak sprawdzam kontrahenta w oficjalnych rejestrach. Jeśli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, koniecznie weryfikuję wszelkie informacje w CEiDG. Co ważne, sprawdzam nie tylko aktualne informacje ale i historię zmian. System CEiDG pozwala na przeglądanie zdarzeń, które wystąpiły w firmie potencjalnego lub obecnego kontrahenta. Może to być np. zmiana nazwy, zmiana adresu. Znajduje się tam też informacja o tym, czy firma jest lub była zawieszona. Unikam firm, które nie mają w danych kontaktowych pełnej nazwy i dokładnych danych. W CEiDG sprawdzam kontrahenta zawsze. Wciąż mam w głowie średniej wielkości wypożyczalnię samochodów, która chciała u mnie zamówić usługi promocji biznesu. Gdy zweryfikowałem potencjalnego klienta, okazało się, że dane kontaktowe na stronie internetowej są ale działalność gospodarcza była zamknięta od kilku miesięcy. Mało tego. Firma miała zaległości w ZUS i US, a samochody, które wynajmowała zarejestrowane były na przypadkowe, prywatne osoby.

Kilka tygodni później okazało się, że właściciel ma kilka postępowań komorniczych i od ponad roku nie płacił kontrahentom. Jak tłumaczył, nie mógł tego zrobić bo nie prowadził już oficjalnie firmy. Sprawdzenie wszystkich danych zajęło mi niecałą godzinę, a pozwoliło uchronić przed stratą kilkunastu tysięcy złotych.. CEiDG zawiera też informację, czy konkretny przedsiębiorca ma zawartą intercyzę z małżonkiem. To daje nam wiedzę, od kogo będzie można ściągnąć pieniądze, gdy nie wpłyną na nasze konto.

CZYTAJ RÓWNIEŻ: KIEDY NIE MUSISZ REJESTROWAĆ FIRMY?

Jakie dane w KRS?

Przed podpisaniem umowy, jeśli kontrahent ma spółkę, sprawdzam dane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Podobnie jak w CEIDG są tu informacje o tym, kto może reprezentować spółkę i kto odpowiada za zobowiązania. Podstawą jest ustalenie czy dana osoba jest umocowana do tego by podpisać umowę. Ważnym elementem, na który zwracam uwagę jest tez informacja o wspólnikach. Lubię wiedzieć „czyj jest to biznes”. Oprócz aktualnych informacji sprawdzam też historię nabycia i zbywania udziałów, a przede wszystkim zwracam uwagę na to jak długo firma istnieje na rynku. Dlaczego sprawdzanie udziałowców jest dla mnie bardzo ważne? W internecie kwitnie handel gotowymi spółkami (głównie z ograniczoną odpowiedzialnością). Wiele z nich ma już historię (nawet dwu, trzy letnią). Wszystko po to by uwiarygodnić taki podmiot na rynku. Zdarza się, że spółka taka kupowana jest przez nieuczciwego przedsiębiorcę, który wykorzystuje ten atut czystej historii spółki.

Zawsze też sprawdzam powiązania kapitałowe wspólników. Dzięki oficjalnym rejestrom bardzo łatwo dowiedzieć się w ilu firmach udziały ma osoba, z którą chcemy zrobić interes i jak sobie radzi biznesowo. A ryzyko, którym jest niezapłacona faktura maleje.

Co to jest Biała Lista?

Od września 2019 roku dostępna jest tzw. biała lista. Prowadzi ją Krajowa Administracja Skarbowa. Można się do niej dostać przez stronę  Ministerstwa Finansów albo w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

To baza publiczna, na której znajdziemy wiarygodne dane takie jak:

• Dokładna nazwa przedsiębiorcy
• Numer podatkowy
• Informację, czy firma jest czynnym czy zwolnionym podatnikiem VAT
• Numer REGON, a czasem PESEL
• Adres siedziby firmy albo adres miejsca zamieszkania osoby fizycznej, która prowadzi firmę
• Dane prokurentów, ich numery NIP albo PESEL
• Dane wspólników (jeśli są)
• Datę, kiedy firma została zarejestrowana albo ją wykreślono z rejestru VAT
• Informację dlaczego odmówiono rejestracji firmy
• Numery rachunków bankowych, które funkcjonują jako te przypisane do firmy

Gdy takie dane mam, sprawdzam czy firma faktycznie istnieje. Niezależnie od tego, co wyczytam w rejestrze, sprawdzam czy firma istnieje. Wykorzystuję najpierw narzędzie google maps. Gdy na zlecenie jednego z klientów weryfikowałem informacje o jego potencjalnym kliencie (jestem z wykształcenia dziennikarzem dlatego wyszukiwanie informacji nie jest dla mnie kłopotem), okazało się, że firma zarejestrowana jest pod nieistniejącym adresem. Była zarejestrowana przy ulicy, której numery kończyły się na 25, a firma „miała znajdować się” pod numerem 48.

Samodzielne sprawdzenie takich danych nic nie kosztuje. Rejestry są ogólnodostępne i zawierają wiele informacji. Jeśli z danym kontrahentem współpracuję na bieżąco, regularnie, czyli średnio co kwartał (a czasem i częściej) sprawdzam oficjalne rejestry by zweryfikować czy coś niedobrego nie dzieje się w firmie. Oczywiście skrajnie nieuczciwy kontrahent nie będzie wypełniał obowiązku informowania o wszystkich zmianach poprzez zgłaszanie ich do CEiDG lub KRS i takie działania na niewiele się zdadzą ale zawsze lepiej sprawdzić. Wszystko po to by niezapłacona faktura w terminie zdarza się jak najpóźniej.

Płatne sposoby na sprawdzenie wiarygodności kontrahenta

Są też sposoby płatne. To przede wszystkim wyszukiwanie informacji w rejestrach dłużników. Bazy dłużników są prowadzone przez prywatne podmioty. Do wyboru mamy kilka rejestrów

• Biuro Informacji Gospodarczej BIG Infomonitor SA (jego akcjonariuszami jest Biuro Informacji Kredytowej i Związek Banków Polskich)
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA (należy do Grupy Kaczmarski, znanej głównie z marki Kaczmarski Inkasso zajmującej się windykacją należności)
• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (Grupa Kapitałowa Kruk, również związana z firmą zajmującą się windykacją należności
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A. należy do CRIF AG z siedzibą w Szwajcarii, będąca częścią Grupy CRIF (Włochy)
• Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych KIT

Sprawdzenie kontrahenta w takiej bazie kosztuje średnio kilkadziesiąt złotych. Warto jednak pamiętać, że dane o nieuregulowanych zobowiązaniach są przekazywane przez innych wierzycieli. Jeśli więc klient naszego kontrahenta nie przekaże informacji o jego zadłużeniu przynajmniej do jednego z rejestrów, nie będziemy o tym wiedzieć. Mało tego. Rejestry nie są połączone i dane zawarte w jednym z nich nie muszą być widoczne w innym.

Możemy też spróbować złożyć wniosek do urzędu skarbowego lub ZUS by dowiedzieć się czy kontrahent nie zalega z podatkami i składkami na ubezpieczenie społeczne.

Gdy już to sprawdzimy, pozostaje nam negocjowanie warunków. W tym momencie też nie odpuszczamy.

Potwierdzanie ustaleń na piśmie

Praktyka pokazuje, że wiele ustaleń czynionych jest jeszcze przed formalnym podpisaniem umowy. W każdym takim przypadku potwierdzam nasze ustalenia w formie pisemnej.

To szczególnie ważne przy drobniejszych zleceniach, gdy nie ma umowy. I tu ważna uwaga. Wielu mikroprzedsiębiorców współpracuje z dużymi korporacjami. Procedury są w nich bardzo dokładnie określone. Zawsze sprawdź, czy osoba, która zamawia u Ciebie usługi ma prawo to zrobić. Dowiedz się jak wygląda obieg faktur, kto akceptuje wykonanie zadania itd. Może się bowiem zdarzyć, że pracownik zamówi u Ciebie usługi, na które nie ma budżetu. I wtedy będziesz miał ogromny problem z odzyskaniem pieniędzy.

Najpierw mniejsze zlecenie, potem większe

Prowadząc biznes ponad 10 lat nauczyłem się jednego. Z nowym kontrahentem nigdy nie podpisuję pierwszego kontraktu na bardzo szeroki zakres usług. Jeśli nie znam firmy, staram się raczej działać jako podwykonawca. Dopiero gdy poznam partnera biznesowego lepiej, przechodzę do roli generalnego wykonawcy. Wolę zarobić mniej ale czuć się pewniej, że pieniądze wpłyną na konto. Na początek realizuję więc niewielkie zlecenia tak by niezapłacona faktura nie była problemem. Wszystko dlatego, że kontroluję w jaki sposób są realizowane płatności. Zresztą bardzo duże projekty staram się dzielić na wiele mniejszych elementów i osobno je rozliczać. To szczególnie ważne przy współpracy z kontrahentem, z którym do tej pory nie mieliśmy do czynienia.

Czy warto brać zaliczki?

Dzielenie kontraktu na mniejsze części przydaje się szczególnie w momencie, gdy kontrahent nie chce zgodzić się na zaliczkę. Przedsiębiorcy sprzedający towary mają o tyle lepiej, że mogą nie wysłać produktu, póki zapłata nie wpłynie na konto. Ci, realizujący usługę (coś niematerialnego) mają trochę trudniej). Przestrzegam przed pochopną decyzją o udzielaniu kredytu kupieckiego czy zbyt długich terminów płatności. Wiarygodny kontrahent jest w stanie zapłacić w terminie. Jako zabezpieczenie swoich roszczeń możesz poprosić o poręczenie osoby trzeciej lub innego przedsiębiorcy (koniecznie sprawdź jej wiarygodność), weksel lub gwarancję bankową.

Gdy już realizujesz zlecenie dla klienta, dostarczasz mu towar lub usługę na bieżąco sprawdzaj płatności. Obserwuję wielu przedsiębiorców, którzy podchodzą do tego z niebywałą nonszalancją. Pamiętaj, to twoje pieniądze i masz do nich prawo. Nie bój się interweniować już w chwili wymagalności faktury. Jeśli w dniu zapłaty pieniądze nie wpłynęły na twoje konto, od razu poinformuj o tym kontrahenta. Może faktura zaginęła albo utknęła na jednym z etapów długiej procedury weryfikacji. Gdy to nie pomaga wyślij koniecznie monit z informacjąo opóźnieniu. Gdy i to nie przynosi skutku, negocjuj termin spłaty. Jednocześnie możesz zagrozić wstrzymaniem dostaw produktów lub usług. Po kilku dniach wysyłaj wezwanie do zapłaty. Ostateczną instancją jest sąd.

Firma zarabia ale w kasie pusto. 15 sposobów na poprawę płynności finansowej

Jak postępować z bankrutem?

Oczywiście może się zdarzyć, że opóźnienia w płatnościach są jedynie chwilową „zadyszką” w firmie twojego kontrahenta i nie musza oznaczać, że chce on postąpić nieuczciwie. Dla dobra współpracy warto jednak o takich sytuacjach rozmawiać szczerze i zawsze próbować znaleźć rozwiązanie. Dobrym sposobem jest rozkładanie płatności na raty. Warto ustalić, że kontrahent będzie płacił „po trochu”. Ważne by jakiekolwiek pieniądze spływały do Ciebie. Jeśli kontrahent jest bliski bankructwa, nie odpuszczaj, ale staraj się jak najszybciej ustalić harmonogram spłat. Podstawowa zasada brzmi. Z bankrutem postępuj po dobroci, a z oszustem bezwzględnie. Jeśli widzisz, że ktoś świadomie nie chce zapłacić, nie pobłażaj i zrób wszystko by pieniądze odzyskać.