Jednoosobowa działalność gospodarcza umiera wraz ze śmiercią swojego właściciela. Nawet jeśli powołany został zarządca sukcesyjny, to i tak odpowiada za firmę do chwili załatwienia spraw spadkowych. Co jednak zrobić gdy zarządca sukcesyjny nie został ustanowiony albo gdy rodzina chce samodzielnie i jak najszybciej zająć się sprawami firmy bez czekania na rozwiązanie sprawy spadkowej? Przygotuj złotą teczkę przedsiębiorcy z najważniejszymi informacjami na temat firmy i aktywów.

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest wciąż najpopularniejszym rodzajem prowadzenia firmy. Jej atuty to relatywnie proste rozliczenia, spora elastyczność działania i powiązanie firmy z jej założycielem. W jednym z wcześniejszych tekstów pisałem o zaletach prowadzenia biznesu w formie jdg (tekst przeczytasz tutaj: Dlaczego nie opłaca się zakładać spółki z o.o.).  Innymi słowy, firma Jana Kowalskiego, to właśnie on. Wszelkie zyski pochodzące z działalności stają się majątkiem prywatnym Kowalskiego. Co za tym idzie wszelkie zobowiązania też będą musiały być przez niego pokryte. I nie zawsze może tu pomóc intercyza

Zobacz Czy warto mieć rozdzielność majątkową z małżonkiem, gdy prowadzisz firmę? WADY I ZALETY takiego rozwiązania

Jak wiesz, opisując różne metody prowadzenia biznesów, sporo uwagi zwracam na kwestie finansowe. Uświadamiam, że biznes musi zarabiać żeby istnieć, podpowiadam jak dbać o finanse gdy jest spowolnienie, kiedy starać się o kredyt itd. – zobacz tekst: Jak poprawić zdolność kredytową, gdy jesteś przedsiębiorcą .

Złota teczka przedsiębiorcy, czyli co się dzieje z firmą, gdy umiera właściciel?

Znajomi przedsiębiorcy opowiadali mi ostatnio o firmach, które upadły z powodu nagłej śmierci właściciela. Problemem w takiej sytuacji nie było to, że nie został zawczasu powołany zarządca sukcesyjny ale to, że spadkobiercy nie mieli dostępu do środków finansowych zmarłego, nie wiedzieli też o jego zobowiązaniach i zgromadzonych oszczędnościach. Jak wiadomo, sprawy spadkowe trwają długo, a pieniądze potrzebne są na bieżąco. Szczególnie gdy firma działa i chcemy zapewnić jej formalne funkcjonowanie. W tym materiale nie chodzi mi o to by podpowiadać, że spadkobierca może otworzyć działalność gospodarczą na swoje dane i próbować kontynuować biznes osoby zmarłej np. przejmując pracowników (poprzez podpisanie z nimi nowych umów zatrudnienia itd.). Zależy mi na tym by przygotować Cię na sytuację, w której jako przedsiębiorca nagle Cię zabraknie i rodzina lub inni spadkobiercy nie będą w stanie na bieżąco regulować zobowiązań.

Czytaj również: Kim jest zarządca sukcesyjny i jak go powołać?

Jak przygotować firmę na wypadek śmierci przedsiębiorcy?

Szczególnie, że w przypadku małych rodzinnych biznesów, za kwestie finansowe odpowiedzialny jest przede wszystkim ten, na kogo zarejestrowana jest firma. Małżonek czy inni członkowie rodziny nie mają wiedzy na temat finansów firmy. A jak już podkreślałem wielokrotnie, majątek firmy w przypadku jednoosobowej działalności jest nierozerwalnie związany z majątkiem osobistym właściciela biznesu. Pozostawienie informacji o dostępie do pieniędzy, inwestycji, staje się szczególnie ważne, jeśli prowadzisz firmę. Wtedy bowiem jest więcej podmiotów, które czekają na zobowiązania i dużo więcej obowiązków do wypełnienia. Nierzadko bowiem przedsiębiorca ma kilka rachunków bankowych, może też mieć kilka kredytów inwestycyjnych, sporo umów leasingowych.

W przypadku gdy przedsiębiorca umiera, firma przestaje formalnie istnieć, a wszystko co zostało do tej pory zgromadzone (czyli cały majątek) wchodzi w masę spadkową. Jeśli został sporządzony testament, spadek dzielony jest między wyznaczone w nim osoby. W przypadku gdy takiego dokumentu nie ma, dochodzi do dziedziczenia ustawowego (zwykle małżonek i dzieci mają prawo do majątku). To wiedzą wszyscy, którzy choć trochę interesują się kwestiami spadkowymi. Problem w tym, że procedura spadkowa trwa, a każdy dzień bez uregulowanej sytuacji w firmie ogranicza możliwość uratowania tego biznesu. Świadomy przedsiębiorca powołuje zarządcę sukcesyjnego. Jak to zrobić piszę w jednym z wcześniejszych materiałów. Taka osoba przejmuje wszelkie sprawy związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem do czasu rozwiązania wszelkich kwestii spadkowych. Znaczy to tyle, że nie przejmuje on firmy (nie ma prawa do majątku firmy) ale jest kimś na kształt menedżera, który ma poprowadzić sprawy firmowe do chwili, gdy wszystkie kwestie spadku zostaną uregulowane.

Jak więc uzyskać prawo do dysponowania majątkiem firmy, dostęp do rachunków bankowych i innych środków zanim zakończy się postępowanie spadkowe? Proponuję proste rozwiązanie

Co to jest ZŁOTA TECZKA PRZEDSIĘBIORCY?

ZŁOTA TECZKA PRZEDSIĘBIORCY jest rozwiązaniem, które pozwoli zapanować nad finansami zanim skończy się postępowanie spadkowe. W internecie nie znalazłem podobnego materiału dotyczącego przedsiębiorców. Są takie związane z porządkowaniem finansów osobistych, najczęściej dla osób pracujących na etacie. W przypadku przedsiębiorców sytuacja jest zupełnie inna. Po pierwsze obracają większymi pieniędzmi, mają też więcej zobowiązań (nie tylko finansowych ale i formalnych).

ZŁOTA TECZKA PRZEDSIĘBIORCY to instrukcja postępowania z zobowiązaniami i aktywami przedsiębiorcy, który zmarł. Pamiętaj, że jeśli twój małżonek lub inna upoważniona przez ciebie osoba ma pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym (zarówno prywatnym, jak i firmowym), to w momencie twojej śmierci, takie pełnomocnictwo wygasa i legalnie środków nie będzie można podjąć. Warto więc zawczasu przygotować dyspozycję do rozporządzania wkładem na wypadek śmierci. Taka dyspozycja ma kilka ograniczeń. Po pierwsze może być wydana tylko dla krewnych, a maksymalna kwota nie może przekroczyć dwudziestokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (czyli ok. 100 000 zł). Co istotne kwota ta dotyczy łącznie wszystkich rachunków.

Jak działa złota teczka?

Złota teczka przedsiębiorcy to informacja o wszelkich aktywach i zobowiązaniach, które posiadasz. To ważne o tyle, że dziś konta bankowe (również te firmowe) zakłada się przez internet. O ile numery rachunków można „namierzyć” korzystając chociażby z białej listy rachunków bankowych (stworzonej między innymi dla uszczelnienia VAT), problem może stać się dostęp do rachunków maklerskich, kont oszczędnościowych i innych inwestycji finansowych. Możesz oczywiście nazwać ją inaczej. Ja pozwoliłem sobie nazwać ją ZŁOTĄ TECZKĄ.

>>> Przygotowałem specjalnie dla ciebie spis dokumentów, które powinieneś umieścić w teczce. W wygodnej formie jednego pliku (gotowego do pobrania i wydrukowania możesz ściągnąć TUTAJ)

Złota teczka powinna zawierać instrukcję postępowania krok po kroku na wypadek śmierci. Co włożyć do złotej teczki?

Instrukcja postępowania krok po kroku, w której zawiera się:

  • Dokumentacja firmy (dokumenty rejestrowe CEIDG, NIP, REGON)
  • Informacja o zarządcy sukcesyjnym z danym kontaktowymi
  • Dane biura rachunkowego/księgowego
  • Dane urzędu Skarbowego i ZUS
  • Jeśli nie ma zarządcy sukcesyjnego – zawiadomienie urzędu skarbowego o śmierci właściciela firmy.
  • Ustalenie zobowiązań podatkowych pozostałych do rozliczenia do śmierci przedsiębiorcy
  • Ustalenie zobowiązań związanych ze składkami ZUS pozostałych do rozliczenia do momentu śmierci przedsiębiorcy

Kogo zawiadomić w razie śmierci?

Lista kontaktowa do osób, które mogą pomóc w przypadku śmierci:

  • Zarządca sukcesyjny (jeśli został powołany)
  • Prawnik obsługujący firmę
  • Księgowy
  • Informacja o testamencie (jeśli jest) – gdzie jest przechowywany lub kontakt do kancelarii notarialnej, w której jest on złożony

Finanse przedsiębiorcy

  • Polisy indywidualne na życie – wypłata z takiej polisy następuje bardzo szybko (zwykle w ciągu kilku dni od przekazania dokumentów. Pamiętaj, że firma ubezpieczeniowa nie będzie sama szukała uposażonych. Nie będzie też wiedziała o twojej śmierci. Jeśli wiec najbliżsi nie wiedzą nic o polisie, w złotej teczce zostaw informację na ten temat.
Numer polisy Dane uposażonych Nazwa towarzystwa Kontakt do agenta
       
  • Polisy grupowe na życie – jeśli w firmie zawarłeś umowę polisy grupowej (obejmującą również twoich pracowników) to dane o takich polisach trzeba koniecznie zawrzeć w teczce według schematu poniżej. Bezpośredni kontakt do agenta pozwoli sprawdzić, czy należy się odszkodowanie w przypadku twojej śmierci
Numer polisy Dane uposażonych Nazwa towarzystwa Kontakt do agenta
       
  • Spis rachunków bankowych
Nazwa banku Rodzaj rachunku Numer rachunku Dyspozycja na wypadek śmierci
  Firmowy/osobisty/oszczędnościowy   TAK/NIE
  • Lokaty bankowe z podziałem na lokaty na osobiste i firmowe
  • Spis środków w TFI
Nazwa TFI Numer rachunku Dyspozycja na wypadek śmierci Kontakt do opiekuna
    TAK/NIE  
  • Informacja o kontach IKE/IKZE
Nazwa instytucji Numer rachunku Informacja o beneficjentach Kontakt do opiekuna
       
  • Papiery wartościowe, rachunki maklerskie

– wymień wszystkie rachunki maklerskie wraz z kontaktem do biura maklerskiego (pamiętaj, że instytucje prowadzące rachunki maklerskie nie mają tak jak banki obowiązek sprawdzenia czy nieaktywność na rachunku jest spowodowana śmiercią (gdy na koncie bankowym nie będzie ruchu, bank wpisuje rachunek do specjalnego rejestru). W przypadku rachunku maklerskiego taki przepis nie działa. Jeśli więc twoi najbliżsi nie wiedzą nic o twoich inwestycjach, koniecznie spisz je i umieść informacje o tym w teczce)

Kredyt hipoteczny dla przedsiębiorcy

  • Inne aktywa:
  • Wolna gotówka
  • Fizyczne złoto lub srebro
  • akty notarialne nieruchomości, których jesteś właścicielem
  • Informacja o kredytach hipotecznych (nazwa banku, kontakt do banku, kwota zobowiązania) – dobrze jest dołączyć umowy kredytowe
  • Spis innych zobowiązań – wypisujesz tutaj wszelkie zobowiązania bieżące – niespłacone kredyty firmowe, pożyczki prywatne (do których czasem nie ma umów), karty kredytowe
Rodzaj zobowiązania kwota Pożyczkodawca Kontakt do pożyczkodawcy
Pożyczka      
Karta kredytowa      
Pożyczka firmowa      
Umowa leasingowa      
Pożyczki prywatne      

WAŻNE: dobrze jest też założyć sobie profil w Biurze Informacji Kredytowej (BIK). W teczce zostaw LOGIN i HASŁO do tego profilu. Są tam wypisane wszystkie bieżące zobowiązania wobec instytucji finansowych.

Co się dzieje z umowami kredytowymi w przypadku śmierci?

WAŻNE: W przypadku umów kredytowych warto sprawdzić, czy wygasają one w momencie śmierci. Jeśli np. umowa została zawarta tylko na ciebie, to w chwili śmierci umowa wygasa ale zobowiązanie będzie musiało być pokryte przez spadkobierców. Jeśli jest to umowa wspólna, to kredyt będzie mógł być dalej obsługiwany z zastrzeżeniem, że bank może wypowiedzieć taką umowę jeśli uzna, że zdolność kredytowa pozostałych kredytobiorców nie pozwala regulować zobowiązania.

  • Pożyczki, których udzieliłeś
Kontakt do pożyczkobiorcy kwota Termin spłaty
     
     
     
     
     

Informacja o konieczności złożenia wniosku do urzędu skarbowego w sprawie ulgi w podatku od spadku i darowizn. Wypełniając taki wniosek trzeba wpisać do niego wszelkie składniki majątku i ich wartość, które mają być taką ulgą objęte. Dobrze jest więc mieć wiedzę na temat tego, co zostawił zmarły. W przypadku przedsiębiorcy mogą to być naprawdę spore kwoty.

Sprawdź także: Kiedy nazwisko staje się marką, czyli czym jest najlepsza nazwa firmy

Informacje z teczki aktualizuj przynajmniej raz w roku. Pamiętaj, by w teczce nie umieszczać haseł do kont bankowych. Podaj tam tylko informacje, gdzie masz aktywa i z kim skontaktować się w sprawie ich otrzymania. To wszystko ma być zabezpieczeniem na wypadek, gdyby dostała się w niepowołane ręce.

Gdzie przechowywać złotą teczkę?

O istnieniu teczki warto powiadomić jedynie zaufaną osobę. To, gdzie ją ukryjesz zależy wyłącznie od ciebie. Może być przechowywana w domowym sejfie, specjalnie zabezpieczonej skrytce bankowej, albo innym, dowolnie wybranym przez ciebie miejscu

>>> Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, TUTAJ możesz pobrać checklistę ZŁOTEJ TECZKI PRZEDSIĘBIORCY

Co zrobić gdy nie przygotowałeś złotej teczki przedsiębiorcy?

Brak teczki ze spisanymi wszystkimi aktywami i zobowiązaniami powoduje, że postępowanie spadkowe może trwać znacznie dłużej i być skomplikowane. Żeby bowiem dzielić, trzeba wiedzieć, co i ile dzielić.

Jaki ty masz stosunek do złotej teczki? Czy przygotowałeś takie coś? Jakie masz obawy? Pytania? Podziel się nimi w komentarzach