Firma zarabia ale w kasie pusto? Poznaj 15 MOICH sposobów na to by płynność finansowa w mikrofirmie nie była problemem

Płynność finansowa to wyzwanie, które sprawia najwięcej problemów włascicielom małych firm, głównie jednoosobowych. Po latach prowadzenia biznesu, na własnej skórze przekonałem się, że o sukcesie firmie świadczy nie tyle, ile zarabia, ale to jak dużo pieniędzy ma do dyspozycji.

Przez ostatnich dziesięć lat robiłem kilka „podejść” do własnego biznesu. Choć miałem sporo klientów, a w dokumentacji księgowej zawsze wykazywałem zyski, zdarzało się, że musiałem przedsięwzięcie zamknąć. Po latach zrozumiałem co było przyczyną porażek. Nie zwracałem uwagi na płynność finansową.
Gdy trzy lata temu „na nowo” zająłem się biznesem podszedłem do niego zupełnie inaczej. Wyeliminowałem kilka podstawowych błędów. I choć faktur wystawiam nie tak dużo jak kiedyś, a miesięczne obroty nie są tak zawrotne jak dawniej, sytuacja finansowa jest wyraźnie lepsza. Jak to zrobiłem? Całkowicie przemodelowałem myślenie o własnej firmie. Priorytetem stało się dla mnie utrzymanie płynności finansowej. Coraz rzadziej stosuję słynne powiedzenie „czekam na przelew”. Oto kilka zasad, które wprowadziłem by poprawić płynność finansową, czyli zdolność do regulowania zobowiązań.

Jestem mikroprzedsiębiorcą. Nie sprzedaję milionów produktów, nie jestem właścicielem sieci kawiarni, nie zatrudniam pracowników. To co wypracuję, należy tylko do mnie i mojej rodziny. Zagrożeniem dla takiego stanu jest to, że jeśli w danym miesiącu nie zarobię, moja rodzina może ucierpieć. Dlatego tak ważne jest by w firmowej kasie zawsze były pieniądze.

Dziś zdecydowałem się pokazać ci, co robię by poprawić stan firmowych finansów.

1. Uśredniłem prywatne wydatki


Tak, to była podstawa. Zanim zająłem się „ogarnianiem budżetu” firmowego, zrobiłem porządek z finansami prywatnymi. Spisywanie codziennych wydatków przychodziło mi jednak z trudem i szybko przestawało być regularne. Przyjąłem więc inną strategię. Oszacowałem ile wydaję na utrzymanie swojej rodziny i wyciągnąłem miesięczną średnią. Jesteśmy tradycjonalistami, rzadko jadamy „na mieście” więc codzienne wydatki żywnościowe łatwo nam było oszacować i wprowadzić do miesięcznej średniej.

2. Wprowadziłem tygodniówki

Dobrym pomysłem na poprawę finansów przedsiębiorcy jest wypłacanie sobie pensji. Wtedy nie kusi nas by wydawać więcej niż zarobiliśmy (szczególnie, gdy mamy lepszy czas w firmie). Ja jednak borykam się z dość nieregularnymi wpływami do firmowej kasy i wypłacanie sobie określonej sumy raz w miesiącu było nie lada wyzwaniem. Dlatego postanowiłem wypłacać sobie tygodniówki, a wypłatę dla mnie potraktować jako stały koszt, na który firma „musi zarobić”. Podobnie jak ze składką ZUS. Nawet jeśli firma nie ma przychodów, trzeba wygospodarować określoną kwotę by uregulować składkę.
Oczywiście w sytuacji gdy w jakimś okresie jest naprawdę kiepsko, ograniczam wysokość tygodniówki. Priorytetem jest stabilizacja budżetu firmowego. Jeśli jakieś zlecenie jest szczególnie dochodowe, do tygodniówki dokładam niewielką „premię”, a reszta zostaje na koncie firmowym. Nie kusi mnie wtedy by podejmować z niego pieniądze na prywatne wydatki.

3. Uruchomiłem subkonta do konta firmowego

Do podstawowego rachunku firmowego dodałem dwa subkonta (w formie kont oszczędnościowych). Jeśli kontrahent nie korzysta ze split payment (podzielonej płatności) i płaci mi całą wartość faktury, od razu przelewam kwotę VAT z danej faktury na swoje konto oszczędnościowe. Na drugie konto przelewam ok. 20 proc. pozostałej kwoty (to „zapas na podatek dochodowy). Na koncie firmowym zostaje mi realna kwota do dyspozycji. Tak postępuję z każdą firmową płatnością. Pieniądze na subkontach traktuję jako pulę „nie do ruszenia”. Oczywiście generowane koszty firmowe zmniejszają kwotę VATu do rozliczenia, jednak dzięki temu tworzą się niewielkie oszczędności. Dzięki temu nie mam nigdy problemu z uregulowaniem podatku.



4. Ograniczam koszty stałe w firmie

Minimalizuję koszty firmowe. Co miesiąc płacę pełną składkę ZUS, abonamenty za internet i telefon oraz ponoszę koszty księgowości. A także generuję swoją tygodniówkę. I tyle. Koszty paliwa do samochodu, choć są generowane w związku z działalnością gospodarczą, zaliczam sobie do wydatków prywatnych. Robię wszystko by z konta firmowego rozliczane były przede wszystkim stałe koszty firmowe.

5. Rozdzielam koszty stałe na poszczególne płatności

Nie płacę za wszystkie koszty stałe raz w miesiącu. Rozdzielam te płatności na kilka przelewów. Najpierw opłacam księgową, potem internet itd. Dzięki temu na koncie zawsze są pieniądze.

6.Duże zlecenia dzielę na części

Staram się mieć zawsze przynajmniej jedno stałe zlecenie, rozliczane co miesiąc, dzięki temu mam stały dopływ gotówki. Nawet jeśli jest to projekt, który potrwa kilka tygodni, staram się wynegocjować z klientem comiesięczne płatności za projekt. Przy projektach na niewielkie kwoty skracam do maksimum termin płatności.

7. Biorę zaliczki

Współpracując z dużymi firmami dość dobrze poznałem procedury związane z płatnościami. Znasz taką sytuację, gdy jako nowy kontrahent, musisz być wprowadzony do systemów księgowych twojego klienta? Uzgodnienie umów, podziału kosztów zajmuje sporo czasu. Dlatego staram się o zaliczkę jeszcze przed projektem. To pozwala przyspieszyć znacząco procesy. Każda kolejna faktura jest bowiem realizowana „jak dla stałego klienta”. Jeśli projekt jest duży, a zaliczka niemile widziana, staram się podzielić zlecenie, na kilka mniejszych i do każdego podpisać osobne zamówienie.

8. Poprawiłem weryfikację klientów

Podejście klienta do kwestii zaliczek, pokazuje mi jaka jest jego sytuacja finansowa. Jeśli unika jej zapłacenia albo upiera się, że chce zapłacić dopiero na koniec projektu, zdarza się, że rezygnuję z takiego zlecenia. Lepiej nie zarobić nic, niż tracić na windykacji

9. Zawsze podpisuję umowę

Nie oszukujmy się. Jako freelancer wiele zleceń wykonywałem tylko po otrzymaniu zamówienia na maila lub po wstępnych uzgodnieniach telefonicznych. Bo przecież klient w firmie to dobry znak. Odkąd zająłem się poprawą płynności finansowej, zawsze podpisuję umowę na zlecenie, w której określam co dokładnie mam wykonać. To szczególnie ważne przy zleceniach kreatywnych gdzie subiektywna ocena może spowodować, że zlecenie nie będzie uznane za dobrze wykonane, a to równa się brakowi wynagrodzenia.

10. Testuję mikrofaktoring

Kilka faktur, co do których nie dało się skrócić terminu płatności, objąłem testowo mikrofaktoringiem. Faktoring polega na tym, że firma faktoringowa wypłaca ci zaliczkę, z wystawionej kontrahentowi faktury z długim terminem płatności. Dostajesz pieniądze od razu pomniejszone o niewielką prowizję pobieraną przez firmę faktoringową. Gdy twój kontrahent zapłaci zobowiązanie po miesiącu, faktoring rozlicza usługę, pobierając sobie wcześniej wypłaconą zaliczkę.

11. Mam 3 miesięczne oszczędności firmowe

Może nie jest to szczyt oszczędności ale na koncie firmowym zawsze muszę mieć kwotę pozwalającą pokryć stałe firmowe zobowiązania (czyli ZUS, księgowość, internet) na trzy miesiące bez gotówki. Zebranie większych oszczędności w firmie byłoby dla mnie kłopotliwe. Taka niewielka poduszka finansowa ułatwia mi motywowanie się do zdobywania kolejnych klientów i zleceń („bo przecież niedługo kasa może się skończyć”)

12. Rozliczam podatki co miesiąc, a nie co kwartał

Subkonta pozwalają mi na jeden bezpłatny przelew w miesiącu. Korzystam z tego rozliczając podatki raz w miesiącu. Kiedyś rozliczałem się co kwartał, ale spore sumy podatku do rozliczenia powodowały, że w mojej głowie od razu rodziły się pomysły zainwestowania tych pieniędzy w nowe projekty, co skutkowało „zamrażaniem” ich w wielomiesięczne inwestycje. Dlatego czuję się bardziej komfortowo, rozliczając podatki co miesiąc.

13. Dywersyfikuję biznes

99 proc. moich klientów to firmy. Żeby pieniądze wpływały na konto częściej niż tylko kilka razy w miesiącu, rozszerzyłem swój biznes o produkty sprzedawane klientom indywidualnym. Wprowadzam na polski rynek markę produktów do smażenia i gotowania na wolnym powietrzu (www.safirepoland.pl) Klient detaliczny musi zapłacić od razu za produkt, który chce kupić. Nie mam problemu z oczekiwaniem na płatność. Przy okazji zapraszam do skorzystania z tego niezwykłego urządzenia. Jeśli zamawiając, dodasz informację, że trafiłeś z bloga www.biznesnaostro.pl paczkę brykietów dostaniesz GRATIS)(www.safirepoland.pl)

14. Odpowiednio wyceniam zlecenia

Podniosłem nieznacznie ceny swoich usług. Trafia do mnie mniej klientów. Są to jednak firmy bardziej stabilne finansowo, z którymi łatwiej wynegocjować płatności etapami. Większa rentowność biznesu pozwala też zachować spokój finansowy, który pozytywnie wpływa na płynność finansową.

15. Ostrożniej podchodzę do inwestycji

W swojej działalności miałem momenty, gdy zdecydowanie za dużo inwestowałem. To negatywnie wpływało na płynność finansową. Obecnie znacznie ostrożniej podchodzę do spraw związanych z inwestycjami. Ważniejszy jest dla mnie stabilny rozwój biznesu, niż błyskawiczny wzrost, którego nie będę w stanie „udźwignąć” finansowo.

Staram się dość rozsądnie podchodzić do firmowych finansów. Razem z partnerem, firmą SMEO, zrealizowaliśmy cykl edukacyjny o poprawie płynności finansowej firmy. Zapraszam Cię do obejrzenie tego kursu video.

ZAPISZ SIĘ NA MÓJ BEZPŁATNY KURS O POPRAWIE PŁYNNOŚCI FINANSOWEJ. WYSTARCZY KLIKNĄĆ TUTAJ

Zachęcam do podzielenia się w komentarzu swoimi doświadczeniami z poprawianiem płynności finansowej. Co sądzisz o moich sposobach poprawy płynności? Co robisz, gdy w kasie firmowej zaczyna brakować pieniędzy?