Budżet firmy jest ważnym elementem każdego biznesu. Niezależnie od wielkości i liczby zatrudnionych pracowników warto dobrze zaplanować budżet.

Nie wiesz ile zapłacisz za energię, trudno obliczyć ile podatku zapłacisz. Jak więc to zaplanować budżet firmy, gdy jest tyle niewiadomych?

Przedsiębiorcy lubią proste i przewidywalne rozwiązania. Nawet spore obciążenia finansowe są do udźwignięcia, gdy możemy je zaplanować i dobrze się do nich przygotować. Pomocne będzie stworzenie budżetu firmy.

Jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, że planowanie budżetu nie powinno być domeną wyłącznie największych firm. Także właściciele małych i średnich powinni założyć ile będą musieli wydać w kolejnym roku.

Niecały rok temu przygotowałem materiał o tym jak zaplanować budżet firmowy jeśli masz nieregularne przychody i koszty. Dostałem wiele zapytań o to, jak zrobić plan kosztów. O ile bowiem przychody można planować, to ich wykonanie zawsze stanowi wielką niewiadomą. W przypadku kosztów, znacznie łatwiej oszacować ich wysokość. A skoro tak, warto pokusić się o przygotowanie finansów firmowych na nowy rok przynajmniej pod kątem wydatków. Jeśli nie masz w swoim zespole dyrektora finansowego, będziesz musiał taki plan zrobić samodzielnie. Nie polecam opierać się wyłącznie na wskazówkach księgowego. To nie jego rola. Warto oczywiście z nim współpracować ale i tak najlepiej zająć się tym samemu.

>>> Są jedyni w Polsce. Zobacz, jak zarabia się na produkcji makiet kolejowych

Jak zaplanować budżet firmy?

Niezależnie od tego jak duży jest twój biznes, najważniejszym elementem będzie ograniczanie kosztów stałych. Oczywiście bardzo trudno prowadzić firmę bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów dlatego też, jeśli już mamy za coś płacić, to jestem zwolennikiem zamiany wszystkich możliwych wydatków na formułę abonamentową, stałą. Daje nam to gwarancję niezmienności ceny przez konkretny okres. To tak jak z pracownikami. Ci zawsze są zainteresowani gwarantowaną kwotą, która wpłynie na ich konto. Ja, nawet jeśli współpracuję z freelancerami staram się zawsze stosować rozliczenie ryczałtowe za konkretne rodzaje prac. Zwykle „kupuję” określoną ilość czasu, czy konkretną liczbę zadań do wykonania. Nie rozliczam ich „za każdy projekt” tylko ustalam comiesięczny, stały ryczałt. Dzięki temu łatwiej jest zaplanować mi budżet.

biznes na ostro
biznes na ostro

Zdecydowanie najtrudniej planować budżet firmowy w najmniejszych firmach. Warto to robić, jeśli chcesz firmę rozwijać. Gdy założyłeś działalność gospodarczą tylko po to, by zagwarantować sobie utrzymanie miejsca pracy, to możesz (choć nie polecam tego) odpuścić planowanie budżetu firmowego. Zajmij się „ogarnięciem” budżetu prywatnego.

>>> Nie tylko energia i tanie biuro. Zobacz, jak skutecznie generować oszczędności w firmie

W przypadku średnich firm stworzenie planu kosztów jest trochę łatwiejsze. Usystematyzowana struktura firmy pozwala na to by skutecznie wyodrębnić konkretne rodzaje kosztów.

Jak przygotować pierwszy budżet firmy?

Żeby ułatwić Ci samodzielne przygotowanie budżetu, zebrałem 10 elementów, na które koniecznie musisz zwrócić uwagę:

1. Postaraj się przynajmniej raz w roku przygotować prognozę wydatków i zysków.

2. Budżet ma być dla Ciebie jedynie wskazówką. Nie musisz trzymać się go 1:1. Trudno przewidzieć przyszłość. Nie znaczy to jednak, że powinieneś rezygnować z zestawienia przyszłych kosztów i ich analizowania.

3. Jeśli planujesz finanse już w trakcie roku finansowego, jego okres nie może być dłuższy niż czas zamknięcia ksiąg rachunkowych

4. Regularnie, najlepiej co miesiąc weryfikuj stan realizacji budżetu. Jeśli pojawiają się w nim znaczące odchylenia, dokonuj modyfikacji.

5. Odpowiednio zarządzaj finansami, zwracaj uwagę, czy przekazujesz księgowości wszystkie dokumenty.

6. Twórz plan budżetowy w takiej formie, by na koniec roku zawsze pojawiał się zysk

7. Uwzględnij wszystkie koszty stałe

8. Pamiętaj, o kosztach kapitału, czyli wszystkich odsetkach od kredytów, a także….o tym, że musisz zapłacić podatki. Zawsze traktuj je jako koszt.

9. Zwróć też uwagę na inwestycje. Choć księgowo będą traktowane jako inwestycja, ale dla jasności swojego planu budżetowego uwzględnij je jako koszty.

10. Dobre przygotowanie takiego zestawienia kosztów sprawi, że odzyskasz lepszą kontrolę nad firmą. Dzięki temu poczujesz się pewniej, nawet gdy spadną przychody.

Nie mam czasu na budżetowanie. Czy przygotowanie budżetu ma sens?

Przekonanie, że budżetowanie to strata czasu albo o tym, że będziesz to robił gdy sytuacja w biznesie się uspokoi, powoduje, że po pierwsze popełniasz wiele prostych błędów wynikających z działania pod wpływem chwili, a po drugie jako właściciel firmy jesteś cały czas „na alercie”. Na początek możesz więc przygotować zestawienie na kwartał, a potem pół roku, tak by docelowo dojść do pełnego roku. I na tym poprzestań.

Jeśli twoja firma jest bardzo młoda, trudno będzie prognozować to co stanie się w ciągu trzech czy pięciu kolejnych lat.

Za co firmy płacą najwięcej?

Zestawienie kosztów stałych (albo zmiennych zamienionych na formę abonamentową), pokaże ci, w których segmentach wydajesz najwięcej. Rodzaje wydatków będą różne zależnie od branży. Zwykle sporym kosztem jest wynajem lub utrzymanie siedziby firmy, koszty pracownicze, a także utrzymanie infrastruktury. Koszty związane z samochodami, biurem czy magazynem to przede wszystkim paliwo i energia elektryczna. Zapowiadane na 2020 rok spore podwyżki energii elektrycznej powinny skłonić do poszukiwania najtańszego dostawcy. A jest ich na rynku coraz więcej. Dzięki uwolnieniu rynku energii warto sprawdzić, czy alternatywny sprzedawca zaoferuje nam prądu w niższej cenie.

>>> Spowolnienie w gospodarce. Jak przygotować małą firmę na gorsze czasy?

Jak zmienić sprzedawcę prądu dla firmy?

Wielu przedsiębiorców prowadzących swoje firmy we własnym domu korzysta z energii elektrycznej w ramach taryf przeznaczonych dla gospodarstw domowych. Jeśli do pracy używają komputera i drukarki, a także kilku telefonów to z praktycznego punktu widzenia nie zawsze taka zmiana będzie opłacalna. Często znalezienie najlepszego sprzedawcy kosztuje więcej czasu niż korzyść uzyskana z niższej ceny prądu. Taryfy G, czyli te stosowane przez gospodarstwa domowe i jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzone w mieszkaniu, podlegają kontroli przez Urząd Regulacji Energetyki, który corocznie zatwierdza taryfy największych sprzedawców na kolejny rok kalendarzowy.




W przypadku większych firm, zarówno tych posiadających hale produkcyjne lub choćby siedzibę w dużym budynku usługowym, ale również tych prowadzących działalność usługową w niewielkim lokalu ceny energii nie podlegają praktycznie żadnym regulacjom. W związku z tym każdy ze sprzedawców prądu może te ceny ustalać niezależnie. Teoretycznie więc może je zmieniać nawet co miesiąc, a to powoduje, że nawet najlepiej przygotowany budżet trzeba będzie bardzo często modyfikować. Oczywiście jeśli zdecydujesz się na podłączenie do domu prądu w taryfie biznesowej, będziesz korzystać ze stawek wolnorynkowych.

Wydatki na energię elektryczną to nawet 20% kosztów firmowych

Warto więc zadbać o to by zapewnić sobie gwarancję stałej ceny energii. W naszym przypadku pomoże to efektywniej zaplanować wartość wydatków. Jeśli obsługuje Cię jeden z największych dostawców, tj. Tauron, PGE lub podobny, mało prawdopodobne jest by udało ci się negocjować koszt energii. No chyba, że jesteś przedstawicielem globalnego koncernu. To jednak mało prawdopodobne, bo mój blog czytają przede wszystkim właściciele małych i średnich firm. Znacznie łatwiej będzie znaleźć nowego tzw. alternatywnego sprzedawcę prądu, który choć sam energii nie produkuje, kupuje ją w hurtowych ilościach. I dzięki temu może ją zaproponować w niższej cenie.

Firm dostarczających energię na rynku jest bardzo dużo. Gdy dobieram partnerów biznesowych, zwracam dużą uwagę na wiarygodność danej marki, no i oczywiście na cenę. Przeglądając oferty trafiłem na Orange Energia dla Firm. To część grupy Orange, jednego z największych operatorów telekomunikacyjnych w kraju – jest jednocześnie największym alternatywnym sprzedawcą energii w Polsce obsługującym ponad 120 000 klientów. Orange Energia, która jest patronem tego wpisu, poprosiła mnie o prześwietlenie nowej promocji, w ramach której oferuje 500 zł bonusu na dowolny smartfon w ofercie telekomunikacyjnej. Akurat w tym momencie kończy mi się umowa na jeden z kilku numerów, których używam w mojej firmie. Nie miałem zamiaru kupować nowego smartfona, ale skoro mam możliwość nabyć go taniej, zdecydowałem się przyjrzeć bliżej takiej ofercie.

Orange Energia

I tak Orange Energia proponuje nam płaską stawkę za kWh (0,389 zł netto) i gwarancję jej niezmienności przez cały czas trwania umowy (kontrakt podpisujemy na 24 miesiące). Przy utrzymującym się trendzie zwyżkowym cen na rynku energii, jest to wyjątkowo korzystna propozycja. Ale zdecydowanie najciekawsza wydaje się być propozycja 500 zł bonusu na smarfon i/lub usługi telekomunikacyjne Orange. Po podpisaniu umowy bonus będzie dopisany do salda rozliczeniowego. Dzięki temu możemy poczuć bezpośrednio w naszej firmowej kieszeni dodatkowe pieniądze, które obniżą cenę  naszego nowiutkiego smartfona. Co więcej bonus przysługuje za każdy licznik prądu, który „przeniesiemy” do Orange Energia, a kwota bonusu może się kumulować. To oznacza, że smartfona możemy mieć wręcz za darmo, jeśli w naszej firmie mamy kilka liczników, na których zdecydujemy się zmienić sprzedawcę na Orange Energia. .

Jak widać, dobrze zaplanowany budżet to przede wszystkim przewidywalne i stałe koszty. Warto szukać propozycji, które dają możliwość utrzymania wydatków w ryzach. Szczególnie, gdy wiele produktów czy usług, wykorzystywanych w twoim biznesie, może kosztować więcej. Gwarantując sobie stabilne ceny, możesz skuteczniej konkurować na rynku.

A ty w jaki sposób ty planujesz rok budżetowy? Jak szukasz oszczędności? Daj znać w komentarzu