Jak zaplanować budżet firmowy przy nieregularnych wpływach i wydatkach?

Odpowiedź na pytanie jak zaplanować budżet firmowy w przypadku nieregularnych wpływów i wydatków może wydawać się trudnym zadaniem. Postanowiłem więc przygotować poradnik, który pomoże ci zapanować nad budżetem firmowym i domowym, gdy nie wiesz ile zarobisz i ile wydasz.

Początek roku to czas gdy tak jak wielu innych ludzi, przygotowujesz roczny plan finansowy. Przy okazji korzystasz z podpowiedzi zawartych w poradnikach tworzenia budżetu. Wiele z nich bardzo dobrze wyjaśnia zasady tworzenia budżetu domowego. Jednak zasadniczą ich wadą jest to, że w większości opierają się na założeniu, że masz stałe dochody (najczęściej pochodzące z pracy) z ewentualnymi premiami co kwartał lub pół roku, a także dość przewidywalnymi wydatkami, z możliwością wystąpienia nagłego wydatki (np. awarii domowego urządzenia).

I nawet jeśli masz już doświadczenie w spisywaniu wydatków ponoszonych w gospodarstwie domowym, możesz mieć spory problem z zaplanowaniem finansów jeśli jesteś właścicielem firmy.

Budżet domowy a budżet firmowy

Prowadząc firmę nie możesz bowiem liczyć na regularne wpływy. Znacznie częściej zdarza się też, że musisz być przygotowany na nagłe wydatki czy krótkoterminowe inwestycje, które mogą zachwiać kondycją nie tylko biznesu ale i rodziny. Dlaczego? Bo jako właściciel jednoosobowej firmy musisz wiedzieć, że każda decyzja finansowa będzie wpływała (korzystnie lub nie) na to jak będzie wyglądał budżet twojej rodziny. Dlatego postanowiłem zebrać kilka najważniejszych elementów, na które powinieneś zwrócić uwagę rozpoczynając planowanie budżetu firmowego.

Oparłem się na doświadczeniach własnych, a także innych przedsiębiorców, którzy zdecydowali się podzielić ze mną swoimi przemyśleniami na ten temat. W efekcie powstał praktyczny poradnik dla przedsiębiorców jak zaplanować budżet firmowy i osobisty.

Planowanie budżetu przy nieregularnych dochodach

Na początek ważna uwaga. Zaskakujące jest to, że spora grupa jednoosobowych przedsiębiorców nie wie ile wydaje i ile zarabia. Niezależnie od tego czy ich przychody są przewidywalne, czy nie, mają problem z realną oceną zyskowności swojego biznesu. Nie pomaga w tym często księgowość prowadzona w formie księgi przychodów i rozchodów. Dane finansowe zapisywane w takiej ewidencji nie muszą bowiem rzetelnie wskazywać kondycji biznesu.

Bardzo często spotykam przedsiębiorców, którzy prognozują budżet wyłącznie na podstawie przychodów albo wydatków. Z takimi sytuacjami miałem do czynienia nie tylko w przypadku freelancerów, czy samozatrudnionych ale i wtedy gdy przedsiębiorcy zatrudniali pracowników, ich firmy miały spore przychody i dość dużą skalę działalności. W tym ostatnim przypadku wysokie przychody i niskie koszty powodowały, że przedsiębiorcy nie panowali nad wydatkami i ich nie kontrolowali. Szczególnie dotyczy to przedstawicieli wolnych zawodów.

Takie osoby są jednak narażone na skutki nieregularnych przychodów. Jak się przed tym zabezpieczyć i przygotować na „słabszy okres w firmie”. Jednym z najskuteczniejszych sposób jest przygotowanie dobrego planu finansowego

Zmiana podejścia do finansów przedsiębiorcy

Zanim zaczniesz tworzyć budżet finansowy przedsiębiorcy koniecznie musisz zmienić podejście do wydatków i przychodów. Chodzi przede wszystkim o rozdzielenie pieniędzy firmowych od prywatnych. Choć celem uruchomienia firmy jest chęć zarabiania sporych pieniędzy, większych kwot niż uzyskiwanych pracując dla kogoś, to warto na początku podejść do zarobionych pieniędzy właśnie jak do pensji. Żeby lepiej zapanować nad firmowymi finansami, po prostu wypłacaj sobie regularnie wynagrodzenie. 

Ustalenie wydatków firmowych i prywatnych

Na początek stwórz kolumnę z wydatkami prywatnymi. Nie wpisuj na razie żadnych kwot. Wypisz po prostu te wydatki, które są niezbędne byś normalnie funkcjonował Będzie to np. żywność, utrzymanie domu, zwierzaka, odzież. Jeśli masz dzieci, to wpisz wydatki związane ze szkołą itd.

Po drugiej stronie wypisz wszystko to, co jest związane z tym, że prowadzisz firmę. Może to być wynajem biura, pracownicy (jeśli ich zatrudniasz), utrzymanie sprzętu, podatku, inwestycje.

I tu pojawia się ważna rzecz. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej tworzenie budżetu nie może opierać się wyłącznie na danych księgowych.

Planując finanse opieramy się na pieniądzach, które realnie wpływają do ciebie i na tych, które faktycznie (a nie tylko księgowo) z twojego budżetu znikają. Chodzi o to, że jeśli prowadzisz firmę w domu to mimo, że rozliczasz prąd i czynsz jako wydatek związany z firmą, w moim schemacie będą to wydatki prywatne. Dlaczego? bo niezależnie od tego czy prowadziłbyś firmę czy nie, to posiadając mieszkanie czy dom takie wydatki i tak musiałbyś ponieść.

Wynajem biura potraktujemy jako wydatek firmowy tylko wtedy gdy będzie to koszt zupełnie niezależny od wydatków prywatnych. Podobnie jak wydatki związane z zatrudnieniem pracownika. Nie musiałbyś ich ponosić, gdybyś nie prowadził firmy.

Podział wydatków firmowych i prywatnych

Im dokładniejszy podział, tym lepiej dla późniejszego stworzenia planu finansowego. Gdy już go stworzysz, pora dopisać do odpowiednich kolumn właściwe kwoty. Zacznijmy od budżetu prywatnego. Najlepszym sposobem jest prowadzenie dokładnego spisu wydatków. Jeśli nie jesteś w stanie zmotywować się od razu by takie wyliczenia prowadzić, zacznij od małych kroków. Spisz wartość niezmiennych wydatków. Na pewno będzie to kredyt (domniemuję, że co miesiąc płacisz tyle samo), czynsz za mieszkanie też będzie stałą kwotą miesięczną.

W przypadku prądu czy gazu w znakomitej większości rozliczasz się prognozą by na koniec roku wyrównać ewentualne niezgodności. Suma tych wydatków będzie naszą bazą. Pozostaje ustalenie kosztów żywności. Jeśli nie jadasz „na mieście” możesz spokojnie przyjąć, że czteroosobowa rodzina na jedzenie wydaje dziennie między 50-100 zł. Suma wydatków na żywność i innych stałych kosztów da nam bazę kosztów prywatnych.

Gdy masz już kwotę wyjściową, zaczynamy prowadzenie rejestru codziennych wydatków prywatnych. Kwotę tę dzielisz na 30 dni i wychodzi ci całkowita kwota „dniówki”, która jest potrzebna do tego by pokryć koszty życia.

Od teraz każdego dnia wpisujesz ile pieniędzy wydałeś na „życie” i porównujesz z dziennym limitem. Dlaczego tak? Wyjaśnię już za chwilę.

Jeśli zastosujesz taki model, z miesiąca na miesiąc będziesz w stanie dokładniej określić swoje prywatne wydatki, a to ułatwi stworzenie kolejnych budżetów przedsiębiorcy. W tym momencie nie zastanawiamy się jeszcze nad ograniczaniem wydatków prywatnych i oszczędnościami. Chcemy po prostu dowiedzieć się ile faktycznie wydajesz każdego miesiąca.

Stworzenie budżetu awaryjnego

Musisz pamiętać, by od razu w budżecie osobistym założyć tzw. budżet awaryjny. Dotyczy on wyłącznie budżetu prywatnego (i nie jest w ogóle związany z budżetem firmowym). W moim modelu to trzykrotność kwoty, którą oszacowaliśmy jako potrzebnej do funkcjonowania. Nie jest to poduszka finansowa. Nie chodzi o pokrywanie z niego nieprzewidzianych wydatków. To kwota, która da możliwość „przeżycia” przez 3 miesiące. Taki budżet powinien być do twojej dyspozycji w każdym momencie.

Gdy oszacowaliśmy wydatki prywatne i mamy do dyspozycji budżet awaryjny, tworzymy budżet firmowy.

Jak zacząć tworzenie budżetu firmowego

Po pierwsze musisz zdać sobie sprawę, że jeśli prowadzisz firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej to kondycja firmowego budżetu ma ogromne konsekwencje dla finansów prywatnych. Nierzadko zdarza się bowiem, że pieniądze wpływające od kontrahentów od razu wydatkujesz na prywatne potrzeby. Z drugiej strony jako przedsiębiorca nie możesz liczyć na stałą, regularną pensję (jak jest to w przypadku pracownika), a także musisz borykać się z opóźnieniami w regulowaniu zobowiązań ze strony kontrahentów.

To, że wystawisz fakturę na konkretną kwotę i uwzględnisz to w planie finansowym, nie oznacza, że pieniądze wpłyną w terminie i pozwolą zrealizować założone zadania. Dlatego tworzenie planu finansowego należy zacząć nie od przychodów, a od wydatków.

Ustalanie wydatków firmowych

Teraz pora na szacunkowe koszty związane z prowadzeniem firmy. Do kategorii niezbędnych wydatków firmowych dopisz odpowiednie kwoty. Na pewno możesz tu wpisać koszty utrzymania zewnętrznego biura, telefony i koszty związane z zatrudnieniem pracowników. Podsumuj te  stałe wydatki. Przy okazji od razu zastanów się czy jesteś w stanie w jakiś sposób ograniczyć te koszty (np. wybierając tańszego operatora internetowego). Podsumuj wszystkie koszty.

W przeciwieństwie do budżetu domowego, nie dziel wydatków na dni. Masz więc ustaloną bazę wydatków osobistych i wydatków firmowych. Gdy znasz już tę wartość, wiesz ile musisz zarobić co miesiąc by „nie dołożyć do interesu”. Pamiętaj, że musisz do tego dodać kwotę pensji, którą ustaliśmy jako wartość potrzebną ci do funkcjonowania.

Plan finansowych nieregularnych przychodów

Szacując przychody najczęściej stosuje się trzy modele:

1. Zasada średniego dochodu – gdy roczne zarobki dzielimy na 12 miesięcy. Ten model ma jednak zasadniczą wadę. Zakłada, że zarobki się nie zmienią w najbliższej przyszłości.
2. Dochód minimalny – gdy bierzemy pod uwagę miesiąc z najniższym dochodem
3. Wydatki dopasowujemy do potencjalnych przychodów

Średni dochód możesz założyć w sytuacji gdy z klientami rozliczasz się w formule abonamentowej, a umowy podpisywane są na dłuższy czas. Ja jednak znacznie częściej wykorzystuję model b lub c. Najczęściej zakładam, że muszę zarobić minimum tyle by pokryć wszystkie miesięczne koszty. Dzięki temu w każdym miesiącu mam środki potrzebne do funkcjonowania i mogę wypłacić sobie pensję. Nawet w sytuacji gdy przychody firmy są niższe albo gdy pieniądze od kontrahenta nie wpłynęły.

Jak poprawić finanse firmowe

Przede wszystkim dlatego, że zrobiłem porządek w prywatnych wydatkach. Zamiast spisywać dokładne wydatki, oszacowałem ile wydawałem. Potem ustaliłem minimalną „dniówkę”. To wszystko pozwala mi ograniczyć negatywny wpływ opóźnień w płatnościach dokonywanych przez kontrahentów. Stosuję określone zasady:

1. Pensję wypłacam w formie „dniówek” lub tygodniówek. Takie przelewy pozwalają zasilić konto osobiste niewielkimi kwotami ale regularnie. Dzięki temu nie wydaję więcej niż mogę (nie finansuję wydatków prywatnych z pieniędzy firmowych). Wypłacanie jednorazowo sporej kwoty na swoją „pensję” przy nieregularnych przychodach może być nie lada wyzwaniem.
2. Najważniejsza jest stabilizacja budżetu firmowego. Gdy zdarzy się szczególnie dochodowe zlecenie, do „dniówki” lub „tygodniówki” dokładam niewielką sumę. Większość jednak zostawiam na firmowym koncie oszczędnościowym. Dzięki temu znacznie ograniczyłem wydatki osobiste.
3. Subkonta do konta firmowego
   Do podstawowego rachunku firmowego dodałem dwa subkonta (w formie kont oszczędnościowych). Jeśli kontrahent nie korzysta ze split payment (podzielonej płatności) i płaci mi całą wartość faktury, od razu przelewam kwotę VAT z danej faktury na swoje konto oszczędnościowe. Na drugie konto przelewam ok. 20 proc. pozostałej kwoty (to „zapas na podatek dochodowy). Na koncie firmowym zostaje mi realna kwota do dyspozycji. Tak postępuję z każdą firmową płatnością. Pieniądze na subkontach traktuję jako pulę „nie do ruszenia”. Oczywiście generowane koszty firmowe zmniejszają kwotę VATu do rozliczenia, jednak dzięki temu tworzą się niewielkie oszczędności. Dzięki temu nie mam nigdy problemu z uregulowaniem podatku.
4. Ograniczam koszty stałe w firmie.
   Minimalizuję koszty firmowe. Co miesiąc płacę pełną składkę ZUS, abonamenty za internet i telefon oraz ponoszę koszty księgowości. A także generuję swoją pensję. I tyle. Koszty paliwa do samochodu, choć są generowane w związku z działalnością gospodarczą, zaliczam sobie do wydatków prywatnych. Robię wszystko by z konta firmowego rozliczane były przede wszystkim stałe koszty firmowe
5. Rozdzielam koszty stałe na poszczególne płatności.
   Nie płacę za wszystkie koszty stałe raz w miesiącu. Rozdzielam te płatności na kilka przelewów. Najpierw opłacam księgową, potem internet itd. Dzięki temu na koncie zawsze są pieniądze.
6. Duże zlecenia dzielę na części
   Staram się mieć zawsze przynajmniej jedno stałe zlecenie, rozliczane co miesiąc, dzięki temu mam stały dopływ gotówki. Nawet jeśli jest to projekt, który potrwa kilka tygodni, staram się wynegocjować z klientem comiesięczne płatności za projekt. Przy projektach na niewielkie kwoty skracam do maksimum termin płatności.
7. Mam 3 miesięczne oszczędności firmowe. 
   Może nie jest to szczyt oszczędności ale na koncie firmowym zawsze muszę mieć kwotę pozwalającą pokryć stałe firmowe zobowiązania (czyli ZUS, księgowość, internet) na trzy miesiące bez gotówki. Zebranie większych oszczędności w firmie byłoby dla mnie kłopotliwe. Taka niewielka poduszka finansowa ułatwia mi motywowanie się do zdobywania kolejnych klientów i zleceń („bo przecież niedługo kasa może się skończyć”). To pieniądze niezależne od prywatnego “budżetu awaryjnego”
8. Rozliczam podatki co miesiąc, a nie co kwartał
   Subkonta pozwalają mi na jeden bezpłatny przelew w miesiącu. Korzystam z tego rozliczając podatki raz w miesiącu. Kiedyś rozliczałem się co kwartał, ale spore sumy podatku do rozliczenia powodowały, że w mojej głowie od razu rodziły się pomysły zainwestowania tych pieniędzy w nowe projekty, co skutkowało „zamrażaniem” ich w wielomiesięczne inwestycje. Dlatego czuję się bardziej komfortowo, rozliczając podatki co miesiąc.

Takie planowanie budżetu firmowego nie wymusza na mnie przewidywania przychodów. Mogę na bieżąco poszukiwać klientów. A co z inwestycjami i oszczędnościami? środki na nie gromadzę wyłącznie na kontach (subkontach) związanych z budżetem firmowym. 

A w jaki sposób ty planujesz budżet swojej firmy?