Gdy sytuacja gospodarcza jest dobra (jak teraz), a wysoka konsumpcja pozwala firmom zarabiać pieniądze trochę łatwiej, wielu przedsiębiorców …..dopada pokusa poszarżowania i mniejszego zwracania na koszty. Tymczasem podstawą każdego biznesu jest regularne monitorowanie wydatków i skuteczne ich ograniczanie. Oto pomysły na oszczędności w firmie.

Firmę prowadzę od kilku lat. Najpierw prowadziłem ją w mieszkaniu, potem w wirtualnym biurze, przez kilka miesięcy miałem też wynajęte „normalne” biuro, by wreszcie wrócić do pierwotnej lokalizacji, czyli własnego domu. Takie zmiany traktowałem jako eksperyment. Chciałem się przekonać jakie są wady i zalety konkretnego rozwiązania. Ja mogę pozwolić sobie na pracę w domu (choć nie zawsze jest to rozwiązanie najbardziej efektywne). Wiem, że wielu z was prowadzi tradycyjne biznesy gdzie lokalizacja sklepu czy punktu usługowego ma kolosalne znaczenie. I mylisz się jeśli myślisz, że dla oszczędności będę radził ci zmianę tej lokalizacji. Nic bardziej błędnego. Do oszczędzania trzeba podejść systemowo by szukanie oszczędności nie było oszczędzaniem na siłę. Zapraszam na mały poradnik oszczędności w firmie. Jest i zadanie dla Ciebie. Ale o nim na końcu

Plan oszczędzania

Na początek zastanów się jakie oszczędności możesz wygenerować bez straty dla biznesu.
Dokładnie przeanalizuj wydatki i przychody. Zrób swoją własną tabelę (niezależną od tej, którą przygotowuje dla Ciebie co miesiąc biuro księgowe). Po jednej stronie napisz średnie przychody, po drugiej bardzo dokładnie rozpisz wydatki. W kolumnie wypisz koszty stałe (pensje dla pracowników, utrzymanie siedziby) no i koszty ruchome (paliwo, rachunku za media).

Co miesiąc lub dwa dostajesz rachunki za prąd lub wodę. Przyznaj się ile razy zastanowiłeś się nad tym, czy nie wydajesz na to za dużo? Czy kiedyś zwróciłeś uwagę pracownikom by oszczędzali? Określ, ile chcesz oszczędzić i w jakim czasie. Załóż, że będzie to np. 10 proc. w ciągu 12 miesięcy.
Oszczędności w firmie to nie zawsze kupowanie najtańszych produktów. Jako przedsiębiorca powinieneś zwracać uwagę na użyteczność i opłacalność konkretnego rozwiązania w dłuższym terminie.

Zmiana nawyków nie jest łatwa ale oszczędności w firmie wymagają żelaznej konsekwencji. Podziel się więc ze swoimi pracownikami planem oszczędzania. Wytłumacz im cel oszczędności firmowych i zaangażuj w efektywne wykorzystanie tego, co w firmie. Najważniejsze to przekonaj zespół, że oszczędności nie są spowodowane kryzysem, czy tym, że źle się dzieje. Powinny stanowić element większej zmiany jakościowej. Jednym z najprostszych sposobów jest zaangażowanie pracowników w obniżanie niepotrzebnych kosztów. Tak jak to zrobiliśmy u jednego z moich klientów. Wybraliśmy kilka rodzajów kosztów (np. druku i kurierów) i pokazaliśmy zespołowi ile takie usługi kosztują nas w ciągu miesiąca, kwartału i pół roku. Wspólnie podpowiadali pomysły na ograniczanie kosztów. Z zaoszczędzonych kilku tysięcy złotych połowę przeznaczyliśmy na rozwój firmy, (korzyść dla przedsiębiorstwa), a pozostałą kwotę rozdzieliśmy między zespół według wcześniej ustalonych zasad.

biznes na ostro

Oszczędzanie na pracownikach? To się nie opłaca

Podobno mamy rynek pracownika, a przedsiębiorcy z ogromnym trudem kompletują załogi. Taka sytuacja spowodowała, że znacznie rośnie liczba umów o pracę. Jako osoba prowadząca firmę dziwi mnie to poczucie „że etat jest modelem zapewniającym największą pewność zatrudnienia”, ale widocznie wielu pracowników nie wie lub nie chce wiedzieć, że można zarabiać więcej, zatrudniając się na innej umowie niż etatowa. Jako pracodawca nie powinieneś jednak na pracownikach oszczędzać. Dobrze zarabiający i zadowolony pracownik to największy kapitał firmy.
Dla wielu pracowników niższego szczebla najważniejsza jest wysoka pensja podstawowa. Zwykle nie zależy im tak bardzo na dodatkowych benefitach w stylu karty do siłowni… Takie dodatki docenią już menedżerowie czy osoby zarządzające zespołami. 
Sprytnym sposobem na oszczędzanie jest współfinansowanie określonego benefitu przez pracownika. Jeśli będzie musiał płacić symboliczne 20 lub 30 złotych miesięcznie za wybrany pakiet korzyści zastanowi się czy faktycznie chce z niego korzystać. Twoja firma oszczędza (bo nie musisz finansować reszty), a pracownik może wybrać inny dodatek, który wykorzysta efektywniej.
Monitoruj na bieżąco jak wykorzystywane są pakiety. Zdarza się, że po początkowym zachwycie, gdy atmosfera nowości już przebrzmi, z wykupionego przez firmę abonamentu korzysta niewiele osób.

Oszczędne biuro – czy od razu masz się wyprowadzać na prowincję?

Przeanalizuj czy lokalizacja twojej firmy faktycznie przynosi wymierne korzyści. Może uda się znaleźć ciekawsze miejsce o mniejszej powierzchni. Nie zawsze musi to wpływać negatywnie na komfort pracy. Zmniejszając biuro możesz zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych rocznie.
Zastanów się też czy wszyscy pracownicy muszą pracować w biurze. Być może praca zdalna jest szansą na poprawę efektywności?

Najtańszy telefon i internet dla firm – zmniejsz rachunki

Wciąż na rynku istnieją dwuletnie (i dłuższe) umowy zawierane z firmami telekomunikacyjnymi. Kiedyś dla jednego z operatorów zajmowałem się sprzedażą abonamentów telefonicznych dla firm. Z własnego doświadczenia wiem, że w każdej firmie, do której zawitałem można było obniżyć koszty użytkowania telefonów przynajmniej o 50 proc. Co istotne nie chodzi tu tylko o koszty abonamentu. A oszczędności w firmie uzyskać łatwo. Jeśli masz niewielką firmę (która używa 10-20 telefonów) mało prawdopodobne jest, że operator zaproponuje ci ofertą pakietową. Po prostu dostaniesz 10-20 abonamentów z określoną zniżką. Pamiętaj by zawsze negocjować. W przypadku umów B2B operatorzy wykazują się zwykle większą elastycznością. Niekiedy zerwanie umowy z dotychczasowym operatorem i podpisanie nowej (mimo kar umownych), może przynieść korzyść.

I jeszcze jedna rzecz. Nie zawsze opłaca się do nowej umowy brać nowy aparat. Takie rozwiązanie podnosi znacznie koszty abonamentu telefonicznego w firmie. Sam wielokrotnie proponowałem umowę „łysego abonamentu” a urządzenia (telefony) kupowane były na wolnym rynku z ogromną zniżką. Jednorazowy wydatek był większy ale oszczędności było widać już po dwóch-trzech miesiącach. Choć abonamenty są dziś bardzo tanie, zawsze warto negocjować obniżenie ceny. 
Podobnie rzecz ma się z internetem. Nie zawsze kupno pakietu usług u jednego dostawcy się opłaca. Dlaczego? Między innymi dlatego, że jeśli nie będziesz zadowolony z określonej usługi, i zechcesz zerwać umowę, będziesz musiał zrezygnować z całości usług.

Poświęć dwie godziny na analizę dostawców internetu. Warto zapłacić trochę więcej za stabilne łącze. Szczególnie jeśli twój biznes oparty jest na dostępie do internetu. Być może korzystnym rozwiązaniem będzie dokupienie awaryjnie taniego dostępu u konkurencyjnego dostawcy? W razie awarii nie będziesz odcięty od kontaktu z klientami. 
Pamiętaj by liczyć, liczyć i liczyć.

oszczednosci-w-firmie

Wyłączaj światło – nietypowe oszczędzanie

Na lokalnym rynku najczęściej masz jednego głównego dostawcę energii elektrycznej. Wciąż niewielu przedsiębiorców decyduje się na zmianę dostawcy. Ja sam się na to nie zdecydowałem Większe firmy mogą uzyskać tylko na takim zabiegu korzyść około 5 proc. Urząd Regulacji Energetyki ma na swojej stronie fajny kalkulator to obliczania potencjalnej oszczędności na zmianie dostawcy. Kalkulator znajdziesz TUTAJ 

Znacznie korzystniejsze może być wymienienie żarówek na ledowe, a także zastosowanie różnych wymienników energii. W wielu firmach urządzenia, które latem są chłodzone klimatyzacją, zimą stanowią źródło naturalnego ogrzewania.(np. lodówki czy zamrażalki, które oddają ciepło na zewnątrz). W okresie grzewczym nie rób sauny w pomieszczeniach gdzie pracujesz, rozsądnie używaj ogrzewania. Sprawdź okna i drzwi. Jeśli ucieka przez nie ciepło, uszczelnij je. Być może opłaca się je wymienić. Na dłuższą metę zapewni to znaczne oszczędności.
Opłacalne może być też stosowanie czasowych wyłączników. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, to nie zawsze takie szukanie oszczędności się opłaca. Samo obliczenie potencjalnych korzyści i wybór dostawcy, a także pilnowanie czy wszystkie urządzenia nie są w trybie stanby mogą kosztować więcej niż potencjalne oszczędności (bo np. twoja godzina pracy jest dużo droższa). Bardzo pomagają jednak nawyki z życia osobistego. Jeśli nauczyłeś się oszczędzać sprzęty i energię w domu, jako przedsiębiorca też przyjdzie ci to z łatwością. Namów pracowników do współdziałania w oszczędzaniu. I oczywiście podziel się korzyściami (opisywałem to na początku)

Jak generować oszczędności na ubezpieczeniu firmowym?

Już tak mam, że na ubezpieczeniach nie oszczędzam. Zamiast płacić agencji ochrony wolę wykupić lepszy pakiet na wypadek kradzieży. Kilka razy musiałem musiałem z niego skorzystać ale przy dobrej ofercie warto. Większym firmom polecam ubezpieczanie konkretnych sprzętów na wypadek awarii. Unikasz wtedy wysokich kosztów napraw. Pamiętaj, że liczy się trwała zmiana, a nie krótkotrwały zysk. Jeśli potrzebujesz pomocy w doborze ubezpieczenia, zgłoś się do mnie. Sam ich nie sprzedaję ale pomogę dobrać odpowiedni pakiet.

Tanie sprzęty biurowe – oszczędny dwa razy traci?

Skoro już jesteśmy przy urządzeniach. Nie wszystkie warto kupować na własność. Jeśli zdecydujesz się na leasing lub wynajem, to nie dość, że w razie awarii lub innej nieprzewidzianej sytuacji, szybko nowy sprzęt pojawi się u ciebie. Choć nowe komputery są coraz tańsze, możesz spróbować ze sprzętem poleasingowym. Zwykle są w dobrym stanie, a konfiguracja wystarcza do zwykłych zadań biurowych. Co ważne, sprzęt poleasingowy to towar najlepszych marek, wcześniej używany przez bardzo duże firmy.
Warto pomyśleć też o wykorzystaniu określonego sprzętu na „spółkę”. Jeśli po sąsiedzku macie zaprzyjaźnioną firmę, podzielcie koszty związane z użytkowaniem np. dużej maszyny drukującej lub po połowie utrzymujcie gońca, który będzie rozwoził lokalnie przesyłki do waszych klientów.

Sprawdź programy abonamentowe

Bardzo zdradliwe są wszelkie programy abonamentowe, za które koszty ponoszone są automatycznie z firmowej karty płatniczej. Płacisz bo kiedyś podpisałeś umowę, ale nie wiesz czy koszty odpowiadają rynkowym standardom. Ja, regularnie co 6 miesięcy sprawdzam umowy na domeny, czy hosting (negocjuję tak by nie płacić za rok z góry) i często zmieniam dostawców.

Tani kurier 

Jeśli wysyłasz dużo i często, a nie zależy ci na tym by przesyłka dotarła do adresata następnego dnia skorzystaj z przesyłek ekonomicznych oferowanych przez pocztę. Przy wyborze kurierów czasem wybieram tych najtańszych (gdy przesyłka może iść trochę dłużej). Tutaj polecam Inpost (jeśli jesteś przedsiębiorcą możesz zamówić kuriera już za 8,99 zł netto, a do paczkomatu dostarczyć przesyłkę za 7,70 zł netto. Wystarczy skorzystać ze specjalnej oferty klikając TUTAJ – POZNAJ OFERTĘ INPOST

Warto regularnie analizować też oferty kont firmowych (i w razie konieczności je zmieniać), usług prawnych i księgowych (tymi aspektami zajmę się w kolejnych materiałach).

Chciałbym ciebie poprosić o pomoc. Pochwal się swoimi metodami na oszczędności w twojej firmie, a ja nagram na ten temat specjalny odcinek video (już dziś zasubskrybuj kanał Biznes na Ostro na YT).

You may also like