Biznes na ostro

Programy do zarządzania firmą wcale nie muszą być wykorzystywane tylko w dużych firmach. Na rynku można znaleźć rozwiązania przeznaczone dla małych firm. Niestety, dobrych narzędzi nie jest wiele. Podpowiadam, na co zwrócić uwagę wybierając narzędzie do zarządzania biznesem.

Optymalizuj biznes, automatyzuj i miej więcej czasu na najważniejsze rzeczy w biznesie. Takie sformułowania jako przedsiębiorca słyszysz bardzo często. Problem w tym, że jako właściciel małej firmy wiele rzeczy robisz samodzielnie. Postanowiłem sprawdzić, jak mądrze i roztropnie do tego podejść. Materiał, który przedstawiam powstał dzięki współpracy z firmą Comarch, dostawcy systemów informatycznych. I to nie tylko dla największych firm ale również mniejszych. No to zaczynamy.

Zadania przedsiębiorcy

Najpierw pozyskanie klienta, potem obsługa, rozliczenie. Do tego kompletowanie faktur dla biura rachunkowego (jeśli nie prowadzisz księgowości samodzielnie), szukanie pomysłu jak obniżyć podatki by więcej pieniędzy zostało w firmowej kasie. Wystarczy, że przywołam wczorajszą listę zadań. Są wśród nich choćby takie jak rozliczenie dokumentów dla księgowej, zamówienie konsultacji, zlecenie czterech nowych projektów i kupienie usługi graficznej u jednego ze współpracujących freelancerów.

CZYTAJ TAKŻE: ZUS przedsiębiorcy. Jak działa ZUS? Na co tak naprawdę płacisz?

Do tego rozpisanie oferty na dwa duże przetargi, przygotowanie materiału redakcyjnego i przypilnowanie pracy zespołu copywriterskiego. W środku dnia jest jeszcze odwiezienie i odebranie starszych dzieci ze szkoły, wspólny obiad z rodziną i odciążenie żony z opieki nad najmłodszym dzieckiem. Można powiedzieć, że życie przedsiębiorcy to nie tylko realizacja projektów „stricte” biznesowych ale i wiele zadań pobocznych, które są nie mniej ważne.

Jak to wszystko ogarnąć? Jak zautomatyzować pewne czynności i nie tracić czasu na powtarzające się działania? Pracuję nad tym od dłuższego czasu i szukam rozwiązań, które pomogą mi opanować wielość spraw w firmie. Od początku prowadzenia firmy (to już sporo ponad 10 lat) jestem orędownikiem najprostszych rozwiązań. Nie lubię zbędnej biurokracji, rozpisywania wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Żyłem w przekonaniu, że szybciej i łatwiej zapisać coś na kartce lub w pliku komputerowym niż wprowadzać to systemu „usprawniającego”. I właśnie dlatego często wystarczały mi małe żółte karteczki, lista „TO DO” zintegrowana z programem pocztowym i arkusz w Excelu dostępny w chmurze.

Co to jest system ERP i czy jest ci potrzebny?

Ostatnio zacząłem jednak przyglądać się rozwiązaniom ERP. Oferuje je wielu dostawców oprogramowania. I choć model działania jest taki sam, to znacząco się różnią. Po analizie wielu propozycji, postanowiłem zebrać listę elementów, na które musisz zwrócić uwagę wybierając konkretne oprogramowanie ERP.

ERP to cały system informatyczny, który wspiera wiele dziedzin biznesu. Pomaga w prowadzeniu księgowości, rozliczaniu efektywności handlowców, a także obsłudze marketingu. Często będzie to też zarządzanie magazynem. Co istotne, ERP to ogólna nazwa systemu oferowanego przez wielu producentów. To po prostu zestaw modułów, konkretnych elementów wspierających dane segmenty biznesu. Z doświadczenia wiem, że zawsze warto dopasować ERP pod konkretny rodzaj biznesu, który prowadzisz. Jak to zrobić? Przede wszystkim rozpisać sobie elementy, które są ci potrzebne.

CZYTAJ TAKŻE: Jednoosobowa działalność czy spółka. Najlepsza forma prawna dla twojej działalności?

Jak wybrać ERP?

Zanim zdecydujesz się na wybór konkretnego dostawcy systemu ERP pomyśl, jakie funkcjonalności będą Ci potrzebne. System ERP można układać w wielu konfiguracjach, podobnie jak zestawy popularnych klocków. Jeśli potrzebujesz moduł do księgowości, to go wybierasz, jeśli chcesz skorzystać wyłącznie z programu do wystawiania faktur, to możesz zdecydować się tylko na to. Jeśli nie masz handlowców nie jest ci potrzebny specjalny program do ich rozliczania.

Po drugie, warto sprawdzić na ile dany system ERP będzie współpracował z rozwiązaniami, których używasz do tej pory w swojej firmie, a także tych używanych przez partnerów biznesowych. Co z tego, że masz sprawnie działającą aplikację do wystawiania faktur i skanowania dokumentów kosztowych, skoro do biura rachunkowego i tak musisz je wysłać korzystając z innego programu. W takiej sytuacji ERP traci swój sens bo wcale nie oszczędza czasu. Tak ważne jest więc to by dało się przesyłać dane pomiędzy różnymi programami. Wielokrotnie dostawałem na skrzynkę mailową fakturę od kontrahenta. Mógłbym ją od razu zaksięgować w wydatkach. Brakowało jednak odpowiedniego modułu do opracowania tego dokumentu. Co z tego, że dokument był elektroniczny skoro i tak musiałem go zapisać w formie pliku, ręcznie zaimportować do programu i dopiero potem wysłać do biura rachunkowego. A co jeśli do tego dochodzi spory magazyn i konieczność codziennego kontrolowania stanu towarowego?

CZYTAJ TAKŻE: Spółka z o.o. w 2021r. Wady i zalety spółki z o.o. Ile kosztuje spółka z o.o.?

Wersja mobilna ERP

Po trzecie, jeśli szukasz systemu ERP, zwróć uwagę na to jak działa jego wersja mobilna. To, że system ERP ją ma jest prawie pewne. Ważne jest to, czy jest wygodna. Przetestuj czy nie zawiesza się i czy działa stabilnie.

No i co nie mniej istotne, nie zapominaj o intuicyjności. Co z tego, że program wygląda ciekawie, skoro nie wiesz w jaki sposób z niego korzystać. Sprawdź, czy producent zapewnia filmy instruktażowe albo szkolenia. Wiele razy zdarzało mi się, że testowałem rozwiązanie ale już po dwóch dniach wiedziałem, że niestety to nie był dobry wybór. Dlaczego? Bo nie był intuicyjny. Nie wiedziałem gdzie i co kliknąć, żeby osiągnąć zamierzony efekt.

Najlepszy system ERP

W przypadku ERP lepsze okazało się inne podejście. Tutaj liczy się popularność rozwiązania wśród innych przedsiębiorców. Im większa grupa twoich kontrahentów pracuje na systemie danego dostawcy, tym efektywniej będziesz zarządzał firmą. Im większy producent oprogramowania, tym łatwiej będzie zintegrować potrzebne moduły. Nawet jeśli prowadzisz firmę w bardzo specjalistycznej branży i używasz swojego programu do fakturowania, to dołączenie go do systemu ERP dużego producenta nie będzie problemem. Co istotne, system taki jest na bieżąco aktualizowany zgodnie ze zmianami w prawie. Zawsze jest więc zgodny z przepisami.

Moduły ERP

Dlaczego to wszystko jest tak ważne? Przede wszystkim dlatego, że każda branża ma swoją specyfikę. Prowadząc bloga biznesnaostro.pl, a od niedawna także serwis dla przedsiębiorców www.magazynfirma.pl przekonuję się, że w kontaktach biznesowych z właścicielami firm problemem nie jest to, że jeden ma znacznie większą firmę niż drugi ale specyfika określonej branży. Zupełnie inaczej prowadzi się kwiaciarnię, a inaczej sieć piekarni. Choć mogłoby się wydawać, że i tu, i tu chodzi o sprzedaż świeżych produktów. I właśnie dlatego ERP jest świetnym rozwiązaniem ponieważ system można tak skonfigurować by korzystać tylko z elementów potrzebnych w naszym biznesie. To tak jakbyśmy składali sobie wymarzony samochodów. Ktoś będzie chciał skórzaną tapicerkę, a inny postawi na panoramiczny dach. Wszystko dlatego, że mają różne oczekiwania związane z poruszaniem się samochodem.

CZYTAJ TAKŻE: Jaką formę opodatkowania wybrać? Przegląd, podstawy

Podstawą systemu ERP jest moduł fakturowy. Pozwala na łatwe wystawianie faktur (także automatycznie przez system) i przesyłanie ich od razu księgowemu. Są moduły pomagające rozliczać podatki, „ogarniać” kwestie kadrowe. Dodatkowo może też „wpiąć” do systemu oprogramowanie sklepu internetowego. Dzięki temu obsługa zamówienia jest praktycznie bezobsługowa. System generuje fakturę sprzedażową, łączy dokument z płatnością dokonaną przez klienta, wysyła je do biura rachunkowego. Wcześniej generuje też np. etykietę adresową. Właściciel sklepu oszczędza czas na tak żmudne czynności. Czy liczyłeś ile czasu zajmuje ci wystawienie faktury, wysłanie jej do księgowego, a w razie konieczności uzupełnianie braków? U mnie było to nawet kilka godzin w miesiącu, które teraz mogę wykorzystać na poszukiwanie nowych klientów. Dzięki ERP stworzyłem też profesjonalną bazę klientów i statusy projektów. Nawet jeśli wyjadę na krótki urlop, zastępująca mnie osoba będzie w stanie łatwo pokierować codziennymi sprawami. Szczególnie, że prowadząc wiele projektów dla sporej liczby klientów łatwo doprowadzić do chaosu.

Dobrze skonfigurowany system ERP jest w stanie na bieżąco raportować stan finansów. Rozliczając się z biurem księgowym bardzo często o kondycji firmy dowiadywałem się w momencie rozliczenia miesięcznego. Wykorzystując system ERP na bieżąco widzę ile firma ma przychodów i jakie koszty wygenerowaliśmy w danym miesiącu. Nie muszę czekać na zakończenie okresu rozliczeniowego.

Dla mnie najważniejsza jest oszczędność czasu. Stąd skłaniam się ku rozwiązaniom, które są najmniej niezawodne.

Lista aspektów ułatwiających wybór systemu ERP

Podsumowując. Jeśli wybierasz system ERP zwróć uwagę na:

Jakie funkcjonalności są ci potrzebne?
Z jakiego systemu korzystają twoi klienci i biuro rachunkowe?
Jak działa wersja mobilna?
Jak intuicyjny jest system?
Jaki jest zakres integracji z rozwiązaniami innych producentów?

Dopiero odpowiadając sobie na te pytania, będziesz w stanie dobrze wybrać system ERP. Pamiętaj, że praktycznie wszystkie dane są dziś przechowywane w chmurze. Jeśli wiec zdecydujesz się na zmianę oprogramowania albo twoja firma zmieni profil działalności, łatwo będzie dodać nowe moduły i działać praktycznie bez przerw, jeśli wybór padnie na rozwiązanie dużego producenta.

A ty, jak podchodzisz do wyboru systemu ERP?

—-

Materiał powstał we współpracy z marką Comarch ERP XT – Program do fakturowania i księgowości online

Przeczytaj przewodnik o systemach ERP wraz z FAQ użytkowników na stronie Comarch, Systemy ERP – FAQ