Utrzymanie płynności finansowej jest zadaniem, nad którym musisz pracować bezustannie. Jeśli odpuścisz, szybko okaże się, że choć zleceń przybywa jesteś na skraju bankructwa.

 

O tym jak utrzymać płynność finansową powiedziano i napisano już wiele. Sam popełniłem na ten temat kilka artykułów. Radziłem co zrobić by tę płynność utrzymać i dlaczego to takie ważne. Dziś chciałbym zwrócić Twoją uwagę na 15 sygnałów, które mogą wskazywać, że twoja firma jest bliska utraty płynności finansowej. A to pierwszy krok do bankructwa

  1. Brak rezerwy gotówkowej

Pieniędzy jest zawsze za mało – przekonują przedsiębiorcy. Trudno się z tym nie zgodzić. Utrzymywanie płynności finansowej polega przede wszystkim na tym by na koncie firmowym mieć wystarczającą ilość wolnej, niczym nieobciążonej gotówki. Jeśli nie masz żadnej poduszki finansowej, zobowiązania spłacasz z bieżących przychodów, a małe opóźnienie w płatności od kontrahenta zaburza twoje finanse, to podstawowa przyczyna problemów z utrzymaniem płynności finansowej. Ja duża taka rezerwa powinna być? Określ to na podstawie rozmiarów swojej firmy. Najlepiej taka by pokrywała przynajmniej trzymiesięczny koszty utrzymania firmy. Żeby jednak to zrobić, musisz bardzo dokładnie znać strukturę kosztów. Rezerwy finansowej nie da się zbudować bardzo szybko. Co miesiąc odkładaj określoną kwotę aż osiągniesz poziom pozwalający na sfinansowanie wydatków przez kilka miesięcy. Bądź konsekwentny. Nie inwestuj tych pieniędzy w żadne produkty finansowe. Najlepsze będzie osobne konto oszczędnościowe dla firmy. Nawet jeśli nie będzie oprocentowane to będziesz miał błyskawiczny dostęp do tych pieniędzy w sytuacji awaryjnej.

  1. Za długie oczekiwanie na zapłatę

To, że inni klienci w twojej branży oferują 40-60 dniowe terminy płatności nie musi oznaczać, że i ty musisz coś takiego stosować. Wydłużone terminy płatności są szczególnie dotkliwe gdy firma bardzo szybko się rozwija. Jak sobie z tym poradzić? Najprostszym sposobem jest zaproponowanie rabatu za szybszą płatność. Nie warto jednak robić tego masowo. Warunki takiego układu wynegocjuj z każdym klientem indywidualnie. Jeśli takie rozwiązanie Cię nie przekonuje, możesz spróbować wykorzystać faktoring, czyli sprzedanie faktury zewnętrznemu podmiotowi.

  1. Za wysokie koszty zadłużenia

Sygnałem, który powoduje problemy z płynnością finansową mogą być zbyt wysokie koszty finansowania. Obserwuj bieżącą sytuację ekonomiczną i zwróć uwagę, czy ewentualne podniesienie stóp procentowych może zaburzyć, a jeśli tak, to w jakim stopniu, twoje firmowe finanse. Na bieżąco kontroluj nie tylko wysokość raty kredytu, który spłacasz ale i to jak duże odsetki od kapitału płacisz. Wielu przedsiębiorców zwraca bowiem uwagę na ratę zobowiązania zapominając o kosztach związanych z obsługą kredytu. Dotyczy to również umów leasingowych. Warto regularnie poszukiwać ofert refinansowania swoich zobowiązań, tak by ostateczna kwota ich obsługi była niższa. Jeśli zobowiązań jest dużo, można je ograniczyć, zamieniając w jeden kredyt.

  1. Za wysokie koszty działalności

Na utrzymanie płynności finansowej wpływ ma nie tylko poziom gotówki w firmowej kasie ale i to ile całościowo kosztuje Cię utrzymanie twojego biznesu. Zabójcze mogą być koszty stałe. O ile zmienne wydatki łatwiej ciąć, to do kosztów stałych „łatwo się” przyzwyczajamy, żyjąc w przekonaniu, że przecież tyle musimy za to płacić. Każdego miesiąca staraj się obniżyć przynajmniej jeden koszt stały. Na koniec roku sytuacja finansowa powinna być lepsza. Warto jednak uważać by nie przesadzić z oszczędnościami. Jeśli jesteś samozatrudniony i do tej pory płaciłeś kilkaset złotych za biuro coworkingowe, pomyśl, czy opłaca ci się z niego rezygnować biorąc pod uwagę, że w domu możesz mieć problem z tym, żeby skupić się wystarczająco. Jeśli więc nie możesz zrezygnować całkowicie z danego wydatku, spróbuj znaleźć tańsze rozwiązanie.

  1. Za dużo towaru na „stanie”

Ostatnio brakuje wszystkiego. Szczególnie jeśli myślimy o branży budowlanej. Przedstawiciele tego sektora rynku kupują wiele rzeczy na zapas. Czy ty nie robisz zbyt dużych stanów magazynowych obawiając się, że zabraknie towaru dla Ciebie? W obecnej sytuacji taka polityka może być uzasadniona. Zwykle jednak za dużo towaru, to blokowanie gotówki. Jeśli rotacja produktu nie jest wystarczająco szybka, obniż cenę i uwolnić pieniądze jak najszybciej. Zawsze jednak sprawdzaj czy masz wystarczającą ilość kluczowych dla Ciebie produktów.

  1. Brak kontroli nad księgowością

Masz księgowego po to by dobrze rozliczał twoje rachunki? Płacisz mu za to by nie martwić się o poprawność dokumentów? I dobrze. Radzę jednak i tak prowadzić samodzielne zapiski dotyczące tego ile każdego dnia sprzedałeś, ile pieniędzy wpłynęło do kasy i ile będzie ich potrzebnych. Księgowy nie jest dyrektorem finansowym. Nie jest jego zadaniem śledzenie płatności od kontrahentów. Szczególnie gdy zdecydowałeś się na bardzo tanią obsługę księgową z ograniczonym zakresem usług. Pamiętaj jednak że nawet kompleksowy pakiet księgowy  rzadko obejmuje obsługę płatności. Dlaczego? Bo księgowy zajmuje się „historią”, zapisywaniem i porządkowaniem dokumentów dotyczących zdarzeń, które już nastąpiły. To od twojej skrupulatności zależy czy będziesz w stanie opłacić przyszłe zobowiązania. Możesz też oczywiście zatrudnić kogoś, kto na bieżąco będzie śledził przepływ gotówki w firmie.

  1. Nie kontrolujesz zestawień finansowych

Biuro rachunkowe dostarcza ci rozliczenie miesiąca, informuje ile podatku masz zapłacić, a w wyjątkowych sytuacjach pomaga „wyprostować” ważne sprawy z fiskusem. Ty jednak traktujesz to wszystko jak zło konieczne. Jeśli nie jesteś w stanie zrozumieć dokumentów księgowych, które do Ciebie trafiają, nie wiesz jaki jest ich skutek, a przede wszystkim nie wiesz w jakiej kondycji finansowej jest twoja firma. Szukaj nowych programów, rozwiązań, szkoleń, które pomogą ci zrozumieć podstawowe elementy dokumentów księgowych. Mało tego. Nie wystarczy co miesięczna, czy co kwartalna kontrola księgowości. Zaopatrz się w program, który daje ci ogląd sytuacja praktycznie na bieżąco.

  1. Brak prognozy sprzedaży

Rosnący popyt na wiele produktów czy usług powoduje, że bardzo optymistycznie patrzysz w przyszłość. Co za tym idzie za dużo i za szybko inwestujesz w rozwój swojej firmy. Jeśli zakładasz większe zamówienia, które wymagają dodatkowego sprzętu, może najpierw lepiej będzie je wynająć  i przekonać się czy zainteresowanie się utrzyma? Kupowanie to znacznie wyższy koszt, który może nie zostać sfinansowany jeśli twoje prognozy się nie sprawdzą.

  1. Nadużycia ze strony pracowników

Choć trudno w to uwierzyć wciąż niewielu pracowników skrupulatnie pilnuje, czy w firmie nie dochodzi do nadużyć ze strony pracowników. Chodzi tu o prostą kradzież niewielkich kwot, dopisywanie, nierzetelne rozliczanie się np. poprzez dopisywanie godzin pracy, które faktycznie nie zostały zrealizowane, wpisywanie nieuzasadnionych wydatków podczas rozliczeń.

Nie ma co kryć, takie działania są skomplikowane ale warto wdrożyć bardzo rygorystyczny system rozliczeń i kontrolowania sald.

  1. Zapominasz o sezonowości branży

Każda branża ma sezonowość, są okresy większego „ruchu” ale i te ze zmniejszoną sprzedażą. Planując sprzedaż zwracaj uwagę na to, że nie zawsze będzie ona tak duża jak obecnie. Ustal sobie średni zakres przychodów generowanych przez firmę i ustal fundusz rezerwowy by je wyrównać w chwilach spadku. Możesz do tego wykorzystać fundusz rezerwowy, możesz też przygotować dodatkową pulę na pokrycie sezonowych strat.

  1. Złe długi

Złe długi to należności, których nie da się odzyskać lub ich windykacja jest zbyt droga. Mówiąc wprost, to każda taka sytuacja, w której kontrahent nie płaci za usługi. Żeby tego uniknąć, preferuj klientów regularnie się rozliczających. Wyróżniaj tych, którzy nie mają opóźnień, szczególną uwagę zwróć na nowych klientów. Nie bagatelizuj sprawdzenia ich wiarygodności. Na początku przyjmuj mniejsze zlecenie. Nawet jeśli masz współpracować z bardzo dużym, wiarygodnym partnerem, ścieżka formalna może być na tyle skomplikowana, że nawet jeśli faktura została już wystawiona, to i tak następują spore opóźnienia w płatnościach. Warto zrezygnować z większej sprzedaży by pieniądze otrzymać niż „napalać” się na ogromny obrót i zostać z niczym

  1. Źle „policzona” zyskowność

Jeśli pracujesz na bardzo niskich cenach, realizujesz sprzedaż na niskiej marży, to tak naprawdę nie zarabiasz. Koszty opóźnionych płatności sprawiają, że dokładasz do interesu. Czy dokładnie policzyłeś ile kosztuje Cię przygotowanie danego produktu, czy usługi? Ile czasu zajmuje Ci nie tylko stworzenie produktu ale i pozyskanie klienta na niego, reklama itd.? Jeśli nie jesteś w stanie podnieść ceny danego produktu, zrezygnuj z jego oferowania. Mało tego. Musisz zdać sobie sprawę ze tego, że każdy dzień opóźnienia w płatności, to tak naprawdę darmowy kredyt dla twojego kontrahenta.

I tak przedstawiłem Ci listę 12 sygnałów, które mogą wskazać, że z płynnością finansową jest źle. Jeśli co miesiąc sprawdzisz i wdrożyć zmiany w zakresie kolejnego z listy, będziesz w stanie znacząco poprawić swoje wyniki.

 

materiał powstał w ramach promocji akcji zapoBIEGAJ zatorom płatniczym

You may also like