Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością cieszy się coraz większym zainteresowaniem przedsiębiorców. Mimo dużo większego poziomu formalizacji, w porównaniu choćby do jednoosobowej działalności gospodarczej, spółka z o.o. ma sporo zalet. Postanowiłem sprawdzić jakie błędy najczęściej pojawiają się przy zakładaniu, a także przy prowadzeniu spółki z o.o.

Spółka z o.o. jest coraz modniejsza. Niższe opodatkowanie zysków w stosunku do jdg, mniejsza (lub nawet zerowa) odpowiedzialność za jej zobowiązania i brak obowiązku rozliczania składek ZUS (w określonych wypadkach) powodują, że z roku na rok rośnie grupa przedsiębiorców, którzy chcieliby prowadzić firmę w formie spółki. I wybierają najprostszą spółkę kapitałową, czyli spółkę z o.o. Niestety, wciąż popełniają sporo błędów. Zarówno przy jej zakładaniu, jak i podczas prowadzenia spółki z o.o. Jakie to są błędy? I z czego wynikają? Postanowiłem bliżej przyjrzeć się temu tematowi. Szczególnie, że jakiś czas temu przygotowałem materiał o błędach popełnianych przez początkujących przedsiębiorców (możesz go przeczytać TUTAJ)

Jak założyć spółkę z o.o.?

Jako przedsiębiorca ale i osoba pisząca sporo o biznesie, zauważyłem trend do masowego zakładania spółek. I to spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Mają być remedium na wszelkie zło biznesowej rzeczywistości. Przede wszystkim wysokie opodatkowanie jdg, a także ZUS. I właśnie dlatego przedstawiciele małych biznesów próbują swoich sił nie tylko jako udziałowcy spółek z o.o. ale często jednocześnie prezesi spółek. Przy okazji popełniają bardzo dużo błędów, które w przyszłości mogą skutkować poważnymi konsekwencjami.

Spółka z o.o. w Polsce

Jak założyć spółkę z o.o.? Czy spółka z o.o. się opłaca? To dwa najczęściej zadawane pytania. Odpowiadałem na nie wielokrotnie (możesz sporo na ten temat poczytać na moim blogu).

Spółka z o.o. w 2021r. Wady i zalety spółki z o.o. Ile kosztuje spółka z o.o.?

Wypłacanie pieniędzy ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Lista 10 oczywistych i mniej oczywistych sposobów

Spółka przez internet. Ma być prosto i wygodnie, a wciąż króluje papier

Jednoosobowa działalność czy spółka. Najlepsza forma prawna dla twojej działalności?

Jednoosobowa działalność gospodarcza vs spółka z o.o. Czy dla 9 proc. podatku CIT warto?[KONKRETNE WYLICZENIA]

 

Obecnie na tej koniunkturze świetnie zarabiają doradcy podatkowi i prawnicy, a także „zwykli sprzedawcy” zajmujący się handlem spółkami. Na drugim biegunie są ci, którzy decydują się założyć spółkę z o.o. samodzielnie. Dzięki zmianie prawa jest to o tyle proste, że można spółkę założyć przez internet. Ale wciąż trudno uniknąć powtarzających się błędów.

Błędy popełniane przy zakładaniu spółki

  1. Błędy literowe, pomyłki w nazwie

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest bezpłatne. Wystarczy wypełnić wniosek na stronie biznes.gov.pl. Każda zmiana (adresu, nazwy, PKD) nic nie kosztuje i może być zrobiona w każdej chwili. Zdecydowanie inaczej jest w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Błędy literowe, czy pomyłki w nazwie firmy zdarzają się nagminne przy zakładaniu spółki. W tym przypadku trzeba zdawać sobie sprawę z kosztów ponoszonych przy każdej takiej zmianie. To minimum 250 zł za wpis do KRS i 100 zł za wpis do Monitora Sądowego i Gospodarczego. Opłaty dotyczą każdej zmiany dokonywanej w spółce. Jeśli więc popełnimy błąd literowy, czy oczywistą omyłkę w liczbie, będzie trzeba ją sprostować. Każda taka operacja wymaga wniesienia osobnej opłaty do KRS

  1. Brak załączników

Podobnie jest z wszelkimi załącznikami potrzebnymi przy zgłoszeniu spółki do KRS. Jeśli jakiegoś dokumentu nie załączymy, wniosek o wpis będzie odrzucony i będziemy musieli złożyć go ponownie. Co istotne, nie ma szans na odzyskanie raz wpłaconych pieniędzy. KRS pobiera bowiem pieniądze za samo rozpatrzenie wniosku, a nie za to, że spółka zostanie wpisana do rejestru.

  1. Zła nazwa spółki

Powodem odrzucenia wniosku, co generuje straty finansowe, a także konieczność złożenia wniosku po raz kolejny jest wybór złej nazwy spółki. Oznaczenie spółki z o.o., czyli jej nazwa musi być unikalna. KRS nie zarejestruje spółki o nazwie, którą ma już inna spółka. I to niezależnie od tego, że założyli ją inni wspólnicy, rodzaj prowadzonej działalności jest inny, a także miejscowość siedziby odległa od już istniejącej. Przykład? Jeśli chcielibyśmy założyć spółkę: Ostko sp. z o.o. (to akurat nazwa mojej spółki), to nie da się tego zrobić bo już taka istnieje. Co innego jeśli będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza.

Wiele jest firm budowlanych o nazwie BUDMAT czy podobnych. W przypadku jednoosobowej działalności wyróżnikiem jest zawsze imię i nazwisko dlatego w rejestrze jednoosobowych firm może być nawet pięć lub dziesięć firm o nazwie BUDMAT bo każda różni się imieniem i nazwiskiem właściciela. W przypadku spółki takie rozróżnienie nie jest możliwe. Co ważne, właściciel BUDMAT imię i nazwisko nie będzie mógł założyć spółki BUDMAT jeśli takowa już istnieje, mimo tego, że przez lata działał pod nazwą BUDMAT jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą.

  1. Źle wybrany sąd rejestrowy

Błędem, który wciąż się zdarza się zły dobór sądu rejestrowego. Zakładający spółkę nie wybierają go ze względu na siedzibę przyszłej spółki ale np. na sąd obsługujący ich adres zamieszkania. I także w tym przypadku wniosek będzie odrzucony, a zgłoszenia dokonać trzeba będzie po raz kolejny

  1. Złe kody PKD

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej możemy wpisać dowolną liczbę kodów PKD (polska klasyfikacja działalności).  W przypadku spółki może ich być maksymalnie 10, z czego jeden musi być określony jako główny kod PKD.

Błędy w już istniejącej spółce z o.o.

Kiedy już uda się założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, wiele obowiązków traktowanych jest po macoszemu. Szczególnie przez osoby, które wcześniej prowadziły biznes w formie jednoosobowej działalności gospodarczej i podejście „firma to ja” przekłada się na sposób prowadzenia i zarządzania spółką.

  1. Wspólnik jest jednocześnie prezesem

Choć taka konstrukcja jest jak najbardziej zgodna z prawem, często jest niewłaściwie interpretowana.  Jeśli spółka z o.o. jest zakładana by uniknąć pełnej odpowiedzialności za jej zobowiązania, to wspólnik nie powinien być prezesem. Bo prezes odpowiada w pełni za to co dzieje się w spółce

  1. Umowa członka zarządu ze spółką

Często jest też tak, że członek zarządu spółki podpisuje sam umowę ze spółką, którą zarządza. W rzeczywistości więc podpisuje umowę sam ze sobą, co ze względów formalnych jest niezgodne z prawem. Jeśli więc ja Szymon Ostrowski jestem prezesem zarządu spółki X i chciałbym wykonać dla tej spółki jakieś świadczenie, to nie mogę jako Szymon Ostrowski podpisać umowy ze spółką X, która jest reprezentowana przez prezesa Szymona Ostrowskiego (mnie samego). Mam nadzieję, że rozumiesz, o jaką konstrukcję mi chodzi. Żeby taką umowę podpisać, Szymon Ostrowski, prezes powinien udzielić pełnomocnictwa innej osobie. W rzeczywistości rzadko zdarza się, że takie konstrukcje są przygotowywane zgodnie z wymogami.

  1. Brak oznaczeń spółki na dokumentach i …stronie internetowej

Każda spółka ma obowiązek w obrocie gospodarczym używać określonych oznaczeń. Chodzi tu nie tylko o oficjalne dokumenty ale np. stronę internetową. Z ręką na sercu przyznaj się czy strona internetowa twojej spółki ma określone informacje. Chodzi tu przede wszystkim o pełną nazwę spółki, adres spółki, oznaczenie sądu rejestrowego i numer KRS, numer NIP i określenie wysokości kapitału zakładowego. Jeśli takich oznaczeń nie ma, członkowie zarządu mogą być ukarani grzywną.

  1. Błędne przelewy ze spółki i do spółki

Zakładając działalność gospodarczą musisz pamiętać o tym, że od tego momentu pieniądze wpływające na konto spółki, są własnością spółki (a nie twoją). Każdy przelew, zarówno przychodzący, jak i wychodzący, musi być bardzo dokładnie udokumentowany. O ile w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej możesz, praktycznie bez konsekwencji przelewać pieniądze z konta firmowego na osobiste i na odwrót, o tyle w przypadku spółki taka elastyczność nie jest możliwa.

  1. Wykorzystanie kapitału zakładowego

Powstanie spółki wiąże się z koniecznością wniesienia kapitału zakładowego. Można znaleźć głosy, którzy przekonują, że kapitał zakładowy może być od razu przekazany z powrotem na konta wspólników lub wykorzystany w inny sposób na prywatne cele wspólników. Nic bardziej błędnego. Prawo mówi o zasadzie nienaruszalności kapitału zakładowego. Znaczy to dokładnie tyle, pieniądze te nie mogą stanowić wypłaty dla wspólników. I to niezależnie od tego, czy będzie to wypłata wynagrodzenia, czy honorarium za usługi świadczone dla spółki

  1. Błędy przy powoływaniu Zgromadzenia Wspólników

Małe spółki z o.o. często mają problem z tym by w sposób prawidłowy zwołać Zgromadzenie Wspólników. Jeśli wspólnikami są małżonkowie albo partnerzy mieszkający razem to sam fakt, że się spotykają nie jest automatycznie jednoznaczny ze Zgromadzeniem Wspólników. Błędy mogą być spowodowane choćby tym, że wspólnicy nie są zawiadamiani w odpowiedni sposób o Zgromadzeniu Wspólników. Mały kłopot gdy twoja spółka została zawiązana na postawie standardowej umowy spółki. Inaczej może być, gdy w umowie spółki zawarto specyficzne postanowienia. Choćby takie dotyczące miejsca zwoływania Zgromadzenia Wspólników.

  1. Błędy związane z głosowaniem uchwał

W tym przypadku często błędy są związane np. ze złym sposobem głosowanie. Głosowanie jawne odbywa się tajnie albo na odwrót. Nie zawsze też uchwały podejmowane są określoną większością głosów. Wybrane rodzaje uchwał nie mogą być uchwalone zwykłą większością. Czasem potrzebna jest większość ¾ lub 2/3. No i jeden z najczęściej popełnianych błędów, czyli głosowanie przez wspólnika na siebie. Zgodnie z prawem wspólnik nie może sam głosować (nawet przez pełnomocnika) w sprawach dotyczących jego osoby np. gdy jest członkiem zarządu.

  1. Błędy formalne

Zdarza się, że zwyczajne zgromadzenie wspólników mylone jest nadzwyczajnym zgromadzeniem wspólników (to dwa różne organy spółki), a także brak podpisów na dokumentach lub niedołączenie listy obecności do kompletu dokumentów

To tylko lista tych najczęściej spotykanych. Jeśli spotkałeś się z innymi albo chcesz założyć spółkę z o.o. i nie chcesz popełnić tych błędów, zostaw kontakt do siebie w formularzu poniżej, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą i pomoże tak ułożyć strukturę Twojej spółki z o.o., że takich błędów nie popełnisz.

You may also like