Wynajem lokalu na działalność wymaga przygotowania. Jak podpisać umowę, ile kosztuje najem, jak wybrać właściwy lokal. Pomagam odpowiedzieć na te pytania. Zapoznaj się z przygotowanym przeze mnie poradnikiem na ten temat.

Zanim zaczniemy podejmować rozmowy o wynajmowaniu lokalu użytkowego, warto poznać dwa podstawowe pojęcia. Często są one bowiem mylone, używane naprzemiennie, a jeśli tak, to ich znaczenie jest błędne. Umowa najmu lokalu pod działalność powinna być zawarta przynajmniej przez dwie strony: wynajmującego i najemcę.

Wynajmujący to inaczej ten, kto dysponuje daną nieruchomością (lokalem użytkowym) dysponuje. Najczęściej jest to właściciel takiej nieruchomości, który daje nieruchomość w najem.

Najemca to osoba, która bierze lokal użytkowy w najem

Jak szukać lokalu użytkowego na działalność?

To jaki lokal na działalność będzie najlepszy zależy od tego jaki masz pomysł na biznes. W tym poradniku zajmujemy się poszukiwaniem lokalu do prowadzenia firmy usługowo-handlowej, w którym będą przede wszystkim obsługiwani klienci. Chodzi tu np. o lokal na zakład fryzjerski czy też lokal, w którym możesz otworzyć sklep spożywczy. Raczej nie będziemy zajmować się lokalem na biuro firmy. 

Ile będzie mnie kosztował lokal na działalność?

Zanim zaczniesz szukać lokalu musisz najpierw sprawdzić czy w ogóle będzie cię na to stać. Żeby to zrobić polecam wykonać trzy podstawowe obliczenia:

  1. Oszacuj przychody – podpowiedz sobie na pytanie co chcesz w danym lokalu sprzedawać? Ilu klientów może się w nim pojawić, a także jaką marżę jesteś w stanie uzyskać
  2. Policz dokładnie koszty działalności – zrób wyliczenie całkowitych kosztów związanych z utrzymaniem twojej firmy. Wlicz wynagrodzenia pracowników, ZUSy całej załogi, koszty związane np. z koncesją na alkohol, a także koszty księgowości, czy koszty związane z zakupem towarów.
  3. Policz koszty wykończenia – musisz pamiętać, że wynajem lokalu komercyjnego zwykle wymaga przygotowania go do konkretnej działalności. Jeśli będziesz uruchamiał zakład fryzjerski albo sklep spożywczy we franczyzie, biuro ubezpieczeniowe w niewielkim mieście lub wypożyczalnię sprzętu budowlanego, zawsze będziesz musiał dopasować lokal do rodzaju działalności. Spisz potencjalne wydatki, które będziesz musiał ponieść by zaadoptować lokal użytkowy do swoich celów.

JAK ZAPLANOWAĆ BUDŻET FIRMOWY PRZY NIEREGULARNYCH WPŁYWACH?

Kto płaci za remont i za przystosowanie lokalu?

Rynkowy standard zakłada, że właściciel lokalu organizuje wyłącznie remonty główne czyli te, które trzeba zrobić niezależnie od tego czy lokal jest zajmowany przez najemcę. Zwykle chodzi tu np. o wymianę instalacji, czy wymianę okien. Jeśli zdecydujesz się wynająć lokal użytkowy w stanie deweloperskim będziesz musiał całkowicie sam go wykończyć. Może się okazać, że tańszym rozwiązaniem będzie wynajęcie lokalu, który wymaga tylko odświeżenia. Niezależnie od tego na jaki wariant się zdecydujesz, zawsze określ kwotę, którą chcesz przeznaczyć na przygotowanie lokalu do użytkowania

href=

Rozliczenie podatku VAT przy najmie lokalu użytkowego

 Na koszt wynajmu lokalu mogą też wpływać podatki. Pamiętaj, że wydatki związane z wynajmem lokalu użytkowego możesz wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Właściciel lokalu użytkowego zwykle wystawi fakturę VAT. Będziesz więc mógł sobie kwotę tego podatku odliczyć. Warto jednak pamiętać, że jeśli twoja działalność jest zwolniona z VAT (może się tak zdarzyć, prowadzić np. działalność medyczną), to całkowitym kosztem będzie koszt brutto.

Szukając lokalu użytkowego do prowadzenia działalności oszacuj więc jakie będą koszty wynajmu z uwzględnieniem kosztów podatkowych. Czy będziesz mógł sobie odliczyć VAT z faktury za wynajem czy też nie.

Jeśli twoja działalność jest zwolniona z VAT, skutecznym sposobem na oszczędności jest poszukanie lokalu, którego właściciel nie rozlicza VATu. Wtedy otrzymasz od niego rachunek.

Jak wypromować lokal użytkowy?

Na wybór lokalu powinien mieć wpływ potencjał reklamowy danej lokalizacji. Część biznesów zależy od tego jak duży jest wokół ruch pieszych. Nie zawsze jednak musisz decydować się na lokal w centrum ruchliwego miasta. Może się okazać, że znacznie lepszym będzie lokal w mniej uczęszczanej, bocznej ulicy. W materiale „Pomysł na biznes na wsi i małym mieście” podawałem kilka przykładów takich biznesów, które możesz swobodnie otworzyć w – na pierwszy rzut oka – gorszej lokalizacji. Możesz go przeczytać klikając w link

Oglądając potencjalny lokal na działalność zastanów się w jaki sposób będziesz ściągał do niego klientów. Czy da się w nim robić małe eventy, czy szyld będzie widoczny, czy klienci zainteresowani poprzez reklamę na Facebooku będą w stanie bez problemu znaleźć twoją firmę. No i chyba najważniejsze na tym etapie: parking dla klientów. To bardzo istotna kwestia. Zależnie od rodzaju twojego biznesu klienci mogą przyjeżdżać komunikacją miejską, własnym samochodem lub na piechotę. To, czym będziesz się zajmował, ma największy wpływ na to ile miejsc parkingowych potrzebujesz.

Lokalizacja lokalu użytkowego

Tak jak w przypadku lokalu mieszkalnego, tak i dla miejsca na firmę ważna jest lokalizacja. Wprawdzie pisałem wcześniej, że możesz postawić na lokal w bocznej, mniej uczęszczanej ulicy, to jednak zawsze musisz sprawdzić, jaką masz w pobliżu konkurencję i czy da się skłonić klientów by przyszli do Ciebie. Jeśli prowadzisz biznes oparty na kliencie masowym, będziesz musiał policzyć ilu takich klientów może do Ciebie zawitać. 

 Szacowanie potencjalnej liczby klientów można przeprowadzić na kilka sposobów.

  • samodzielnie liczyć ruch pieszych w okolicy
  • zapytać właścicieli innych, pobliskich punktów usługowo handlowych, jak im idzie biznes
  • zrób zakupy w jednym miejscu dwa razy w ciągu jednego dnia: Wcześnie rano i przed zamknięciem. Porównaj numery na paragonach. Łatwo sprawdzisz ilu klientów obsłużono w ciągu jednego dnia.

Pamiętaj by dokonując takich obliczeń, zrobić to również w wariancie pesymistycznym. Sprawdź, czy jeśli np. obsłużysz 30 proc. mniej klientów niż konkurencja, czy biznes wciąż będzie się opłacał

Wymogi techniczne i formalno-prawne lokalu użytkowego

 Nawet jeśli jakiś lokal spełnia twoje oczekiwania, stać cię na niego, jest w dobrej lokalizacji, sprawdź czy będziesz mógł w nim prowadzić działalność. Prowadzenie każdego biznesu wymaga spełnienia różnych przepisów. I tak np. apteka musi mieć podwójne wejście, a lokal gastronomiczny specjalną, wydajną wentylację.

W sprawdzeniu lokalu pod kątem jego przydatności do prowadzenia danego biznesu, a także możliwości dostosowania pomoże ci architekt. Zanim podpisz umowę, obejrzyj lokal użytkowy z projektantem, a najlepiej ze specjalistą wyposażenia wnętrz lokalu użytkowego, który oceni, co da się w danym lokalu zrobić.

Mało tego. Jeśli będziesz chciał prowadzić pub albo sklep spożywczy, w którym będzie sprzedawany alkohol potrzebna będzie koncesja. Jeśli lokal jest zarządzany przez wspólnotę mieszkaniową, będzie ona musiał wydać zgodę na sprzedaż alkoholu. Alkoholu nie można też sprzedawać jeśli lokal będzie usytuowany blisko szkoły lub kościoła.

Jeśli wybrałeś już lokal na działalność, potwierdziłeś, że można prowadzić w nim określony biznes, skonsultowałeś wszystko z architektem, pora przystąpić do rozmowy z właścicielem. Musicie ustalić podstawowe warunki umowy najmu.

Łączne koszty wynajmu lokalu

Decydując się na wynajem lokalu użytkowego warto poznać całkowite koszty wynajmu. Na koszty składa się:

  • Czynsz podstawowy – to podstawowa opłata, która będzie indeksowana o poziom inflacji
  • Opłaty dodatkowe – najczęściej będą to opłaty związane np. z użytkowaniem mediów, czyli prąd, ogrzewanie, a jeśli lokal jest w budynku zarządzanym przez wspólnotę mogą to być jeszcze np. opłaty za wywóz śmieci,  czy fundusz remontowy. Jeśli lokal był już wcześniej wynajmowany, możesz poprosić właściciela o pokazanie rachunków za media z poprzednich miesięcy. Pomoże to przynajmniej orientacyjnie określić poziom takich kosztów.
  • Koszty kaucji – najczęściej kaucja w przypadku lokalu użytkowego wynosi 3 miesięczne czynsze. Czasem zakłada się nawet 6 czy 12- miesięczne zabezpieczenie w postaci kaucji. Kaucję będzie trzeba zapłacić zawsze. Można jednak – i polecam to – negocjować jej wysokość. Nie zapomnij o tym by ustalić w jakiej formie będzie ona zwrócona.

Właściciele nieruchomości najczęściej samodzielnie opłacają podatek nieruchomości i nie przerzucają tego kosztu na najemcę.

Pamiętaj!!!

W przypadku wynajmowania lokalu użytkowego nie bazuj na emocjach. Tu najważniejsze są twarde liczby.

Jak negocjować warunki najmu lokalu mieszkaniowego?

Podczas pierwszej rozmowy z właścicielem lokalu zrób wszystko by przekonać właściciela nieruchomości, że twój biznes się opłaca, jest rentowny i nie sprawia problemów. Właściciele lokali użytkowych dość dokładnie weryfikują najemców. Pochwal się swoim biznesem, powiedz jakie masz doświadczenie, przekonaj właściciela, że prowadzisz biznes z potencjałem.

Właścicielowi lokalu nie zależy na tym by wynająć go komukolwiek. Chce związać się z rzetelnym przedsiębiorcą. Chętnie pójdzie na kompromis, o ile oczywiście nie będziesz bał się opowiedzieć mu o swoich obawach. Jeśli uważasz, że czynsz proponowany przez właściciela jest zbyt wysoki, zaproponuj swoją stawkę, którą jesteś w stanie przyjąć by twój biznes się opłaca. Przekonuj właściciela, że np. musisz codziennie utargować 4000 zł, a ruch pieszych może nie dać szansy na taki obrót. Musisz też zdawać sobie sprawę, że propozycja czynszu podawana przez właściciela najczęściej jest zawyżona i zostawia on sobie pole do negocjacji.

Umowa najmu lokalu użytkowego

Umowa najmu lokalu użytkowego może być podpisana na czas oznaczony (określony) lub nieoznaczony (nieokreślony)

Jeśli zdecydujesz się podpisać umowę najmu lokalu użytkowego na czas oznaczony, pamiętaj, że żadna ze stron nie będzie można jej wypowiedzieć zanim nie upłynie termin jej obowiązywania. Oczywiście będzie to możliwe jeśli np. zaczniesz niszczyć lokal, który wynająłeś albo gdy właściciel ukrył wadę lokalu, która np. nie pozwala bezpiecznie prowadzić działalności. Umowa najmu na czas określony jest o tyle korzystna dla Ciebie, że właściciel nie będzie mógł Cię np. wyrzucić z tego lokalu, gdy ty poniosłeś spore koszty by wyremontować go i doprowadzić do stanu użytkowania. Z drugiej strony taka umowa jest ryzykowna o tyle, że jeśli biznes będzie szedł kiepsko, nie będzie można tej umowy rozwiązać. Pozostanie oczekiwać wyłącznie na dobrą wolę właściciela.

Umowa na czas nieokreślony zakłada, że każda ze stron ma prawo wypowiedzenia umowy w dowolnym momencie. Trzeba jednak zachować okres wypowiedzenia określony w umowie.

Podpisz umowę dopiero gdy ustalisz wszystko z właścicielem. Już na początku uzyskać wszelkie zgody konieczne do prowadzenia określonej działalności. Chodzi tu przede wszystkim o koncesję na alkohol. Ważna będzie też zgoda, np. na zawieszenie reklamy. Przed podpisaniem umowy poproś właściciela o dokumentację budynku.

W umowie określcie dokładny czynsz podstawowy i wysokość opłat za media. Wpiszcie tez okres wypowiedzenia i warunki na jakich można to zrobić.

Ustalcie, kto odpowiada za konkretne usterki i kto będzie finansował ich naprawę. Wreszcie dokładnie określcie z właścicielem w jaki sposób będzie na koniec rozliczona kaucja. Podstawą do jej zatrzymania przez właściciela mogą być wyłącznie poważne zniszczenia w lokalu. W umowie zwróćcie uwagę na rozliczenie kosztów adaptacji – choć nie jest to obowiązkiem właściciela nieruchomości może on partycypować w kosztach adaptacji lokalu. W takiej sytuacji może część takich nakładów rozliczyć w czynszu (obniżyć koszt miesięcznych opłat)

Ubezpieczenie wynajmowanego lokalu

W każdym wypadku warto kupić ubezpieczenie OC najemcy lokalu. Pozwoli to na przeniesienie ryzyka na firmę ubezpieczeniową w przypadku gdy z powodu twojej działalności ktoś poniósł szkodę. Chodzi tu np. o zalanie lokalu albo pożar.

Gdy wszystkie te kroki wykonałeś, pora rozpocząć swój biznes w nowej lokalizacji i cieszyć się z kolejnych biznesowych sukcesów.