Jak zapłacić niższy podatek? Co można wrzucić w koszty? Po przeczytaniu tego materiału nie będziesz miał wątpliwości.

Grudzień to ostatni moment na obniżenie podatkowego dochodu firmy, a co za tym idzie – niższy podatek dochodowy. Jak zapłacić niższy podatek i gdzie szukać „kosztów” w grudniu, by legalnie zapłacić państwu mniej?

Obciążenia podatkowe są od lat jedną z największych bolączek przedsiębiorców. Kolejne ekipy rządzące obiecują obniżki podatków dla właścicieli firm. Małe spółki płacą już 9 proc. podatku CIT (co jest już zwiastunem zmian na lepsze), ale osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wciąż zasadniczo operują na skali podatkowej lub podatku liniowym.

>>> Jednoosobowa działalność gospodarcza vs spółka z o.o. Czy dla 9 proc. podatku CIT warto?[KONKRETNE WYLICZENIA]

Służby podatkowe działają coraz lepiej i bardzo restrykcyjnie podchodzą do rozliczeń związanych również z podatkiem VAT. Podobnie analizowane są wszelkie ruchy przedsiębiorców związane z kosztami firmowymi, tak by obniżyć podstawę do opodatkowania dochodu. I gdy urzędnicy skarbowi chcą ściągnąć od przedsiębiorców jak najwyższe podatki, właściciele jednoosobowych firm wciąż szukają sposobów jak obniżyć kwotę oddawaną państwu.

Postanowiłem zebrać kilka pomysłów „jak zrobić koszty w firmie” tak by zapłacić niższy podatek za 2019 rok.

Podstawą obliczenia podatku jest dochód, który przedsiębiorca osiąga w danym roku. Nawet jeżeli twoje rachunki prowadzi biuro księgowe, musisz być świadomy ile co miesiąc zarobiła twoja firma. Może się to wydawać niedorzeczne, ale znam sporo właścicieli małych firm, którzy nie są w stanie określić wysokości swoich dochodów. Po prostu polegają na informacjach przekazanych przez księgowego. Nie zawsze są też świadomi, że można skutecznie, a jednocześnie legalnie, obniżyć podatek.

>>>Leasing czy najem długoterminowy auta? Wady i zalety każdego z rozwiązań. Konkretne wyliczenia

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Przyjemną częścią każdego biznesu jest moment wystawiania faktur swoim klientom. Oczywiście im większy dochód, tym wyższy podatek. W związku z tym przedsiębiorcy odliczają sobie wydatki, które ponieśli w związku z osiągnięciem danego przychodu. Różnica pomiędzy przychodem (zasadniczo kwotą uzyskaną od klienta), a kosztami uzyskania przychodu (wydatkami, które przedsiębiorca poniósł, żeby dany produkt sprzedać) to dochód. I właśnie od takiego dochodu płacimy podatek. Każdy przedsiębiorca chce zarobić jak najwięcej, jednocześnie oddając państwu jak najmniej podatków. W związku z tym szuka sposobów jak zwiększyć koszty działalności (formalnie) i zaliczyć je do swoich rozliczeń.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi wyraźnie: kosztem uzyskania przychodu mogą być wydatki, które ponosi się w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia tego przychodu. Jednocześnie w art.23 tej ustawy wymienia się wyjątki. Są tam wpisane np. koszty kredytu (można odliczać wyłącznie odsetki), czy wpłaty na PPK.

Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?

Żeby zaliczyć dany wydatek do kosztu uzyskania przychodu musi on być udokumentowany. Najczęściej potwierdzeniem jest faktura VAT. W określonych sytuacjach wystarczy dowód opłaty pocztowej, bilet PKP czy autobusowy.

W co inwestować? Rynek alkoholi w Polsce. Pomysł na biznes: sklep monopolowy. Jak otworzyć sklep z alkoholem?

Miejsce prowadzenia działalności

Jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę we własnym domu lub mieszkaniu, może część nieruchomości przeznaczyć na potrzeby działalności. I tu ważna uwaga. Wielu młodych przedsiębiorców (głównie tych prowadzących firmy konsultingowe) jest zafascynowanych możliwością odliczania wydatków „na mieszkanie”. Odliczają określony procent rachunków za prąd, za czynsz lub media. Dla kilkunastu złotych potencjalnych oszczędności podatkowych poświęcają sporo czasu na to by odliczać regularnie takie wydatki. Przy okazji niektórzy decydują się przeznaczyć np. połowę powierzchni mieszkania na cele firmowe zapominając o tym, że odpowiedni urząd może zażądać rozliczenia podatku od nieruchomości jako tej firmowej, a nie mieszkalnej (a taki podatek jest zdecydowanie wyższy).

Możemy tez bez obaw wliczyć w koszty zakup wyposażenia. Biurko, fotel czy artykuły biurowe to podstawowy koszt prowadzenia firmy.

Zakup usług obcych jako koszt

Usługami obcymi będą usługi księgowe, marketingowe, konsultacje prawnika, czy wydatki na serwery albo domenę.

Jak obniżyć podatek? 50 konkretnych przykładów

To zaczynamy. Zanim jednak przejdę do listy kosztów na grudzień, pamiętaj, by za każdym razem sprawdzić, czy konkretny wydatek możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, czyli czy jest odpowiednio udokumentowany i czy w ogóle może być wzięty pod uwagę. Księgowy na pewno powie ci czy formalnie wszystko jest w porządku. Pamiętaj jednak, że księgowy nie może dawać ci wiążących porad z zakresu prawa podatkowego. Takich informacji udzieli ci tylko doradca podatkowy. I jeszcze jedno zastrzeżenie. Często spotykam się z młodymi przedsiębiorcami, którzy są dumni, że „biorą wszystko na fakturę”. Jeśli zakładasz firmę tylko po to, by optymalizować swoje dotychczasowe dochody na etacie, to naprawdę mija się to z celem. Nie ma to sensu. Nie wpadnij w manię „sztucznego generowania kosztów”. Firma ma zarabiać. Chodzi o to, żeby kupując coś, zastanowić się, czy możesz wykorzystać to w swojej działalności.

A skoro przy zarabianiu jesteśmy… Pozwoliłem sobie w materiale dodać kilka linków afiliacyjnych. Jeśli jesteś zdecydowany i tak kupić produkty danej marki, zrób to proszę korzystając z dołączonego linku. Otrzymam niewielką prowizję i będę mógł tworzyć kolejne materiały na bloga. 

  1. Zakup nowego komputera i akcesoriów

Komputery szybko się unowocześniają. W mojej firmie eksploatowane są wyjątkowo mocno. Po jednym komputerze ma każdy ze współpracowników, a ja sam mam trzy. Dwa używane są na bieżąco, a jeden zawsze jest w rezerwie. Wszystko dlatego, że elektronika ma to do siebie, że lubi się psuć zawsze w najmniej oczekiwanym momencie. A ponieważ jest to podstawa mojej działalności, nowy komputer kupuję zawsze w grudniu. Korzyść mam podwójną…czekam na wyprzedaże poświąteczne, a po drugie obniżam koszty podatkowe. I tak muszę kupić ten sprzęt, ale robię to pod koniec roku.

a) Naprawa komputerów i serwis

Pod koniec roku zawsze też serwisuję sprzęt. Miesiąc wystarczy, by specjaliści przejrzeli pracujące komputery i przeprowadzili ewentualne wymiany. I co najważniejsze – koszt robię w grudniu.

Nie warto zapominać o zapasowym power banku, czy zewnętrznym dysku twardym. Przydadzą się też środki do pielęgnacji komputera.

>> Elektronika w MEDIA MARKT – kup przez linka

 

b) Programy komputerowe i aplikacje

W grudniu odnawiam też licencje na programy graficzne, czy biurowe. I tu ważna uwaga – kupuję od razu pakiet na cały rok, a przynajmniej na kilka miesięcy kolejnego roku. Wszystko po to by jeszcze w grudniu wliczyć w koszty wydatek na ten cel.

Odnośnie programów – zwróć uwagę, by każdy z tych programów faktycznie był związany z działalnością. Jeśli zajmujesz się handlem samochodami, a w koszty wliczyłeś licencję na program do nauki angielskiego dla dzieci, to urząd skarbowy ma podstawę do zakwestionowania tego

  1. Koszty akcesoriów biurowych

Szczerze mówiąc, koszty akcesoriów biurowych są tymi, które najczęściej ucinam, bo nie jestem zwolennikiem wydawania pieniędzy na papier do drukarki, czy flamastry. Kupuję podstawowe rzeczy takie jak właśnie papier i tonery do drukarki. Co istotne, zamawiam je raz na kilka miesięcy i zamówienie składam zawsze w grudniu. Również korzystam tutaj z wyprzedaży więc najczęściej kupuję to w okresie między Świętami, a Nowym rokiem

  1. Koszty biura

Do kosztów firmowych można zaliczyć też koszty związane z siedzibą. Jeśli firmę prowadzisz w mieszkaniu, możesz oczywiście doliczyć wydatki na prąd, gaz, wodę itd. Faktycznie wielu przedsiębiorców tego nie robi. Po pierwsze dlatego, że rozliczeń dokonuje się co miesiąc, a po drugie można odliczyć je proporcjonalnie. Zgodnie z wielkością powierzchni, którą zadeklarowaliśmy. Ciekawym sposobem na rozliczenie jest umówienie się na płatność z góry. Spróbuj wynegocjować z dostawcą mediów, wspólnotą możliwość zapłaty za cały rok z góry. Dzięki temu cały wydatek wliczysz w koszt działalności już w grudniu.

  1. Koszty środków czystości

Jako przedsiębiorca możesz oczywiście wliczyć w koszty wszystko to, co przyczynia się do estetycznego wyglądu twojego biura. Mowa tu o płynach to czyszczenia, odświeżaczach powietrza itd. Jednak warto w tym zakresie zachować umiar. Jeśli kupujesz chemię gospodarczą „na fakturę” zaopatrując się w hurtowe ilości proszków do prania, czy płynów do mycia naczyń, urzędnicy skarbowi mogą oczywiście to zakwestionować. Szczególnie, że jeśli nie masz ubrań roboczych, to nie możesz „proszkiem firmowym” wyprać białej koszuli, w której jeździsz na spotkanie handlowe.

  1. Koszty wynajmu biura lub magazynu

Oczywiście możesz swoje biuro wynająć. Cały koszt takiej transakcji będzie można wliczyć do działalności. Podobnie wygląda sytuacja gdy korzystasz z tzw. wirtualnego biura lub samego adresu korespondencyjnego. Takie faktury też zakwalifikujesz do kosztów prowadzonego biznesu.

  1. Koszty mebli do biura

Przedsiębiorcy mogą też oczywiście kupić meble do biura. Nie namawiam cię do tego byś koniecznie wybrał się do sklepu po nową sofę czy biurko tylko dlatego, że chcesz mieć „wyższe koszty” , ale jeśli faktycznie przyjmujesz w mieszkaniu potencjalnych klientów warto zdecydować się na zakup np. roślin czy takich elementów jak talerze, czy sztućce. Oczywiście znacznie łatwiej będzie ci taki zakup udowodnić podczas kontroli, gdy zatrudniasz pracowników. Muszą bowiem mieć możliwość zjedzenia posiłku.

  1. Akcesoria elektroniczne

Jeśli samodzielnie chcesz robić zdjęcia produktów wystawianych w sklepie internetowym, jako projektant ogrodów pragniesz uwiecznić efekty realizacji u klientów, możesz kupić aparat fotograficzny lub kamerę. Będą stanowiły elementy wyposażenia twojej firmy co jednak nie znaczy, że nie będziesz mógł zabrać ich np. na wakacyjny wyjazd z rodziną. Ważne, by większość działań, w których wykorzystujesz ten sprzęt, było związanych z prowadzeniem firmy.

  1. Zakup artykułów spożywczych w kosztach firmy

Skoro już przy kuchni jesteśmy. Kawa, herbata czy cukier oczywiście będą mogły być wliczone w koszty działalności nawet jeśli nie zatrudniasz pracowników, a częstujesz nimi po prostu kontrahentów. Możesz też kupić „na firmę” ciasteczka, słodycze, soki, czy wodę mineralną. Najważniejsze jednak by w takich zakupach zachować umiar. Jeśli nagle kupisz 40 zgrzewek wody mineralnej, pół palety soków owocowych, to w razie kontroli na pewno zostanie to zakwestionowane

  1. Wydatki na telefon

Zdecydowanie możesz wliczyć w koszty wydatki na telefon. Jeśli korzystasz z abonamentu, spróbuj dokonać „przedpłaty” na kilka miesięcy. Oczywiście pod warunkiem, że operator wystawi ci fakturę na całość płatności jeszcze w grudniu. Warto pamiętać, że do kosztów tych zaliczyć też można serwis telefonu czy wydatki na aplikacje (np. do zarządzania budżetem)

  1. Wydatki na Internet

W przypadku wydatków internetowych nie chodzi tylko o abonament za dostarczanie Internetu. W koszty możesz też wrzucić cały sprzęt, który jest do tego używany. Chodzi tu o anteny, modemy, routery, a także koszty usług związanych z konfiguracją.

Jeśli zamawiasz Internet światłowodowy, również koszt doprowadzenia okablowania może być kosztem twojej działalności.

  1. Wydatki na Netflixa, telewizję i muzykę

Część przedsiębiorców w koszty działalności wlicza wydatki na telewizję kablową, a nawet serwisy streamingowe jak Netflix czy serwisy muzyczne. Oglądanie branżowych kanałów można zaliczyć do podnoszenia kwalifikacji, czyli wydatków związanych z działalnością gospodarczą. Postaraj się, by faktury za kablówkę, czy dostęp do radia były wystawiane na twoją firmę. Łatwiej będzie udowodnić ich związek z działalnością. No i przy okazji: nie zapomnij, że jeśli masz telewizję (nawet kablową) to musisz zapłacić abonament radiowo-telewizyjny. Taki wydatek też będziesz mógł wliczyć w koszty działalności.

 

>>> Kup platformę Canal+ i skorzystaj z mojej rekomendacji – KLIKNIJ W LINK

>>> Kup pakiet PLAYER+ z najlepszymi filmami i serialami – kliknij w link i skorzystaj z rekomendacji BIZNESNAOSTRO.pl

>>> Kup pakiet telewizji UPC – skorzystaj z mojego polecenia klikając w link – UPC BIZNESNAOSTRO.pl

  1. Wydatki na serwisy VOD opłacane telefonem

Jeśli jesteś fanem usług VOD możesz też wykorzystać je „w firmie”. Wystarczy, że zapłacisz za nie telefonem, a koszt usługi będzie wliczony do twojej faktury telekomunikacyjnej.

  1. Szkolenia

W rozliczeniu możesz uwzględnić wydatki na kursy językowe, czy kursy podatkowe i marketingowe. Takie umiejętności przydadzą się każdemu przedsiębiorcy. Jeśli np. zajmujesz się działalnością komputerową, ale chcesz się przebranżowić i zależy ci na kursie florystycznym, to najlepiej będzie krótko po tym kursie dopisać sobie odpowiedni rodzaj działalności do ewidencji. Wtedy łatwiej będzie udowodnić, że faktycznie chcesz się przebranżowić. Mało tego. Niedługo po realizacji kursu warto też rozpocząć wystawianie faktur, potwierdzających faktyczne świadczenie usług w tym zakresie.

  1. Zakup prasy branżowej, książek czy ebooków

Liczba wartościowych czasopism biznesowych maleje. Jeśli jednak zdecydujesz się na poszerzanie wiedzy z branżowych pism, warto zamówić prenumeratę. Jedna faktura i cały koszt do odliczenia w grudniu. To się nazywa oszczędność.

  1. Dostęp do płatnych serwisów branżowych

Jeśli nie chcesz zamawiać prenumeraty czasopism w formie drukowanej, możesz kupić dostęp online. To również wydatek, który jesteś w stanie wliczyć w koszty firmowe.

  1. Czytnik ebooków

Jeśli już zdecydujesz się na ebooki warto kupić czytnik. Może to być zwykły tablet, kupiony w salonie komputerowym. Jeśli planujesz go używać, kup go koniecznie pod koniec roku. I tu kolejna uwaga. Jeśli tablet ma stać się przy okazji zabawką do gier dla dziecka, to uważaj. Podczas kontroli będziesz musiał wykazać, w jaki sposób wykorzystałeś to urządzenie na cele biznesowe.

  1. Odzież firmowa i robocza

Czy można w koszty firmowe wrzucić garnitur albo spodnie „ogrodniczki”? Jeżeli jesteś mechanikiem samochodowym i potrzebujesz specjalistycznej odzieży, to będziesz mógł bez kłopoty wydatki na ten zakup wliczyć w koszty firmy. Możesz więc kupić okulary ochronne, czy rękawice. Trener personalny będzie mógł też kupić buty sportowe lub strój sportowy. Ważne, by taki element nie miał „charakteru indywidualnego”. Jeśli kupujesz koszulkę, powinna mieć logotyp twojej firmy, kask motocyklowy czy kurtka podobnie. Jeśli jako doradca finansowy czy prawnik odwiedzasz klientów w eleganckich garniturach, to zakup takich produktów może być uznany za „reprezentację”. A takich wydatków nie można wliczać w koszty. Żeby dało się to zrobić bez kłopotu, garnitur czy inny elegancki strój (koszula, spinki do mankietów) powinny mieć oznaczenie Twojej firmy. Co ważne, oznaczenie to musi być trwałe. Nie liczy się wiec to, że do garnituru przytwierdzisz przypinkę z logotypem firmy. Jest jednak możliwość wliczania garnituru do wydatków firmowych. Poproś urzędników skarbowych o tzw. interpretację indywidualną. Wskaż sytuacje, w których korzystasz z tego stroju i przekonaj, że będzie używany wyłącznie do celów służbowych. Jeśli urzędnicy przyjmą twoją argumentację i wydadzą pozytywną dla Ciebie interpretację, będzie ona wiążąca.

  1. Specjalistyczne narzędzia

Przy okazji ubioru warto też przypomnieć o specjalistycznych narzędziach. Właściciel salonu piękności dla psów, na pewno będzie potrzebował specjalnych nożyczek do cięcia, a barber kosmetyków do pielęgnacji. Każdy profesjonalista może wrzucić w koszty przedmioty wykorzystywane w jego działalności. Jeśli kupujesz drobne element, np. artykuły dekoracyjne do decoupage lub przygotowujesz torty na zamówienie, warto zamawiając u kontrahentów faktury, poprosić o jedną fakturę zbiorczą raz w miesiącu (o ile to oczywiście możliwe). Wtedy będziesz w stanie odliczać nawet najmniejsze zakupy jednostkowe.

  1. Samochód w kosztach firmy

Nie jestem zwolennikiem kupowania samochodu do firmy tylko ze względu na możliwość optymalizacji podatkowej. Niestety wciąż spotykam wielu przedsiębiorców, którzy „robią koszty” kupując nowy samochód (często bardzo luksusowy). Pamiętaj, że o ile nie jest to pojazd dla handlowca (ale bądźmy uczciwi, wtedy nie kupuje się najdroższej wersji wyposażenia), który jeździ po kraju oferując twoje produkty, samochód zawsze będzie generatorem wydatków. To przede wszystkim paliwo, ubezpieczenie (które jest drogie w przypadku nowych samochodów), koszty związane ze sprzątaniem, przeglądami. Gdy jesteś małym przedsiębiorcą, zakup samochodu zamiast ci pomóc, może cię przytłoczyć. Jeśli jednak koniecznie chcesz samochód kupić, zrób to w grudniu. Decydując się na leasing wybierz opcję z większą wpłatą własną. Dzięki temu faktura początkowa będzie wyższa, a ty obniżysz swój dochód.

  1. Zakup roweru lub motocykla

Jeśli nie chcesz kupować samochodu, możesz zdecydować się na rower lub motocykl, a nawet hulajnogę. Koniec roku to martwy sezon dla sprzedawców jednośladów. Możesz liczyć więc na korzystne upusty cenowe. A przy okazji wziąć fakturę na zakup roweru. Jeśli mieszkasz w dużym mieście albo prowadzisz bardzo lokalny biznes i wystarczy ci motocykl, jak najbardziej taki wydatek możesz uznać jako koszt firmowy.

  1. Bilety kolejowe i taksówki

W kosztach firmowych można zdecydowanie uwzględnić koszty biletów autobusowych, lotniczych, czy przejazdów taksówkowych. Przy okazji proszę o rozsądek. Zastanów się czy warto brać fakturę jeśli za przejazd płacisz 20 zł? Sporo więcej zamieszania z księgowaniem faktur na tak niskie kwoty niż potencjalny zysk. Jeśli jednak korzystasz z taksówek, poproś operatora taksówkowego o wystawianie ci faktur zbiorczych, raz w miesiącu. Możesz też zapytać o możliwość przedpłaty za usługi, z których skorzystasz w przyszłym roku. Ważne, byś od razu dostał fakturę. Osobiście z taksówek korzystam bardzo rzadko. Ze względu na specyfikę swojego biznesu poruszam się przede wszystkim samochodem. Z tego względu kosztów taksówek nie wliczam. Są one zbyt małe i występują bardzo rzadko by opłacało się je uwzględniać. Ciebie namawiam do podobnego podejścia. Alternatywnie, gdy korzystasz z transportu publicznego kupuj bilet okresowy – jest on relatywnie tańszy niż każdorazowe kasowanie biletów w autobusie, a poza tym możesz wziąć na niego fakturę.

  1. Wyjazd do spa z żoną/mężem w kosztach działalności

Chcesz zrobić niespodziankę małżonkowi? Możesz pojechać do spa. Ważne by hotel wystawił fakturę nie na „pobyt spa i kąpiel w basenie” ale np. usługę hotelową, czy konferencyjną. Wtedy taki wyjazd może być potraktowany jako koszt firmowy. Przypilnuj, by na takim wyjeździe pojawił się jakiś aspekt gospodarczy.

Przy okazji wyjazdu – kup podarunek w PANDORA – piękna biżuteria – skorzystaj z linku

  1. Imprezy i eventy

Tak jak wyjazd z żoną do spa czy hotelu musi być dobrze udokumentowany, tak wszelkie spotkania z klientami czy pracownikami powinny być opisane. Koniecznie musisz umieć wykazać, że konkretny wydatek jest związany z działalnością. Trudno będzie zaliczyć do firmowych wydatków wyjście do klubu nocnego 😊 lub kręgielnię.

>>> Zamów kartę REVOLUT, najlepszą kartę do płatności za granicą i w necie – REVOLUT BIZNESNAOSTRO.pl

  1. Czy catering można wrzucić w koszty?

Jeśli jako właściciel firmy budowlanej zamawiasz codziennie obiady dla swoich robotników, które są dostarczane na plac budowy, oczywiście będziesz mógł je wliczyć w koszty jeśli udokumentujesz je fakturą. Catering może być też osobną pozycją podczas większej imprezy. Jeśli zamawiasz posiłki poprzez serwis pośredniczący, to faktura wystawiona przez operatora też będzie zaliczona do kosztów cateringu.

  1. Diety na wyjazdach

Jeśli często wyjeżdżasz, możesz rozliczać diety. To nie to samo co zakup wyżywienia w restauracji. Za każdy wyjazd przysługuje ci możliwość odliczenia konkretnej kwoty. (ok. 20 zł za każdy dzień). Pamiętaj, że opłaca się to tylko wtedy gdy naprawdę dużo jeździsz do klientów.

  1. Kolacja dla kontrahentów w twoim domu, grill dla partnerów biznesowych

A co z grillem dla kontrahentów lub kolacją przygotowaną samodzielnie? Jeśli będziesz w stanie udowodnić, że faktycznie produkty spożywcze, które kupiłeś zostały wykorzystane do przygotowania kolacji dla kontrahentów, możesz swobodnie to wliczyć w koszty. Podobnie będzie ze przyjęciem przy grillu. Zakup dwóch kilogramów karkówki i przekąsek nie powinien zaskoczyć urzędników skarbowych. Ważne by nie przesadzić. Jeśli okaże się, że takie kolacje robisz co tydzień, lub kilkanaście razy w miesiącu „wrzucając w koszty” całość zakupów spożywczych używanych przez twoją rodzinę, narazisz się na spore sankcje urzędników.

  1. Koszty księgowości

Koszty księgowości to jeden z podstawowych wydatków. Jeśli obsługuje cię „księgowy z krwi i kości” zapytaj czy możesz zapłacić mu za cały pierwszy kwartał z góry albo nawet za cały rok z góry, przy okazji negocjując rabat). Jeśli się na to zgodzi i wystawi ci fakturę, skutecznie i legalne obniżysz sobie podatek. Gdy korzystasz z księgowości online, kup dostęp do systemu także płacąc z góry za rok. Rabat jest wtedy bardzo duży, a fakturę otrzymasz od razu. I jeszcze w grudniu wliczyć ją w koszty.

>>>Spowolnienie w gospodarce. Jak przygotować małą firmę na gorsze czasy? 10 zasad małego przedsiębiorcy na przetrwanie trudności

 

  1. Opłaty administracyjne w kosztach firmy

Opłaty za zezwolenia, koncesje, czy opłaty skarbowe również są kosztem działalności. W takim wypadku nie dostaniesz faktury. Wystarczy jednak potwierdzenie zapłaty takiego zobowiązania (np. w formie potwierdzenia przelewu). A skoro już przy opłatach administracyjnych jesteśmy. W koszty działalności nie możesz wrzucić wszelkiego rodzaju mandatów i kar nałożonych przez urzędników. Jeśli więc podczas podróży do klienta przekroczyłeś prędkość albo zostałeś ukarany za złe parkowanie, niestety nie będziesz mógł zaliczyć tego w poczet wydatków firmowych.

  1. Pensje pracowników w kosztach

Kosztem są też wszelkie wydatki poniesione na pracowników. Nie ma tu znaczenia czy są zatrudnieni na umowie o pracę, wykonują zlecenie czy podpisujesz z nimi umowę o dzieło.

  1. Koszt towaru, zniszczenie albo kradzież

Jeżeli sprzedajesz towar możesz mieć pokusę, by pod koniec roku zapełnić magazyny. Przecież zakup towaru jest kosztem, a ty chcesz obniżyć podatek. Nic bardziej mylnego. Na koniec roku podatkowego musisz sporządzić spis z natury (remanent), w którym wykazujesz wartość towarów. Tych, które nie sprzedałeś nie możesz wliczyć w koszty. Trochę inaczej będzie w przypadku zniszczenia lub kradzieży. W pierwszej sytuacji sporządzamy protokół zniszczenia i produkty, których nie będzie można sprzedać odliczamy. Jeśli doszło do kradzieży, konieczna będzie dokumentacja (np., policji i remanent z wykazaniem co zostało ukradzione). Czasem pod koniec roku niektórym firmom, dziwnym trafem giną różne rzeczy. Strata taka musi być jednak niezawiniona przez podatnika. Co istotne każda taka sytuacja oceniana jest indywidualnie. Dlatego…nie rekomenduję rozpoznawania zniszczonych towarów w stracie firmy

  1. Ubezpieczenie firmy jako koszt

Każde ubezpieczenie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej będzie mogło być uznane za koszt działalności. Jeśli więc chcesz wykupić od przyszłego roku ubezpieczenie firmy, zrób to już w grudniu. Moment zapłaty składki jest chwilą, w której rozliczysz wydatek. Możesz wliczyć ubezpieczenie firmy od kradzieży, ubezpieczenie samochodu, ubezpieczenie komputera. I tu ważna rada – jeśli prowadzisz działalność w mieszkaniu, sprawdź w swoim ubezpieczeniu co faktycznie obejmuje. Może się bowiem okazać, że w ramach ubezpieczenia mieszkania, odszkodowanie zostanie wypłacone tylko wtedy gdy zostanie ukradziony komputer i biurko, które wykorzystujesz do obsługi swojego sklepu internetowego ale nie dostaniesz zwrotu za kradzież 4 kartonów kosmetyków wartych kilka tysięcy złotych, którymi handlujesz. Ogólne warunki ubezpieczenia to coś co koniecznie musisz przeczytać. Kosztem działalności nie może być jednak ubezpieczenie na życie (jeśli kupujesz je dla siebie). Gdy grupowo ubezpieczasz pracowników, jak najbardziej możesz wliczyć to w koszty. Podobnie jest z prywatnymi ubezpieczeniami zdrowotnymi.

>>> Sprawdź ubezpieczenie w AXA – kliknij w LINK

  1. Czy kredyt może być kosztem podatkowym?

Planujesz inwestycję w przyszłym roku? Chcesz posiłkować się kredytem? Możesz dzięki temu odrobinę obniżyć swój podatek. Choć sam kredyt nie jest kosztem podatkowym, to są nim już odsetki i wszelkie opłaty związane z jego udzieleniem. Czyli np. prowizja. Jeśli więc masz dwa kredyty o takim samym koszcie, zdecyduj się na ten z wyższą prowizją. Zapłacisz ją od razu (a nie jako koszt odsetek rozliczanych co miesiąc. Dzięki temu będziesz mógł odliczyć więcej od podatku

  1. Umowa leasingowa

Jeśli chcesz mieć koszty podatkowe i planujesz inwestycje, a nie jesteś przekonany do kredytu, rozważ zakup drogich maszyn, czy urządzeń finansując je leasingiem. Jeśli i tak będziesz kupował takie urządzenia, podpisz umowę leasingową już w tym roku. Poza korzyściami podatkowymi odniesiesz również korzyści finansowe – leasing bowiem nie naruszy twojej płynności finansowej tak mocno jak zakup za gotówkę.

>> 

Jak przygotować firmę do sezonu grzewczego? Węgiel, gaz, olej opałowy, czy energia elektryczna – co będzie najlepsze?

  1. Strata podatkowa z zeszłego roku

Jeśli w zeszłym roku twoja firma była na minusie, możesz to uwzględnić w rozliczeniu za ten rok. Strata podatkowa bowiem „nie przepada” i można ją rozliczać przez 5 kolejnych lat podatkowych.

  1. Reklama firmy w Internecie

Chodzi tu przede wszystkim o reklamy FB, Adwords. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku Google, czy Facebooka faktury za reklamy wystawiane są przez podmioty zagraniczne. Takie faktury różnią się od tych wystawianych przez polskie firmy. W ramach reklamy możesz też już teraz zamówić produkcję firmowego bloga (jeśli potrzebujesz mojej oferty w tym zakresie, napisz maila). „Potrzebnym” kosztem może okazać się zamówienie zdjęć lub filmów produktowych. Zleć takie usługi już teraz i wpłać zaliczkę (na którą dostaniesz fakturę)

W grudniu sporo firm zamawia też gotowe teksty na bloga lub artykuły. To element skutecznej reklamy firmy w Internecie (takie produkty również może przygotować dla Ciebie mój zespół)

  1. Spotkania branżowe, targi

Jeśli w przyszłym roku planujesz wystawiać się na targach, chcesz wziąć udział w branżowym spotkaniu, zainteresuj się tym już teraz. Zarezerwuj miejsce, a koszt takiego wydarzenia skutecznie obniży twój podatek

  1. Wydatki na tradycyjną reklamę

W przypadku lokalnego biznesu znakomicie sprawdza się tradycyjna reklama. Może to być baner reklamowy, ulotka. Jeśli prowadzisz budkę z kebabem, fitness klub czy szkołę językową, ulotka jest wciąż najlepszą formą reklamy dla takich biznesów.

  1. Projekt reklamy

Jeśli nie jesteś jeszcze gotowy by zlecić reklamę, wystarczy zamówienia projektu. Już sama koncepcja logotypu jest kosztem podatkowym.

  1. Koszt produkcji strony internetowej to nie tylko wydatek na jej stworzenie

Jako przedsiębiorca możesz zamówić stronę internetową, którą ktoś zrobi dla Ciebie od podstaw. Nie zapominaj jednak, że wszelkie dodatki do strony, gotowe szablony, płatne wtyczki, również są kosztem działalności. W tym przypadku również zwróć uwagę, że faktura wystawiana jest przez zagraniczny podmiot. Ważne, by wpisując dane płatności używać nazwy swojej firmy, a nie tylko imienia i nazwiska. Pamiętaj też o NIP, gdy jest możliwość jego wpisania.

  1. Hosting strony, domena

Pod koniec roku przejrzyj umowy z dostawcami hostingu, domen internetowych. Jeśli możesz sobie na to pozwolić, sprawdź czy wszystkie domeny i hostingi są rozliczane w kosztach twojej firmy. Sam jestem właścicielem kilkunastu domen internetowych, ale dopiero niedawno zrobiłem ich cesję na moją firmę.

  1. Firmowe gadżety z logo

W grudniu możesz zamówić gadżety z logo firmy i wysłać je w formie podarunku dla kontrahenta. Jeśli zdążysz przed świętami, może to być fajny prezent Gwiazdkowy. Pamiętaj jednak, że wartość takiego podarku nie powinna być duża. Jeśli sprezentujesz bardzo ekskluzywny prezent, to może to być uznane jako koszt reprezentacji. A taki nie będzie uznany jako koszt podatkowy.

Jeśli chcesz kupić prezent dla kontrahenta, możesz skorzystać z wysokiej jakości produktów ze skóry marki Wittchen. Kupując je poprzez linka, otrzymam niewielkie wynagrodzenie, dzięki któremu mogę tworzyć jeszcze więcej ciekawych treści – SKÓRZANE PRODUKTY WITTCHEN

  1. Faktury przychodowe „przerzuć” na nowy rok

Możesz się umówić z kontrahentem, że fakturę za usługę zrealizowaną w grudniu wystawisz mu dopiero w styczniu. Istotne jest jednak, by usługa była zakończona w styczniu, np. pierwszego. Jeśli chcesz coś kupić po nowym roku, spróbuj namówić kontrahenta, by wystawił fakturę już w grudniu.

  1. Przekaż darowiznę

Jako przedsiębiorca możesz też przekazać darowiznę np. dla organizacji charytatywnej lub kościoła. Warto pamiętać jednak, że wysokość takiego datku na cele kultu religijnego i na krwiodawstwa nie może przekroczyć 6% uzyskanego w danym roku dochodu. Darowizna na cele charytatywno – opiekuńcze kościoła może być odliczona w całości.

  1. Jednym słowem, zapłać wszystkie abonamenty, z których na pewno będziesz korzystał z góry

Koszty energii elektrycznej, telefony czy Internet, a także dostęp do przeróżnych aplikacji, czy dzierżawa oprogramowania sklepu internetowego rozliczane są zwykle co miesiąc. I tak będziesz musiał w przyszłym roku te koszty ponieść. Umów się z dostawcami, że zapłacisz z góry za cały przyszły rok (lub przynajmniej za kilka miesięcy). Dzięki temu obniżysz sobie dochód w firmie, uregulujesz płatności, które i tak musiałbyś ponieść, a przy okazji masz szansę na niższą cenę. Przy płatności z góry będziesz mógł bowiem wynegocjować lepszą cenę.

  1. Sprawdź, czy masz zaksięgowane wszystkie faktury

Wydatki, które ponosisz w danym roku, które są potwierdzone fakturą, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zobacz, czy każda płatność, która wyszła z konta firmowego ma pokrycie w fakturach. Jeśli jakiś dokument zaginął, niezwłocznie poproś o duplikat. Tylko wtedy będziesz mógł wliczyć taki wydatek w koszty działalności.

  1. Zakup majątku za gotówkę

Przedsiębiorcy, którym zależy na niższym podatku dochodowym pod koniec roku wybierają się na zakupy. Biorą kolejne samochody w leasing, kupują nowe komputery i wyposażenie. Zanim to zrobisz, zastanów się kilka razy. Czy kolejny samochód firmowy jest faktycznie potrzebny, czy robisz to wyłącznie „dla kosztów”? Chodzi tu głównie o samochody „właścicieli” i kupowane „dla rodziny”, a niekoniecznie dla sprzedawców mobilnych, którzy codziennie jeżdżą sprzedawać twoje produkty. Czy musisz koniecznie kupować nowe zestawy komputerowe po kilka tysięcy złotych za sztukę?

Pasja i wytrwałość w biznesie. Skąd brać pieniądze na rozwój firmy i jak długo czekać na zysk?

Pamiętaj, że samochody czy inne ruchomości generują koszty. Co miesiąc będziesz musiał płacić ratę leasingową, ponosić koszty eksploatacyjne. Tylko dlatego, że zdecydowałeś się w jednym roku obniżyć podatek. Jeśli jesteś zdecydowany na to, by obniżyć podatek kupując nowy samochód do firmy (np. w formie leasingu) skonfiguruj umowę tak by zaoszczędzić na podatku. Jak to zrobić?

Jeśli kupujesz samochód w grudniu, wybierz opcję wyższej wpłaty własnej gdy korzystasz z leasingu Całą wartość faktury wliczysz w koszty od razu. Pamiętaj też, że samochody używane, tj. takie które mają ponad 6 miesięcy amortyzują się dwukrotnie szybciej.

>>> 10 przykładów jak znaleźć pieniądze na uruchomienie swojej firmy

  1. Amortyzacja

Wszystko co kupiłeś do firmy i jest droższe niż 10.000 zł netto może być wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Dzięki temu majątek ten podlega amortyzacji czyli stopniowemu ujmowaniu w kosztach. Można jednak dla konkretnych przypadków odliczyć cały wydatek od razu. Tak jest np. z majątkiem tańszym niż 10.00 zł. Taki wydatek musi jednak należeć do jednej z grup wymienionych w ustawie. Chodzi tu np. o maszyny ogólnego zastosowania, środki transportu z wyłączeniem samochodów osobowych, narzędzia i wyposażenie.

Ponadto, roczny limit odpisów dokonywanych już w miesiącu oddania do użytkowania wynosi 50 000 euro w przypadku środków trwałych Innych niż samochody osobowe i nieruchomości.

  1. Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę

Jeśłi zarabiasz sporo i nie za bardzo masz jak „robić koszty” możesz spróbować firmy w formie spółki z o.o.. Tutaj podatek dochodowy CIT wynosi 9 proc. I przy odpowiedniej konstrukcji spółki, nie zapłacisz więcej podatku niż ta wartość.

  1. Składki członkowskie

Pamiętaj, że jeżeli przynależysz do jakiejś organizacji, a członkostwo w niej ma charakter obowiązkowy, np. Krajowa Izba Doradców Podatkowych czy Polska Izba Inżynierów Budownictwa składki możesz zaliczyć do kosztów podatkowych. W skali roku mogą być to realne koszty, które zobligowany jesteś ponosić i nie zawsze ujmujesz je w kosztach firmy.

JAK TO ZROBILI: Jak zostać Rockefellerem czyli niezwykły model biznesowy małej firmy pożyczkowej

  1. Rozliczenie razem z małżonkiem

Nie jest to typowy pomysł na „koszty w firmie”, ale jeśli prowadząc działalność gospodarczą sporo zarobiłeś i istnieje spore prawdopodobieństwo, że „wpadniesz” w wyższy próg podatkowy, możesz rozliczyć się z małżonkiem, który nie pracuje lub zarabia sporo mniej. Wtedy wasze dochody zostaną uśrednione i najprawdopodobniej zapłacisz podatek 17,75 proc. W roku 2019. Oczywiście dotyczy to wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy rozliczają się progresywnie. Nie obejmuje to podatku liniowego

Oczywiście różne rodzaje działalności mogą skorzystać z różnych możliwości odliczeń. Podziel się swoimi sposobami optymalizacji podatkowej. Może uda nam się razem powiększyć tę listę do 100 przykładów?

——

*Tekst ma charakter publicystyczny i edukacyjny i nie stanowi doradztwa podatkowego. Pamiętaj, że każdy przypadek należy oceniać indywidualnie.

Konsultacja merytoryczna: Samir Kayali, Doradca Podatkowy