Najlepsza księgowość dla małej firmy. Prowadzić księgowość samemu czy z biurem rachunkowym? Jak wybrać biuro rachunkowe?

Wielu początkujących przedsiębiorców stoi przed dylematem, czy prowadzić księgowość samodzielnie, czy skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Odpowiedź nie jest łatwa ale postaram się wskazać kilka elementów, które pomogą ci podjąć dobrą decyzję jaka jest najlepsza księgowość dla małej firmy

Najlepsza księgowość dla najmniejszej firmy

Zanim zdecydujesz o formie prowadzonej księgowości, warto zastanowić się jak duże będzie przedsięwzięcie biznesowe, które będziesz prowadzić.  Tutaj ważny będzie sposób rozliczeń podatkowych (czy będzie to ryczałt, karta podatkowa, podatek według skali czy progresywny). Ja skupię się na najpopularniejszym wariancie, czyli rozliczaniu Księgi Przychodów i Rozchodów

Jeśli masz zamiar działać jako freelancer albo obsługiwać kilka firm jako podwykonawca, będziesz działał samodzielnie, bez pracowników, dobrym rozwiązaniem będzie samodzielne prowadzenie księgowości. Tak,tak. Możesz to zrobić sam. Spotkałem wielu ekspertów, którzy przekonują by od początku zlecać poszczególne elementy związane z biznesem, zewnętrznym konsultantom – w tym przypadku księgowym.

Ja jestem zwolennikiem innego modelu. Uważam, że każdy mikroprzedsiębiorca na początku działalności powinien samodzielnie prowadzić sobie rachunki. I nie chodzi tu w ogóle o koszty. Przy mikrodziałalności, gdy wystawiasz maksymalnie kilka faktur miesięcznie i masz niewiele kosztów, warto samemu prowadzić ewidencję księgową. Dlaczego? Zmusza cię to do poznania kilku podstawowych przepisów i pomaga wykształcić określone nawyki  związane z zarządzaniem firmą. Mnie nauczyło skrupulatności. Jako typowy humanista, wcześniej mało uwagi zwracałem na papierologię.  W momencie, gdy samodzielnie prowadziłem działalność, byłem zmuszony zbierać dokumenty księgowe i trzymać je w określonym porządku.

Co jeszcze dało mi to, że sam prowadziłem księgowość? Dość dobrze poznałem podstawowe zasady związane z podatkami, każdego dnia byłem w stanie określić w jakiej kondycji finansowej jest moja firma. Poza tym sporo oszczędzałem. Niecałe 30 zł miesięcznie za dostęp do systemu księgowego był dla mnie znacznym ograniczeniem kosztów. Wiele zdarzeń księgowych jest powtarzalnych dlatego system oszczędza czas dublując określone rozwiązania.

Czego się bałem sam prowadząc księgowość?

Niezależnie od tego czy księgowość prowadzona jest samodzielnie, czy przez biuro rachunkowe, zawsze to ja, jako przedsiębiorca, opowiadam za ewentualne błędy (piszę o tym więcej poniżej, w części dotyczącej biura rachunkowego) Sporo czytałem i w pewnym momencie dość dobrze orientowałem się w zawiłościach mojej działalności. Każdy rodzaj biznesu ma swoją specyfikę dlatego najważniejsze jest poznać elementy, które mogą być różnie interpretowane. We wszystkim pomagały mi  programy księgowe. W jednym z odcinków bezpłatnego mini kursu dla przedsiębiorców, który przygotowałem razem z marką SMEO opowiadam o różnych możliwościach samodzielnego prowadzenia rachunków firmowych. Pobierz wszystkie lekcje i narzędzie do przygotowania budżetu firmowego.

Program do księgowości

Jeśli decydujesz się samodzielnie poprowadzić księgowość, możesz skorzystać z gotowych rozwiązań online. Samodzielnie przetestowałem dwa z nich (WWW.wfirma.pl i WWW.ifirma.pl, a przez jakiś czas korzystałem też z usług TAX CARE). Oba programy mają bardzo zbliżone funkcjonalności. Osobiście korzystam z tego drugiego …firma.pl bo system zapewnia pomoc księgowej (moja firma jest już na tyle duża, że część zadań zlecam księgowej). Na początku jednak wszystkie rachunki prowadziłem samodzielnie. Poniżej przedstawiam ci kilka wybranych programów do księgowości online wraz z cennikiem podstawowych pakietów księgowości

W każdym z programów możemy wystawiać bezpłatnie faktury sprzedażowe , a także wprowadzać faktury kosztowe. System automatycznie księguje je w odpowiednich rejestrach. Automatycznie generowane są też deklaracje podatkowe (miesięczne, kwartalne).  Używanie takich programów wymaga od Ciebie posiadania i stałego aktualizowania wiedzy na temat rachunkowości. W ramach dostępu do narzędzia online otrzymujesz:

• dostęp do wygodnego panelu (ułatwia wprowadzanie i wystawianie faktur);
• pomoc księgowej (zwykle w ograniczonym zakresie)
• możliwość wykorzystania jej podpisu elektronicznego przy deklaracjach i JPK (wystarczy wysłać upoważnienie do urzędu skarbowego).

Prowadzenie księgowości przy pomocy narzędzi dostępnych online jest zdecydowanie najtańszym rozwiązaniem spośród wszystkich wymienionych. Wciąż jednak wymaga od Ciebie posiadania przynajmniej podstawowej wiedzy z zakresu rachunkowości oraz poświęcenia minimum kilku godzin w miesiącu na rozliczenia.

Samodzielnie księgowałem wszystkie dokumenty przez 4 lata. (najpierw przez wfirma, a potem ciągle przez ifirma.pl). Od kilku miesięcy zdecydowałem się na wariant z biurem rachunkowym. (jeśli chcesz otrzymać specjalną ofertę, napisz do mnie.)

Wszystko dlatego, że moja firma rozwinęła się, mam podwykonawców na umowach o dzieło, a od kilku miesięcy sprzedaję też fizyczne produkty (pisałem o tym w tekście o tym jak poprawić płynność finansową). Produkty sprowadzam z zagranicy więc księgowa pomaga „ogarnąć” papierologię. Mógłbym poprowadzić  księgowość samodzielnie ale zajmuje to po prostu za dużo czasu.

Jak wybrać biuro rachunkowe

Jeśli twoja firma nie będzie prowadzona w formie jednoosobowej działalności ale np. spółki z o.o., to jesteś zobligowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości. W takiej sytuacji obligatoryjnie zdecyduj się na obsługę biura rachunkowego.  Prowadzenie takiej formy księgowości jest na tyle skomplikowane, że raczej nie jesteś w stanie zrobić tego samodzielnie.
Zdarzają się przedsiębiorcy, którzy prowadząc działalność gospodarczą, od razu decydują się na skorzystanie z usług biura rachunkowego. Jeśli i ty rozważasz taki wariant, przygotowałem dla Ciebie kilka wskazówek.

Pamiętaj:

1. Biuro księgowe może prowadzić każdy. Wystarczy zaświadczenie o niekaralności i polisa odpowiedzialności cywilnej. Sprawdź, czy biuro rachunkowe objęło ubezpieczeniem również czynności, które nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu (np. rozliczenia z ZUS, prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów.
2. Nawet jeśli podpiszesz umowę o prowadzenie księgowości z biurem rachunkowym, to pełną odpowiedzialność za wszelkie obliczenia, czy ewentualne błędy księgowe, zawsze ponosisz ty. I z tej odpowiedzialności nie zwalnia Cię nawet to, że biuro ma wykupioną polisę OC. Polisa OC biura jest tylko potwierdzeniem, że w razie błędu księgowego istnieje szansa na odszkodowanie. Żeby jednak je otrzymać musisz najpierw pójść do sądu.
3. Nawet jeśli dasz pełnomocnictwo księgowego do sporządzania i podpisywania deklaracji podatkowych w twoim imieniu, a także reprezentowania cię przed urzędami, to i tak ty, jako przedsiębiorca nadal ponosisz konsekwencje, które wiążą się np. z błędnymi zapisami w KPiR (odsetki podatkowe oraz odpowiedzialność karnoskarbowa).

Biuro rachunkowe czy prowadzenie księgowości samemu

Poszukaj księgowego wyspecjalizowanego w obsłudze firm twojej branży. Jeśli masz firmę transportową, poszukaj biura, które obsługuje firmy transportowe, jeśli masz firmę dziennikarską, lepiej wybrać biuro specjalizujące się w takiej dziedzinie.

Pamiętaj, że sporo dobrych biur księgowych nie reklamuje się w internecie. Dobre księgowe mają tylu klientów, że reklama nie jest im potrzebna. Spróbuj poprosić o polecenie jakiegoś biura rachunkowego zaprzyjaźnionego przedsiębiorcę.

Najlepsze biuro rachunkowe dla małych firm

Najczęściej z biurem rachunkowym rozliczamy się płacąc miesięczny abonament. W jego ramach biuro rozliczy nam konkretną liczbę faktur przychodowych i kosztowych (najczęściej po 10 dokumentów w najniższym pakiecie). Przekroczenie założonego limitu to dodatkowa opłata (kilka złotych za każdy dokument).

Kto przechowuje dokumentację księgową?

Przy ustalaniu opłaty warto od razu dogadać się, kto przechowuje dokumentację rachunkową. Wszystkie faktury, możesz mieć ty (i wysyłać do biura księgowego skany w celu ich poprawnego rozliczenia) albo przekazywać oryginały dokumentów do biura rachunkowego, które ma wtedy komplet dokumentów u siebie. Taki wariant wymusza określone obowiązki. Po pierwsze miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej musi być zgłoszone urzędowi skarbowemu, a po drugie przechowywanie oryginałów będzie wymagało wysyłania ich do biura rachunkowego (co generuje koszty, np.kuriera) lub wymaga samodzielnego zawiezienia ich do księgowej.

W jaki sposób można kontaktować się z księgową

Czy kontakty z księgową ograniczają do pisania maili, czy możesz porozmawiać z nią przez telefon. Jak szybko otrzymasz odpowiedź. Moja księgowa odpisuje na maile, kontakt telefoniczny jest dość ograniczony.

Do kiedy musisz wysłać dokumenty i kiedy otrzymasz rozliczenie?

Bardzo ważnym punktem przy wyborze biura księgowego może być czas rozliczeń. Część biur określa, żeby przekazać komplet dokumentów za dany miesiąc, do 5 lub 10 następnego miesiąca. Jeśli prowadzisz księgowość samodzielnie, rachunki możesz wprowadzać na bieżąco. W tym wypadku dostajesz rozliczenia miesięczne. Jeszcze ważniejsze jest to, kiedy otrzymasz rozliczenie. Moja księgowa rozliczenie wysyła mi do 15-16 dnia miesiąca. Dzięki temu mam sporo czasu na przygotowanie pieniędzy na podatki (zaliczka na podatek dochodowy i VAT),choć raczej nie mam z tym problemu, o czym mogłeś przeczytać w tekście „15 rzeczy, które pomogą poprawić płynność finansową”. Dlaczego to tak ważne? Przez kilka miesięcy byłem obsługiwany przez księgową, która rozliczenia przesyłała mi 20,, czyli w dniu, w którym trzeba było zapłacić zaliczkę podatku. To było karygodne dlatego nasza współpraca trwała krótko. Pamiętaj jednak, że takie sytuacje mogą się zdarzyć.

Czy biuro księgowe ma system online czy musisz dostarczać papierowe dokumenty?

Część biur rachunkowych (tak jak moje obecne) ma w pełni funkcjonalny system księgowy.  Faktury wystawiane kontrahentom automatycznie zapisują się w systemie. Nie muszę korzystać z innego programu do wystawiania faktur. To spore ułatwienie. Jeśli biuro nie ma takiej funkcji, musisz wystawić fakturę papierową lub przy pomocy specjalnego program do wystawiania faktur (pamiętaj, że nie wszystkie są połączone z programami księgowymi).

Czy biuro rachunkowe ma w swojej załodze doradcę podatkowego?

Pamiętaj, że księgowa odpowiada wyłącznie za poprawne wprowadzenie do systemu księgowego faktur i innych dokumentów. Nie ponosi odpowiedzialności za żadne porady związane np. z optymalizacją podatkową. Jeśli zastosujesz rozwiązania proponowane przez biuro rachunkowe, zawsze i tak to ty ostatecznie poniesiesz odpowiedzialność. Moja księgowa w przypadku kwestii spornych zawsze radzi uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Możesz też skorzystać z pomocy doradcy podatkowego. Jego usługi są jednak dosyć drogie. Sporo biur rachunkowych pomaga też założyć działalność, podpowiada jaką formę opodatkowania wybrać itd. To dość ważny element.

Moja biznesowa przygoda to samodzielnie prowadzenie księgowości, współpraca z kilkoma biurami rachunkowymi, a ostatecznie połączenie samodzielnego księgowania z biurem rachunkowym online. Pamiętaj, że biuro rachunkowe możesz zmienić każdym momencie choć bez wątpienia najwygodniejszym momentem dla obu stron jest początek nowego roku podatkowego.

A jakie ty masz doświadczenia związane z księgowością? Co powoduje, że prowadzisz księgowość samodzielnie, a co skłania cię do  skorzystania z biura rachunkowego? Podziel się w komentarzu swoją opinią.

Partnerem cyklu edukacyjnego poświęconego płynności finansowej, w ramach którego przygotowałem 5 darmowych mini lekcji video jest SMEO,  marka oferująca usługę mikrofaktoringu

Jak poprawić płynność finansową