Przedsiębiorca prowadzący działalności gospodarczą musi dokumentować sprzedaż. Zależnie od branży będziesz dowodem potwierdzającym sprzedaż będzie paragon lub faktura. Fakturę lub paragon powinna też wystawić osoba, która prowadzi tzw. działalność nierejestrowaną. Jak wybrać najlepszy program do wystawiania faktur i paragonów?

Wielu z was pyta jak wybrać najlepszy program do wystawiania faktur? Pytanie jest zasadne ponieważ na rynku dostępnych jest bardzo wiele rozwiązań, które ułatwiają wystawianie dokumentów sprzedaży. Postanowiłem przyjrzeć się kilku z nim i podpowiedzieć wam, na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do fakturowania.

Jak wybrać program do wystawiania faktur

Na początek jednak należy się wam wyjaśnienie. W materiale opisuję wyłącznie programy, które pozwalają wystawiać dokumenty sprzedażowe, tj. paragony, rachunki, faktury, noty księgowe itd. Możemy wybierać darmowe programy do wystawiania faktur i rachunków, a także płatne, których koszt zależy od liczby wykorzystanych opcji czy liczby faktur wystawianych co miesiąc. Oczywiście wiele programów do wystawiania rachunków i faktur jest częścią większych programów do księgowości. Każdy wystawiony dokument automatycznie zapisywany jest wtedy w systemie i pomaga nam księgować wszelkie rozliczenia. Taki program do księgowości (który dokładnie opisuję w materiale Najlepsza księgowość dla małej firmy. Prowadzić księgowość samemu czy z biurem rachunkowym? Jak wybrać biuro rachunkowe?) pozwoli efektywniej poprowadzić wszelkie rozliczenia samodzielnie (jeśli czujesz się na siłach robić to sam) Jeśli jednak rachunkami zajmuje się księgowa, wystarczy ci dobry program do faktur. Nie ma wtedy konieczności opłacania abonamentu za dostęp do programu księgowego, czy też wszystkich faktur kosztowych i deklaracji (bo te dokumenty ma twoja księgowa). Szczególnie, że wiele programów do faktur ma darmowe wersje demo.

Program do faktur dla małej firmy usługowej

Warto pamiętać, że samodzielny program do faktur w podstawowej opcji pozwala tworzyć dokumenty sprzedażowe (faktury, rachunki, faktury proforma itd.). Nie ma funkcji prowadzenia księgowości, w większości wypadków nie wystawisz też dokumentów pobocznych, takich jak wezwanie do zapłaty. Jeśli nie prowadzisz swojej księgowości samodzielnie, wystarczy ci dobry program do wystawiania faktur.

Najlepszy program do faktur dla jednoosobowej działalności

Jeśli prowadzisz małą firmę albo dopiero zaczynasz przygodę z biznesem i będziesz sam wystawiał dokumenty sprzedaży, warto skorzystać z programu do faktur. Warto pamiętać, że faktury lub rachunki powinna wystawiać osoba, która prowadzi tzw. działalność nierejestrowaną. Choć nie prowadzi ona formalnej księgowości, odbiorcy takiego „przedsiębiorcy na próbę” będą oczekiwać wystawienia dokumentu. Kto jeszcze na tym skorzysta?

Program do faktur to znakomite narzędzie:

– dla samozatrudnionych, którzy wystawiają miesięcznie jedną lub dwie faktury

– dla wszystkich, którzy księgowanie rachunków zlecają biuru księgowemu i dostarczają faktury kosztowe w formie tradycyjnej do biura księgowego

– dla tych, którzy prowadzą sprzedaż w sklepie internetowym i faktury generują się „automatycznie” przez system sprzedażowy sklepu

– dla tych, którzy prowadzą działalność nierejestrowaną. Choć sami nie  są zobowiązani do rozliczeń w formie księgowości (uproszczonej lub pełnej), to jednak muszą wystawić dokumenty, które potwierdzają sprzedaż. Choćby w celu ustalenia czy spełniają konkretne założenia związane np. nieprzekraczaniem 50% najniższego dochodu

>>> Najlepsza księgowość dla małej firmy. Prowadzić księgowość samemu czy z biurem rachunkowym? Jak wybrać biuro rachunkowe?

Program do faktur powinien być dopasowany do konkretnej działalności. Bardzo rozbudowany będzie niewykorzystany w prostej działalności, a ten najprostszy może nie mieć funkcji potrzebnych w firmach, które np. handlują z zagranicznymi kontrahentami. Na co więc zwrócić uwagę?

  • Jedną z podstawowych, a zarazem bardzo przydatnych funkcji programu do faktur jest możliwość sprawdzenia poprawności danych kontrahenta dzięki numerowi NIP. Jeśli znamy numer NIP program do faktur samodzielnie zaimportuje nazwę i adres kontrahenta, czyli dane niezbędne w każdym dokumencie sprzedaży.
  • Czy program do faktur ma ograniczenia w liczbie wystawionych dokumentów. Programy do fakturowania zwykle dostępne za darmo. Czasem jednak mają ograniczenia w liczbie wystawianych miesięcznie faktur. Jeśli nie chcesz limitu, za dostęp do programu zapłacisz kilka złotych miesięcznie.
  • Czy program jest na bieżąco aktualizowany – przepisy w naszym kraju często się zmieniają. Sprawdź więc czy konkretna wersja odpowiada aktualnym wymogom
  • Łatwość użytkowania, przejrzystość – to szczególnie ważne dla początkującego przedsiębiorcy. Chodzi o to by łatwo można było znaleźć potrzebne funkcje.
  • Możliwość wystawienia faktury przez smartfona – musimy mieć szansę wystawienia dokumentów sprzedaży nie tylko przez komputer
  • Czy jest możliwość wystawiania dokumentów sprzedażowych w walutach?
  • Czy jest możliwość wystawienia rachunku, a także różnych rodzajów faktur (np. faktura marża, faktura korygująca)
  • Zwróć uwagę w jaki sposób są zabezpieczone dane
  • Wygląd faktur (jak dużo możliwości szablonów faktur i rachunków pozwala stworzyć system)

Pamiętaj, że program do faktur musisz wybrać sobie sam. Musi być prosty w obsłudze. Warto przetestować samodzielnie każdy z nich.  Szczególnie, że test nic nie kosztuje. Załóż konto w kilku aplikacjach i porównaj ich funkcjonalności.

Poniżej znajdziesz zestawienie najpopularniejszych programów do wystawiania rachunków i faktur. Korzystałem z wszystkich tych programów. Na bieżąco używam jednak INFAKT.