Dobre biuro rachunkowe to ogromna pomoc w prowadzeniu firmy. O zaletach dobrej księgowej przekonujemy się już po kilku tygodniach współpracy. I nie chodzi tylko o poprawność rozliczeń i terminowość wysyłanych deklaracji. To również inne elementy. Te, na które rzadziej zwracamy uwagę. A powinniśmy.

Wybór biura rachunkowego początkujący przedsiębiorcy traktują czasem jako zło konieczne. „Kto ogarnie moje formalności, kto będzie rozliczał moją firmę”? Takie i podobne sformułowania można znaleźć na forach internetowych poświęconych zakładaniu firmy. Zwykle zwracamy uwagę na cenę albo polegamy na rekomendacjach znajomych.

Raz wybrane biuro rachunkowe towarzyszy nam już kilka lat. Mówi się, że klient firmy księgowej jest bardzo lojalny, a odejścia są bardzo rzadkie. Głównie ze względu na to, ze przyzwyczajamy się do określonego sposobu obsługi. Wiele biur skupia się jednak na pozyskiwaniu klientów wśród tych osób, które dopiero zamierzają założyć firmę lub zrobiły to niedawno. Za mało jest tych walczących o przejęcie klienta.

CZYTAJ TAKŻE: Najlepsza księgowość dla małej firmy. Prowadzić księgowość samemu czy z biurem rachunkowym? Jak wybrać biuro rachunkowe?

W rozwiązaniu problemu nie pomaga też uwolnienie rynku księgowych. Konkurencja jest spora, głównie jednak za sprawą małych biur, które rywalizują wyłącznie niską ceną. Na co więc zwracać uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

  1. Rekomendacje biura rachunkowego – czy pamiętasz o specjalizacji?

Zdecydowanie najważniejszym elementem są rekomendacje. Co jednak istotne, warto zweryfikować, kto tych rekomendacji udziela. Nawet jeśli biuro rachunkowe obsługuje firmę naszego najlepszego przyjaciela i jest on zadowolony z jakości, nie jest to gwarancją, że i w naszym przypadku tak będzie. Dlaczego? Każda firma ma swoją specyfikę. Zupełnie inaczej rozlicza się firmę transportową, trzy sklepy spożywcze i firmę blogera.

Przy wyborze księgowego zapominamy o specjalizacji branżowej. Jeśli szukasz rekomendacji, nie zwracaj bacznej uwagi na polecających, „którzy prowadzą firmy” ale doceń opinie tych, którzy działają w twojej branży. Zwróć też uwagę na to, czy księgowy jest np. w społeczności skupiającej biura rachunkowe obsługujące daną branżę.

  1. Przerwa w świadczeniu usług księgowych

Są na rynku biura rachunkowe, które zastrzegają sobie przerwę w świadczeniu usług księgowych w momencie opóźnienia płatności lub niedostarczenia dokumentów w ustalonym terminie. Oczywiście taka przerwa w świadczeniu jest jak najbardziej zgodna z prawem. Czy zdajesz sobie sprawę z konsekwencji, które czekają Cię, gdy w terminie nie zostanie złożona deklaracja albo opłacony podatek? A to wszystko „ogarnia” dla Ciebie księgowy. Zwróć więc uwagę na to, kiedy Twój księgowy zaprzestanie prowadzić dokumentację. I jakie opóźnienie w płatności jest możliwe?

  1. Ile masz czasu?

Przy współpracy z księgowym bardzo ważnym elementem jest określenie czasu, który masz na kontakty dotyczące rachunków twojej firmy. Pamiętaj, że to Twoim, jako przedsiębiorcy obowiązkiem jest dostarczyć wszystkie dokumenty i rachunki księgowemu. Dokonałeś dziwnej transakcji, kupiłeś za firmowe pieniądze biżuterię dla żony? To wszystko musisz przekazać księgowemu. Zapłaciłeś gotówką za parking firmowy? Również w tym przypadku księgowy musi o tym wiedzieć.

Korzystając z firmowego rachunku bankowego, pamiętaj aby zawsze na czas poinformować  o wszystkim swojego księgowego. Dokonałeś transakcji, co do której nie masz pewności czy jest wydatkiem firmowym? Skontaktuj się ze swoim księgowym. Często dopiero w praktyce okazuje się, że przygotowanie wszystkich dokumentów, czy zestawień zajmuje sporo czasu. Pamiętaj, księgowy nie zbierze Twoich faktur i rachunków (w ogromnej większości przypadków).

Księga przychodów i rozchodów w działalności

Odpowiada on za to by poprawie je zapisać w księdze przychodów i rozchodów lub w księgach handlowych, ale opiera się wyłącznie na dokumentach, które Ty mu dostarczasz. Jeśli jakiegoś dokumentu nie będzie, to księgowanie nie będzie właściwe. I tu dochodzimy płynnie do kolejnego punktu

Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest to z jakiego oprogramowania korzysta nasze biuro rachunkowe. Często wystawiamy faktury w jednym programie, faktury zakupowe gromadzimy w drugim, a do to tego dochodzą przelewy bankowe czy też obsługa e-sklepu. A teraz dodajmy do tego te systemy  których używa księgowy i zastanówmy się ile czasu księgowy musi poświęcić na naszą firmę i skonwertowanie tego do jednej bazy?

Jak wiadomo czas to pieniądz, zatem każda z tych cennych minut to kolejne kilka złotych dopisane do naszego rachunku za usługi księgowe. A przy takiej ilości danych i źródeł, to nieraz kilka godzin pracy i tym samym kilkadziesiąt lub kilkaset złotych mniej w portfelu.

Czy da się jakoś tego uniknąć? Okazuje się, że tak!  Często rozwiązanie jest darmowe i na wyciągniecie ręki a wystarczy tylko zapytać. Przykładem efektu synergii i wewnętrznych rozwiązań już po stronie dostawcy systemów ERP jest firma Comarch. Czy to działa i nic nie kosztuje? O dziwo okazuje się, że tak.

Comarch ERP XT

Schemat jest bardzo prosty: Wystarczy, ze biuro rachunkowe działa na programie Comarch ERP Optima (zapytaj księgowego) a Ty decydujesz się na program Comarch ERP XT. Dzięki autorskiemu (i co ważne darmowemu) rozwiązaniu jakim jest system Internetowej Wymiany Danych, biuro rachunkowe otrzymuje automatycznie w swoim systemie wszystkie dokumenty jakie wprowadzisz do swojego programu do zarządzania firmą.

Dzięki temu odpada po Twojej stronie problem z dostarczaniem papierowych dokumentów, a po stronie biura ich ręczne „wklepywanie”. Wystarczy jeden przycisk i Twoje dokumenty trafiają już bezpośrednio do systemu na jakim pracuje księgowy. W zamian biuro po weryfikacji dokumentów (dzięki technologii OCR biuro może otrzymywać zdjęcia Twoich faktur) wysyła Ci powiadomienie do  Twojej aplikacji o wysokości zobowiązań podatkowych.

Ile czasu zajmuje księgowość?

Brzmi prosto? Takie też jest. A to nie wszystko, bowiem swój program możesz zintegrować z e-sklepem, czy też korzystając z usługi webserwisu ze swoim rachunkiem bankowym. Zarówno Ty jak i Twój księgowy, oszczędzicie czas i pieniądze. Przeliczyłem ostatnio czas, który tracę na to by zebrać wszystkie dokumenty do miesięcznego rozliczenia.

Średnio na jeden dokument musiałem przeznaczyć 2 minuty. Przy 100 dokumentach miesięcznie, to prawie trzy i pół godziny pracy, które są dla mnie kosztem. Właśnie dlatego zdecydowałem się na system ERP, który pomaga mi zarządzać firmą. O tym jak wybrać dobry system ERP pisałem w jednym z ostatnich materiałów. 

Zdecydowanie oszczędzam czas bo wszystko mam w jednym miejscu. Mało tego, nie muszę wysyłać dokumentów w pdf księgowemu bo na bieżąco ma wgląd w dokumenty. Zwróćmy uwagę na to, że plik przesyłany przez chmurę z jednego ERP do drugiego jest dużo lepiej chroniony, niż zwykły email z PDF. E-mail można łatwo przechwycić, podmienić załącznik lub też numer rachunku bankowego na fakturze w PDF i stracić w ten sposób pieniądze.  Co nie mniej ważne (przynajmniej dla mnie), nie muszę czekać na koniec miesiąca by wiedzieć w jakiej kondycji jest moja firma.

Na bieżąco mogę to sprawdzać właśnie dzięki podpiętym modułom ERP. System ERP dużego dostawcy, który jest aktualizowany zawsze odpowiada bieżącym przepisom. Mało tego. Da się „podłączyć” do wielu systemów oferowanych przez mniejszych dostawców. Dobry księgowy, dzięki analizie sytuacji w firmie na bieżąco, efektywniej przypomni o brakujących dokumentach czy konieczności dokonania uzupełnień. I nie będzie już możliwa sytuacja, gdy dzień przed rozliczeniem podatku dostajesz informację o tym, że jakiegoś ważnego dokumentu kosztowego brakuje i nie możemy go uwzględnić.

  1. Zakres ubezpieczenia OC

Kilka razy na moim blogu podkreślałem, że niezależnie od tego jakiego księgowego zatrudnisz, z jakim biurem rachunkowym podpiszesz umowę, to i tak zawsze to ty, jako przedsiębiorca ponosisz pełną odpowiedzialność za wszelkie pomyłki czy skutki błędnych rozliczeń. Oczywiście, biura rachunkowe chwalą się posiadaniem ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, które pozwala uzyskać odszkodowanie za błędy ale czy ktoś z was kiedykolwiek zweryfikował zakres takiego ubezpieczenia? Czy wiesz, w jakich sytuacjach odszkodowanie może być wypłacone? Sądzę, że nie zdajesz sobie sprawy jak poważne to zagrożenie dla twojego biznesu. Nie mówiąc już o tym, że samo posiadanie ubezpieczenia OC nie powoduje, że od razu zostanie naprawiona szkoda wynikła z błędu biura rachunkowego. W przypadku biura rachunkowego musisz najpierw wygrać sprawę sądową, a dopiero potem zapada decyzja o wypłacie (lub nie) odszkodowania.

Artykuł powstał we współpracy z marką Comarch ERP

 

You may also like