Koszty początkowe biznesu. Jak obliczyć ile trzeba wydać na uruchomienie firmy?

Koszty początkowe biznesu to nie tylko wydatki związane z formalnościami, które musisz wypełnić by stać się przedsiębiorcą. To również pierwsza partia towaru, biuro i wszystko to, bez czego nie da się ruszyć. Jak oszacować koszty początkowe i jak dobrze przygotować się do prowadzenia firmy?

Koszty rejestracji firmy

Zanim zajmiesz się biznesem na poważnie, warto policzyć ile pieniędzy będziesz potrzebował na start. Innymi słowy, jakie koszty początkowe biznesu cię czekają. Są biznesy, kiedy w pierwszym okresie wystarczy odłożone 5 tys. złotych ale są i takie, gdy kilkaset tysięcy będzie zbyt małą kwotą. Ja jednak chciałbym poruszyć tutaj najczęściej występujące przypadki, czyli nieskomplikowaną działalność usługową, prosty handel i temu podobne działania. Raczej nie będę chciał zajmować się w tym materiale poważniejszymi i bardziej kapitałochłonnymi biznesami.

Na początek polecam ci przygotowanie prostego zestawienia kosztów początkowych, które musisz ponieść. Ich wysokość będzie zależeć oczywiście od tego, czym chcesz się w biznesie zajmować.

Pierwszy biznes

A ponieważ pierwszy biznes z reguły jest mały chciałbym ci uświadomić, że ma on decydujący wpływ na budżet całej twojej rodziny. Dobrze jest więc dokładnie skalkulować ile pieniędzy potrzebujesz na początku. Załóż też od razu, że trudno będzie ci od pierwszego dnia osiągać przychody. I nie chodzi mi o regularne wpływy ale nawet jakiekolwiek pieniądze wpadające do twojej firmowej kasy. Może się bowiem okazać, że zanim wystartujesz, twoje oszczędności zdecydowanie się uszczuplą. Musisz znać koszty, żeby dobrze przygotować budżet firmowy i zaplanować finanse. Po to by sprawdzić, czy wszystko co zaplanowałeś, będzie się opłacać.

>>>Jeśli myślisz, że coś się nie uda, nie bierz się za biznesy”. Rafał Bociek z BRAWAGO mówi o tym jak zarabiać na pasji

Jeśli więc do tej pory nie prowadziłeś budżetu domowego, to może ci być trudno policzyć ile będzie cię kosztować twój przyszły biznes. Dla ułatwienia pracy polecam tekst o planowaniu budżetu firmy. Może ci się przydać i tym razem.

Pieniądze na biznes

Zdecydowanie najmniej pieniędzy z kategorii koszty początkowe biznesu pochłoną koszty rejestracji firmy. To ile kosztuje rejestracja firmy zależy od formy prawnej. Najtańsza jest jednoosobowa działalność gospodarcza, a także spółka cywilna. Żeby założyć działalność gospodarczą albo spółkę cywilną (czyli tak naprawdę spółkę osób prowadzących działalności gospodarcze) wystarczy wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jest on bezpłatny. Zdarza się, że do świeżo upieczonych przedsiębiorców przysyłane są informacje o konieczności uiszczenia opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców. Jeśli zakładasz działalność gospodarczą albo spółkę cywilną, takie pisma mogą być próbą wyłudzenia pieniędzy. Pamiętaj, że wpis do CEiDG zawsze jest bezpłatny. Zupełnie inaczej będzie w przypadku spółek handlowych. Tutaj wymagany jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Podstawowym kosztem jest opłata sądowa w wysokości 500 zł i 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Oprócz tego należy zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. To 0,5% wartości wkładów, które wniesiono do spółki. W przypadku spółki z o.o. gdzie wkład wynosi 5000 zł, podatek od czynności cywilnoprawnych wyniesie 25 zł. Jeśli umowa spółki potwierdzana jest u notariusza, trzeba opłacić jego wynagrodzenie. Taksa notarialna zależy od kapitału zakładowego spółki. Można przyjąć, że przy małych spółkach koszt notariusza powinien zamknąć się w kwocie 500 zł.

Składki ZUS 2020. 10 legalnych sposobów by nie płacić ZUSu w ogóle albo jak płacić mniejszy ZUS

Koszty początkowe biznesu – uruchomienie firmy – jednoosobowa działalność i spółka cywilna a spółka z o.o.

Zanim zaczniesz prowadzić firmę musisz też policzyć koszty związane z obsługą swojego biznesu. To przede wszystkim koszty opłat administracyjno-skarbowych i bieżące opłaty związane z prowadzeniem firmy. Wysokość tych kosztów zależy od rodzaju firmy. Warto byś poznał je zanim rozpoczniesz prowadzenie firmy. Dlaczego? Pozwoli ci to przygotować budżet by ograniczyć ryzyko utraty płynności finansowej

Składki ZUS

Sporym obciążeniem dla początkującego przedsiębiorcy są składki na ubezpieczenie społeczne. Zaskoczeniem dla osób, które otwierają biznes po przejściu z etatu jest też kwestia rozliczeń podatkowych i tego, jak dużo trzeba oddać państwu z zarobionych pieniędzy. Zacznę jednak od ZUSu.

Konstytucja Biznesu wprowadziła możliwość prowadzenia firmy „na próbę” czyli tak zwanej działalności nierejestrowanej. Zasady funkcjonowania takiej działalności opisałem w jednym z poprzednich materiałów: Jednoosobowa działalność gospodarcza. Czy zawsze trzeba rejestrować firmę? Jak dorobić do etatu bez firmy?

Jeśli jednak nie chcesz z tego korzystać, a twój biznes będzie pierwszą twoją firmą w życiu, możesz skorzystać z preferencyjnej składki ZUS. Wysokość stawek na ubezpieczenie społeczne zależy od wskaźnika minimalnego wynagrodzenia. Im większa jest pensja minimalna, tym wyższe składki ZUS muszą płacić przedsiębiorcy. Kalkulując koszty biznesu załóż więc, że musisz mieć pieniądze na ZUS przynajmniej na pół roku lub rok (zależnie od rodzaju firmy). Preferencyjna składka ZUS w 2020 to niecałe 250 zł miesięcznie. Jeśli próbujesz swoich sił w biznesie po raz kolejny, to zwykle będziesz musiał od początku zapłacić pełne składki ZUS. Minimalna ich wysokość to prawie 1500 zł. W ramach składek ZUS płaci się też składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PRFON). Ten obowiązek jednak dotyczy firm, które zatrudniają przynajmniej 25 osób.

Koszty koncesji

Niektóre biznesy, tzw. działalność regulowana podlega dodatkowym wymogom. I tak jeśli np. chcesz prowadzić kantor będziesz musiał dodatkowo zapłacić 1087 zł. Jeśli chcesz otworzyć sklep z alkoholem albo sprzedawać alkohol w sklepie spożywczym już od pierwszego dnia musisz mieć specjalną koncesję, która pozwala ci sprzedawać napoje z procentami. O szczegółach piszę w tekście W co inwestować? Rynek alkoholi w Polsce. Pomysł na biznes: sklep monopolowy. Jak otworzyć sklep z alkoholem?

W przypadku koncesji na początek możesz założyć ok. 3-4 tys złotych, które musisz wydać zanim jeszcze zaczniesz handlować.

Obsługa prawna, księgowa

Zanim otworzyć jakikolwiek biznes (szczególnie gdy robisz to po raz pierwszy) zawsze radzę ci skonsultować się z prawnikiem lub księgowym. Z pewnością podpowiedzą ci jak rozliczać twój przyszły biznes i ile będziesz musiał płacić np. za księgowego. W przypadku mikrofirmy nie musisz na bieżąco korzystać z prawnika. Wystarczy, że zdecydujesz się na konsultację u niego na początku. Regularnie warto natomiast konsultować się z księgowym, a przynajmniej raz w roku z doradcą podatkowym, który podpowie czy forma prowadzenia działalności gospodarczej jest najbardziej optymalna.

Jeśli chcesz rozwiać swoje wątpliwości dotyczące kwestii rachunkowych, czy nie wiesz dokładnie jak uruchomić swoją przyszłą firmę, to specjalnie dla ciebie uruchomiłem infolinię.

Specjaliści odpowiadają na wszystkie pytania czytelników BIZNESNAOSTRO dotyczących uruchamiania firmy.

Opłata franczyzowa

Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie biznesu we franczyzie, już na początku będziesz musiał zapłacić licencję za możliwość korzystania z określonego pomysłu na biznes. Wysokość opłaty licencyjnej może też być określona jako procent od obrotu, który trzeba będzie uiszczać trakcie prowadzenia firmy

Koszty początkowe biznesu

I gdy masz już oszacowane koszty uruchomienia firmy, warto zabrać się za obliczenia dotyczące tego ile kosztuje bieżące prowadzenie działalności. Także i w tym przypadku konieczne będzie dopasowanie budżetu do specyfiki działalności. W przypadku prostych biznesów internetowych początkowe koszty to zwykle przygotowanie miejsca pracy, czyli zakup komputera do pracy, biurka i wygodnego fotela. Jeśli będziesz zajmować się sprzedażą w formie tradycyjnej przyda ci się samochód. Jeśli go już masz, zabezpiecz w swoim budżecie określoną kwotę na paliwo i ewentualne naprawy. Jako przedsiębiorca będziesz na pewno jeździł znacznie więcej.

Jeśli masz zamiar zdobywać klientów w całej Polsce, załóż że na paliwo wydasz przynajmniej 500-1000 zł.

Koszty biura

Wiele biznesów internetowych reklamowanych jest jako te nie wymagające dużych nakładów finansowych na start. O ile oczywiście nie musisz w tym wypadku kupować drogich maszyn i urządzeń, to jednak będziesz musiał wydać pieniądze na przygotowanie stanowiska pracy. Szczególnie, gdy zdecydujesz się na pracę w domu.

>>>Home working. Jak efektywnie pracować w domu?

Niektórzy decydują się na wynajęcie biura. Może to być dobre rozwiązanie dla tych, którzy chcą pracować niezależnie od tego czy w domu jest rodzina, czy nie lub też tacy, którzy potrzebują niebywałego skupienia, a nie zawsze dom daje im taki komfort.

W przypadku biznesów, które wymagają dodatkowej przestrzeni do pracy (np. fryzjer, czy sklep z artykułami hydraulicznymi albo warzywniak) musisz wynająć lokal. Koszty lokalu zależą przede wszystkim o lokalizacji i metrażu. O tym jak szukać dobrego miejsca na działalność pisałem w materiale  Wynajem lokalu na działalność, umowa, koszty. Jak negocjować warunki najmu lokalu? Poradnik mikroprzedsiębiorcy

Najmniejsze biura o powierzchni ok. 10 metrów kwadratowych kosztują od 500-600 zł do nawet 1500 i więcej. Oczywiście to opłata podstawowa, do której trzeba doliczyć zużycie prądu czy wody

W ramach kosztów związanych z lokalem mamy więc:

• Czynsz
• Koszt mediów (prąd, woda, gaz) ok. 150-300 zł miesięcznie

Niezależnie od tego czy pracujesz w biurze wynajętym czy domowym ? trudno będzie poradzić sobie bez telefonu i internetu. Koszty zależą od operatora ale najlepsze oferty oscylują wokół 100-150 złotych miesięcznie. Poniżej prezentuję Ci propozycję UPC dla biznesu. Kupując usługi poprzez link otrzymam niewielkie wynagrodzenie. Dzięki temu mogę tworzyć dla Ciebie treści, za które nie musisz płacić

W przypadku pracy biurowej niezbędne okażą się też dobre biurko, wygodny fotel czy sprawna drukarka. Na skromne wyposażenie biura załóż sobie kwotę ok. 3000 zł.

Koszty samochodu firmowego

Jeśli twój biznes polega na wizytach u klientów trzeba będzie założyć koszty związane z użytkowaniem samochodu. Niezależnie od tego w jaki sposób będziesz takie wydatki rozliczać (czy będzie to używanie samochodu prywatnego do celów firmowych jako kilometrówka, czy amortyzacja jako środek trwały albo też rozliczanie raty leasingowej) zawsze będzie to konkretny wydatek. Jeśli używasz swojego samochodu, załóż że wydasz pieniądze na ubezpieczenie, paliwo i naprawy. W przypadku samochodu leasingowego oprócz wspomnianych wydatków będzie jeszcze comiesięczna rata zależna od klasy i wartości pojazdu. Średnio można przyjąć, że będzie to ok. 2000 zł.

Jeśli chcesz taki samochód kupić to w przypadku samochodu dostawczego musisz szykować się na wydatek przynajmniej 70-80 tys. zł. Na używany najczęściej zakłada się budżet na poziomie 20-30 tys. złotych.

Biznes ekspercki – koszty

W przypadku biznesu, w którym sprzedajesz swoją wiedzę, musisz też we wstępnym budżecie założyć dostęp do branżowych portali i specjalistycznych programów komputerowych. Trudno mi jest oszacować ile będziesz za nie płacił bo nie znam specyfiki twojego biznesu. Ja prowadzę firmę zajmującą się prowadzeniem blogów i serwisów tematycznych dla firm, działalnością konsultingową, a także sprzedażą akcesoriów dla branży ogrodowej. Gdy zaczynałem działać w tej branży największymi kosztami był zakup dobrego sprzętu komputerowego (do prac graficznych i video). Gdy kilka lat temu dołożyłem do tego akcesoria branży ogrodowej to musiałem zainwestować prawie 100 000 zł w pierwsze zatowarowanie.

Jak obniżyć koszty początkowe?

Koszty początkowe można skutecznie obniżyć. Jak? Oto kilka konkretnych rad

1. Kup sprzęt używany – na pierwsze dwa, trzy lata działalności wystarczy ci używany komputer. Ja korzystałem ze sprzętu poleasingowego. Teraz mam w firmie 4 komputery (dwa rezerwowe), z których tylko dwa są całkiem nowe. Jeśli zaczynasz od biznesu, który możesz prowadzić w domu, wykorzystaj to co już masz. Nie kupuj od razu najbardziej zaawaansowanego sprzętu.
2. Jeśli chcesz uruchomić sklep stacjonarny pamiętaj, ze jeśli podpiszesz umowę z konkretnym dostawcą, to w zamian za regularną współpracę możesz otrzymać regały czy lady chłodnicze. A to spora oszczędność. Takie warunki dotyczą nie tylko sklepów spożywczych ale również np. warsztatów samochodowych, czy salonów kosmetycznych.

Jak oszacować koszty biznesu internetowego?

Jeśli planujesz biznes w sieci to twoje koszty będą związane przede wszystkim z utrzymaniem strony internetowej. Ponieważ zajmujemy się początkowymi kosztami to warto sprawdzić co składa się na wydatki związane z uruchomieniem sklepu internetowego

Rejestracja i utrzymanie domeny internetowej (średnio od 10-100 zł rocznie za jedną domenę)

Opłata hostingowa – ok. 200 zł rocznie)

Ja od początku korzystam z zenbox.pl Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na bardzo dobrą i szybką obsługę klienta. Jeśli nie potrafisz czegoś zainstalować albo włączyć na swojej stronie internetowej, to konsultanci odpowiadają błyskawicznie, a często nawet „za ciebie” naprawiają coś, czego nie jesteś w stanie „ogarnąć”.

Jeśli chcesz wypróbować skuteczność działania zenbox.pl przetestuj go klikając w LINK

Ale koszty biznesu internetowego, to nie tylko koszty domeny i hostingu. Przygotowanie skutecznego sklepu internetowego, a nie tylko zmodyfikowanie gotowego szablonu, to koszt od 4 tys zł w górę. Operatorzy sklepów internetowych w swojej ofercie mają też opcję „wynajmu sklepu”. Wtedy płaci się co miesiąc za korzystanie z gotowego rozwiązania. Koszty to najczęściej od 100 do 500 zł miesięcznie w zależności od funkcjonalności. Pamiętaj jednak, że brak płatności za dostęp do usługi spowoduje wyłączenie tego sklepu więc nie będziesz mógł prowadzić sprzedaży.

W przypadku allegro, miejsca dość popularnego wśród początkujących sprzedawców weź pod uwagę koszty prowizji, które pobiera serwis. Za sprzedaż pojedynczego przedmiotu możesz być obciążany ponad 10 procentową prowizją. Policz, czy nie opłaca ci się bardziej sprzedawać konkretny produkt w w swoim sklepie internetowym.

Jeśli masz pytania dotyczące tego, jak stworzyć sprawnie działający sklep internetowy albo potrzebujesz bloga, który skutecznie przyciągnie klientów do twojego sklepu, napisz do mnie, a razem z moim zespołem znajdziemy rozwiązanie.

Koszty pracownicze

Jeśli będziesz zatrudniać pracowników musisz też wziąć pod uwagę koszty z tym związane. Ze względu na tzw. pozapłacowe koszty pracy (ZUS, podatki itp.) pracownik zatrudniony na umowę o pracę za najniższą pensję 2600 zł brutto będzie cię kosztować 3135,86 zł. Do tego będziesz musiał dorzucić koszty związane z wyposażeniem miejsca pracy dla takiego pracownika.

Koszty obsługi księgowej

Koszty obsługi księgowej to nie jest spory wydatek. Jak wybrać dobre biuro księgowe i na co zwrócić uwagę pisałem przy okazji tekstu Najlepsza księgowość dla małej firmy. Prowadzić księgowość samemu czy z biurem rachunkowym? Jak wybrać biuro rachunkowe?

Choć moja opinia ma wielu przeciwników, ja będę wciąż uważał, że dobrze żebyś na początku sam poprowadził swoją księgowość. Choćby po to by zobaczyć jak z perspektywy księgowego wyglądają rozliczenia w twoim biznesie. Programy księgowe online znacząco automatyzują wiele czynności wiec nie zajmie to sporo czasu. I jak tak robiłem w pierwszych dwóch latach prowadzenia firmy. Od ponad 10 lat moje rachunku prowadzi księgowa. Testowałem różne warianty, począwszy od kilku tradycyjnych biur księgowych, poprzez księgowość online, wracając do biur tradycyjnych, a obecnie znów księgowość mojego biznesu prowadzi księgowa online. I to nawet w sytuacji gdy od ponad roku działam jako spółka z o.o.

Jakie koszty muszę ponieść na początku – podsumowanie

Zanim zaczniesz prowadzić firmę musisz znać wysokość kosztów:

– stałych i zmiennych związanych z biurem, siedzibą (nawet jeśli nie będziesz jej wynajmować, oszacuj ile będzie cię kosztowało prowadzenie firmy w domu)

– ubezpieczenia firmy – w przypadku określonej działalności masz obowiązek wykupienia ubezpieczenie od odpowiedzialności (np. broker ubezpieczeniowy)

– surowców potrzebnych do produkcji pierwszej partii towaru

– koszty pierwszych porad prawnych lub konsultacji firmowych (możesz skorzystać z porady u mnie – wystarczy napisać maila)

Copywriting czy content marketing. Co wybrać, żeby zwiększyć ruch na stronie i sprzedaż w sklepie internetowym?

Błędy w szacowaniu kosztów uruchomienia biznesu

Jeśli planujesz ile musisz wydać na biznes w początkowym okresie dobrze jest uniknąć kilku często popełnianych błędów. Wybrałem kilka z nich:

– założenie zbyt niskiej kwoty kosztów stałych

– zapominanie o kosztach związanych ze specyfiką twojej branży (np. konieczności używania określonych narzędzi, które trzeba kupić lub wynająć albo specjalnych pozwoleń, które trzeba zdobyć)

– niewzięcie pod uwagę konieczności zaplanowania rezerwy na nieprzewidziane wydatki

Jak obliczyć koszty początkowe biznesu?

Jest kilka zasad, których wdrożenie pomoże ci łatwiej i skuteczniej oszacować koszty początkowe w biznesie

1. Ile kosztuje uruchomienie biznesu w twojej branży – jeśli chcesz uruchomić biznes w branży, z którą jesteś związany od lat, będziesz miał spore rozeznanie w tym, ile trzeba wydać na początek. Spróbuj też porozmawiać z kimś z branży. Nie wszyscy będą chcieli ukrywać przed tobą realia biznesowe
2. Wszystkie koszty początkowe wpisuj do jednej tabeli. Dzięki temu istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że o czymś zapomnisz
3. Nie przejmuj się jeśli nie będziesz znał dokładnie wszystkich kosztów co do grosza. Ważne by w miarę rzetelne je oszacować. I zawsze zakładaj w wyliczeniach kosztów „górkę”. Czyli lepiej je przeszacować niż nie doszacować.

Na koniec jeszcze jedna mała rada ode mnie. Nawet jeśli planujesz niewielki biznes, który ma być uzupełnieniem do etatu by w przyszłości stać się jedynym źródłem dochodu, to niezależnie od tego jak wysokie (czy wyjątkowo niskie) koszty na początek oszacujesz, spróbuj swoich sił w biznesie. Jeśli się uda przeżyjesz wspaniałą przygodę życia. Jeśli się nie powiedzie, to nawet jako pracownik zupełnie inaczej podejdziesz do swojej pracy lepiej rozumiejąc tego, który cię zatrudnia. Jestem ciekaw, w jaki sposób ty szacujesz koszty biznesu?