Praca zdalna czy współpraca z freelancerami jest często bardziej efektywna niż tworzenie dodatkowego etatu na czas realizacji zlecenia, nawet trwającego kilka miesięcy. Jak więc wybrać freelancera do współpracy?

Rynek MŚP w Polsce obserwuję od wielu lat. To co mnie zaskakuje to szczególnie duże umiłowanie etatu, pracy na miejscu „bo przecież szef musi mieć wszystkich na oku”. Nawet jeśli na rynku funkcjonowały tak znienawidzone przez niektórych „śmieciówki”, które moim zdaniem dawały całkiem sporą swobodę dla pracownika i pracodawcy, to teraz, głównie za sprawą rekordowo niskiego bezrobocia wiele firm przeprosiło się z umowami o pracę i są one oferowane nawet na stanowiskach wymagających elastyczności i nieregularnego czasu pracy. Programiści czy nawet dziennikarze dostają „na dzień dobry” umowę o pracę. Kiedyś było to nie do pomyślenia. A sytuacja może być jeszcze poważniejsza za sprawą propozycji zmian w Kodeksie Pracy. Wszystkie umowy mają z pracownikami mają być umowami o pracę. 

Na szczęście wciąż są przedsiębiorcy, którzy nie boją się podejmować współpracy z freelancerami, angażując ich na czas konkretnych projektów. Bo freelancer to nie tylko programista, czy grafik. Coraz więcej wysokiej klasy specjalistów wybiera taki sposób pracy. Czy ty, jako właściciel małej i średniej firmy możesz skorzystać z ich doświadczenia? Tak, ale tylko po spełnieniu kilku warunków. 
Zdecydowałem się więc przygotować poradnik dla tych przedsiębiorców, którzy nie mieli jeszcze doświadczenia z takim modelem współpracy. 

Dlaczego małe i średnie firmy niechętnie decydują się na współpracę z freelancerami?

Przede wszystkim dlatego, że postawienie na zewnętrznego współpracownika może na pierwszy rzut oka rodzić wiele problemów. Przede wszystkim ze względu na brak jasnych procedur i wytycznych. To co jest niewątpliwą zaletą małych firm – czyli ogromna elastyczność działania, często bez wypracowanych schematów – może powodować, że wprowadzenie zewnętrznego konsultanta może się nie udać.

Dla dużych, międzynarodowych korporacji współpraca z zewnętrznymi konsultantami czy doradcami jest codziennością. Wiele procesów w korporacjach jest opartych na określonych, dokładnie określonych procedurach. Pozwala to na elastyczne wejście do zespołu zewnętrznego konsultanta, bo ten będzie dokładnie wiedział co i jak ma zrobić. Małe i średnie firmy nie mają skomplikowanego procesu decyzyjnego, a i procedury (w znacznej większości firm) wciąż nie są wyraźnie określone.

Po drugie, wielu przedsiębiorców boi się o właściwą komunikację. Twoja firma działa w określonych godzinach. Pracownicy etatowi są więc w tym czasie dostępni dla ciebie. Na bieżąco możecie komunikować ewentualne problemy, nieścisłości. W mniejszych firmach rzadko istnieje  spisywania założeń danego projektu, czy jakiegokolwiek dokumentowania prac nad nim. Sam wielokrotnie prowadziłem projekty dla firm średniej wielkości. Tylko w pojedynczych przypadkach udało nam się dokładnie określić zakres działań i cel, który mamy osiągnąć. 

Współpraca z zewnętrznym konsultantem

Współpraca z konsultantem wymaga ustalenia dość dokładnego zakresu działań i harmonogramu. Często będzie też wiązała się z przejęciem przez jednego z członków stałego zespołu roli koordynatora. Najlepiej bowiem jeśli freelancer, konsultant wszelkie pytania kieruje do określonego pracownika w twojej firmie. 

Po drugie wreszcie możesz nie być przyzwyczajony do trybu pracy freelancera (tryb projektowy). Typowy freelancer ma do wykonania określone zdanie w konkretnym czasie. Jeśli twoja firma nie będzie potrzebowała go do kolejnych projektów, po prostu się rozchodzicie. Freelancer zwykle pracuje sam, nie przywiązuje się do osób i projektów. Jeśli więc zależy ci na długotrwałych relacjach, taki tryb współpracy bez wątpienia może na początku stanowić dla ciebie istotne ograniczenie. W tym wypadku ryzykowne może być właśnie to o czym wspomniałem wcześniej. Brak jakiejkolwiek dokumentacji projektu czy chociaż spisanych metod pracy powoduje, że po skończonej pracy freelancera, możesz mieć problem z zarządzeniem produktem stworzonym przez freelancera. I nie jest to wyłącznie wina konsultanta. 

PRZECZYTAJ TAKŻE: JAK MLLENIALSI PROWADZĄ FIRMY. PIERWSZY TAKI RAPORT 

Sporym wyzwaniem może być tez obawa o „wpasowanie się” w kulturę organizacyjną. Swobodne, płaskie zarządzanie w małych firmach powoduje, że każdy robi wszystko, co jest akurat potrzebne w danej chwili. W przedsiębiorstwach bez jasno określonych zasad działania, trudno będzie wdrożyć współpracę z zewnętrznym konsultantem. 

biznes na ostro

Prowadząc firmę, od czasu do czasu potrzebujesz skorzystać z pomocy profesjonalisty. Dość często spotykam się z sytuacją, że niezależnie od tego czy będzie to pomoc w zakresie przeprowadzenia akcji marketingowej, pomocy w uruchomieniu nowego punktu sprzedaży, stworzenia strony internetowej, czy przygotowania katalogu produktowego, niektórzy przedsiębiorcy „na siłę” chcą takiego specjalistę zatrzymać „na miejscu”. Bo przecież trzeba mieć kontrolę nad tym co robi.

Gdybyś jednak chciał podjąć to wyzwanie i zdecydował się na ten krok koniecznie zobacz,

dlaczego współpraca z freelancerem się opłaca?

Podstawową współpracy z freelancerem, opartą główniej o pracę zdalną, jest lepsza kontrola kosztów, co powinno być szczególnie ważne dla firm o mniejszej skali działania.

Oszczędność czasu

Rozważając zatrudnienie freelancera, weź pod uwagę przede wszystkim charakter oraz zakres pracy i czas jej trwania. Może się okazać, że zlecenie ma charakter stałej pracy, a wtedy współpraca z freelancerem raczej nie ma sensu. Zwróć jednak uwagę na fakt, że zrekrutowanie pracownika na stałe zajmuje czas. Musisz przejrzeć wszystkie CV, przeprowadzić rozmowy, poczekać aż potencjalnemu kandydatowi skończy się okres wypowiedzenia w obecnej firmie. Jeśli okaże się, że pracownik ci nie odpowiada, cały proces musisz powtórzyć. To wszystko zajmuje czas, w którym ponosisz koszty, a nie zarabiasz. W przypadku freelancera najczęściej wystarczy przejrzeć portfolio i referencje. Jeśli nie będziesz zadowolony z freelancera, łatwiej i szybciej niż w przypadku pracownika będzie można zerwać umowę.

Oszczędność kosztów

Nowy pracownik to oprócz kosztów związanych z zatrudnieniem także wydatki związane z przygotowaniem stanowiska pracy, a także obciążenia socjalne. Freelancerzy po prostu wystawiają faktury i nie oczekują, że zapłacisz za ich ubezpieczenie i opiekę zdrowotną.

Większa efektywność

„No dobrze, powiesz…mogę przecież przeszkolić pracownika, który już ze mną jest i wtedy spróbuje zrealizować projekt, który sobie wymarzyłem jako szef firmy”. W tej sytuacji to jednak ty, jako pracodawca musisz ponieść koszt zdobycia dodatkowych kompetencji przez twojego pracownika. Znów płacisz, a na dodatek nie masz gwarancji, że pracownik u ciebie zostanie. Wiele razy zdarzyły się przecież sytuacje, że wyszkoliłeś pracownika, a on „uciekał” do znacznie większej firmy. Poza tym jako „świeżo upieczony” specjalista może jeszcze popełniać błędy, a koszty ewentualnych poprawek będą Cię kosztowały znacznie więcej.

PRZECZYTAJ TAKŻE: URZĘDNICY ZNISZCZYLI MU FIRMĘ. 16 LAT WALCZYŁ O PRZETRWANIE

Spora konkurencja wśród freelancerów powoduje, że ci nieustannie podnoszą swoje kwalifikacje, a różnorodność projektów, które realizują pozwala im szerzej spojrzeć na każdy projekt i zaproponować efektywne rozwiązania.

Znacznie większa wydajność

W przypadku freelancera płatność zależy zwykle od wykonanego dzieła lub czasu, jaki został na niego poświęcony. Wiesz więc jak długo projekt będzie trwał, jaki jest zakres prac i znasz dokładny koszt. Nie musisz szczegółowo kontrolować realizacji. Wystarczy, że otrzymasz regularnie raport z postępu prac.

W firmach czasem zdarzają się przestoje. Jeśli nie chcesz pozbywać się pracowników, to utrzymujesz ich nawet wtedy gdy efektywność ich pracy jest niska. Z freelancerem nie ma tego problemu – po skończonym projekcie wasze drogi się rozchodzą, a ty nie ponosisz kosztów „utrzymywania go”, aż do czasu kolejnego projektu.

Jednak plusy nie mogę ci przysłonić minusów. Do współpracy z freelancerem musi być przygotowana również twoja firma.

Czy zewnętrzny konsultant jest Ci potrzebny?

Na pomoc zewnętrznego konsultanta zdecyduj się tylko wtedy, kiedy jesteś faktycznie przekonany, że jego wiedza i umiejętności przydadzą się twojej firmie. Musisz też jako szef, właściciel firmy dokładnie wiedzieć, czego faktycznie potrzebujesz. Najpierw sprawdź czy w swoim zespole masz osobę, która będzie w stanie poprowadzić projekt. Czy to konkretne zadanie, wymaga współpracy z zewnętrznym konsultantem, czy wymaga szczególnej wiedzy i kompetencji? Rozważ czy odpowiednim rozwiązaniem dla ciebie będzie pójście modelem „na szwagra” czyli zaangażowanie kolegi, znajomego, który dane zadanie wykona tanio ale niekoniecznie dobrze. Z drugiej strony nie zawsze warto zatrudniać „rynkową gwiazdę”, która wprawdzie ma ogromną wiedzę i kompetencje ale stawki takiego konsultanta są na tyle wysokie, że nie zawsze będzie ci się opłacał taki angaż.

Jak zatrudnić pierwszego freelancera?

Dwie najpopularniejsze metody to składanie zapytań do freelancerów, którzy kiedyś złożyli już oferty współpracy i druga bazująca na rekomendacjach. Oczywiście znacznie skuteczniejszy jest ten drugi sposób ale wymaga on od Ciebie znajomości rynku i firm, które już kiedyś korzystały z usług freelancerów.

Gdy już zdecydujesz się na konkretnego freelancera zawsze ustal

  • dokładne warunki współpracy. (szczególnie chodzi tu o decyzyjność, sposoby komunikacji freelancera z firmą)
  • prawa i obowiązki obu stron,
  • sposób w jaki rozlicza się wykonanie zlecenia,
  • terminy oddania określonych rezultatów pracy,
  • sposób i terminy rozliczeń oraz kwotę wynagrodzenia za wykonaną pracę.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: HOME WORKING. JAK EFEKTYWNIE PRACOWAĆ W DOMU?

Bardzo ważne będzie też ustalenie planu kontroli pracy konsultanta. Od początku omówcie, jak często będziesz sprawdzać efekty. Może to być raz w tygodniu, co 10 dni. Jeśli projekt jest duży, warto podpisać umowę ramową. Dzięki temu efektywniej ustalać warunki wykonania dodatkowych, mniejszych zadań.

Nie bez znaczenia będzie też określenie sposoby zgłaszania przez ciebie uwag oraz reklamacji zlecenia. Co istotne, warto też określić odpowiedzialność za niewywiązanie się stron z postanowień umowy. To wyjątkowy element, który sprawia, że w przypadku ryzykownych projektów możesz sporą część odpowiedzialności zrzucić na freelancera. Zatrudniając pracownika to ty i twoja firma odpowiada za ewentualne niezgodności.

A jakie ty masz doświadczenia związane ze współpracą z freelancerami? Czego się obawiasz? Zachęcam do komentowania, a także do polubienia mojego fanpejdża. Zrobisz to TUTAJ i ożywionej dyskusji pod tekstem