Comarch ERP XT – moje doświadczenia

Dobry program do fakturowania, czy narzędzie do prowadzenia księgowości staje się dziś standardem. Jak na konkurencyjnym pod tym względem rynku radzi sobie rozwiązanie COMARCH ERP XT? Postanowiłem to sprawdzić.

Moje „biznesowe” życie jest już długie. Pamiętam, gdy wystawiłem swoją pierwszą w życiu fakturę. Użyłem do tego papierowego bloczka samokopiującego, a sama faktura wypisana była długopisem. Choć czasy te nastrajają nostalgicznie, już nie wrócą. Teraz firmy prowadzi się zdecydowanie bardziej nowocześnie. Pomimo, że nowoczesność miała spowodować wzrost efektywności oraz więcej czasu na odpoczynek, jedno okazało się niezmienne. Wciąż brakuje nam, przedsiębiorcom, czasu. I choć już dawno jednoosobowa działalność przestała wystarczać moim potrzebom (co skutkowało założeniem kilka lat temu spółki z o.o.), nie muszę od razu używać narzędzi przeznaczonych dla dużych korporacji. Bo mała spółka może z całą pewnością korzystać z produktów przeznaczonych dla niewielkich biznesów. Taki właśnie jest program do fakturowania i księgowania Comarch ERP XT.

Przez lata prowadzenia biznesu przeszedłem przez wiele programów do fakturowania. Gdy sam prowadziłem rachunki (przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest to trudne), korzystałem z prostych rozwiązań dostępnych w chmurze, które pomagały mi samodzielnie prowadzić księgę przychodów i rozchodów. W momencie, gdy zacząłem działać w formie spółki z o.o., musiałem wspierać się pomocą biura rachunkowego. I wtedy zaczęła się prawdziwa biznesowa przygoda.

Okazało się, że jedno biuro nie używa oprogramowania, z którego korzystałem do tej pory, inne liczyło sobie zdecydowanie więcej za to, że faktury wystawiane były w programie niekompatybilnym do tego, który wykorzystywali księgowi.

Co się okazało? Większość księgowych używa oprogramowania Comarch. Wszystko dlatego, że na pewnym etapie rozwoju biznesu trzeba korzystać z rozwiązań najbardziej wiarygodnych partnerów. Dlatego i ja postanowiłem skorzystać z rozwiązania Comarch ERP XT. Jak to działa?

Zacznijmy od faktur. Moduł fakturowy działa bardzo podobnie jak w innych tego typu programach. Możemy wystawić fakturę z każdego miejsca na świecie (a także z dowolnego urządzenia multimedialnego). Kontrahenta i konkretny produkt lub usługę można dodać na etapie tworzenia faktury, bez konieczności wprowadzenia danych do bazy, by potem „ściągnąć” je do faktury. Jest tu też opcja pobierania danych kontrahenta z rejestru GUS. Wystarczy wpisać NIP odbiory, by dane automatycznie podstawiły się do dokumentu. Wyjątkowo łatwo da się tworzyć też serie dokumentów.

Gdy inni operatorzy podkreślają możliwość zmiany grafiki i wyglądu faktury, Comarch stawia na praktyczność. W porównaniu z innymi systemami, zdecydowanie łatwiej ustawia się sposób numeracji. Gdy prowadzimy kilka pobocznych działalności w ramach jednej firmy, możemy je bardzo łatwo fakturować oznaczając np. dodatkowym dopiskiem przy numerze faktury. System dba by zachować w takich zapisach porządek.

Oczywiście produkt lub kontrahenta można dodać osobno również z poziomu strony głównej.

Cały system oprogramowania COMARCH opiera się na modułach. Płacimy tylko za te elementy, których faktycznie potrzebujemy. Można wybrać moduł do zarządzania fakturami, prowadzenia księgowości, magazyn, a nawet sklep internetowy.

Moduł fakturowy kosztuje 15 zł netto. Szczególnie interesujący jest moduł Comarch OCR, który pozwala bardzo szybko wprowadzać do systemu faktury kosztowe. Niezależnie od tego czy jest to faktura papierowa, czy skan, system błyskawicznie odczytuje kluczowe dane. Nie trzeba niczego wprowadzać ręcznie. Wystarczy zdjęcie. W podstawowym wariancie w ciągu miesiąca bez dodatkowych opłat można dodać 20 faktur. Moduł KPiR kosztuje 35 zł, obsługa magazynu 45 zł, a dostęp do Księgi Handlowej, wykorzystywanej do prowadzenia pełnej księgowości, to 105 zł. Dostęp do e-sklepu zależy od poziomu jego skomplikowania. Cena zaczyna się od 70 zł.

Jak działa Comarch ERP XT?

Nie mogę ukryć tego, że przyzwyczajenia mają swoją moc. Na początku trudno mi było dopasować się do sposobu działania Comarch ERP XT. Przyczyną było to, że wiele rzeczy „robiłem na okrętkę”. Comarch wiele procesów uprościł do tego stopnia, że dla mnie, osoby doświadczonej w obsłudze różnych programów księgowych, przekornie okazał się na początku zbyt skomplikowany. Gdy jednak z programu korzystał jeden ze współpracowników (właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej), od razu wiedział, co kliknąć, żeby osiągnąć potrzebny efekt. To, czym mnie bardzo pozytywnie zaskoczył Comarch ERP XT, jest możliwość automatycznego “zasysania” danych z systemów bankowych, a także możliwość automatycznego tworzenia przelewów. Jednak największą korzyścią jaką znalazłem w systemie, była bezpośrednia integracja z biurem księgowym. Możesz pomyśleć, że przecież każdy system chmurowy ma taką funkcjonalność. Może i ma, jednak Comarch ERP XT realizuje to w sposób, który bardzo mi odpowiada. Pozwala mi nawet nie kontaktować się osobiście z księgowym.

. Gdy faktura jest wystawiona, mogę ją poprawiać i edytować do momentu zatwierdzenia jej jako ostatecznej wersji. Mogę więc informować księgowego o każdym poprawnie wystawionym dokumencie, a ten może na bieżąco księgować przychody i wydatki. W innych programach wszelkie dane do momentu formalnego zakończenia miesiąca przez księgowego są tylko prognozami. Tutaj możemy na bieżąco śledzić kondycję finansową firmy. Moja praca związana z dostarczeniem dokumentacji została ograniczona do minimum.

Mógłbyś powiedzieć, że zachwalam program Comarch ERP ponieważ mam komercyjną współpracę z tą firmą. Tak, prawdą jest, że materiał powstał na zlecenie Comarch. Musisz jednak wiedzieć, że od długiego czasu sam z tego oprogramowania korzystam. Promuję więc coś, czego faktycznie używam. A to chyba najlepsza rekomendacja.

Muszę podkreślić, że sam system przekonał mnie do siebie jeszcze czymś innym. Chodzi o telefoniczne wsparcie technologiczne. Konkurencyjne programy, nawet połączone z internetowymi biurami rachunkowymi, wspierają użytkownika w zakresie kontaktu z księgowym. By rozwiązać kwestie technologiczne, dowiedzieć się w jaki sposób używać określonych funkcjonalności musimy obejrzeć filmiki instruktażowe lub czekać na odpowiedź mailową przedstawiciela firmy W przypadku Comarch oprócz dedykowanej strony z pomocą, opisują większość procesów i scenariuszy realizowanych przez przedsiębiorcę, mamy do dyspozycji specjalną linię telefoniczną. Konsultanci pomagają skonfigurować program „pod siebie”. Dzięki temu wykorzystujemy go najbardziej efektywnie.

Jednak to co zasługuje na szczególne wyróżnienie to rozbudowany moduł analityczny. Program na bieżąco kontroluje sytuację biznesu. Regularnie dodawane dokumenty pozwalają na szybkie i łatwe zorientowanie się w tym jak wygląda kwestia płatności, pomaga panować nad płynnością finansową i porównywać poszczególne okresy w biznesie. To wszystko sprawia, że dość łatwo planować przyszłe miesiące. Gdy mamy spadki sprzedaży lub gdy koszty rosną bardzo szybko będzie to widać w systemie. Przykład? Korzystając z modułu analitycznego byłem w stanie znacznie łatwiej niż kiedyś sprawdzić, które produkty są najbardziej rentowne, skutecznie ograniczyłem koszty (nie sądziłem, że są aż tak duże i wydaję sporo pieniędzy na niepotrzebne programy i dodatki do działalności).

Nie korzystam z programu magazynowego, ani modułu kasy fiskalnej, więc nie chcę się wypowiadać jak działają.  Z pewną rezerwą podchodziłem do narzędzia oferowanego przez giganta w branży. Pozytywnie mnie jednak zaskoczyło. Tak bardzo, że dla drugiej spółki z o.o. również wybiorę oprogramowanie Comarch.

Program Comarch ERP XT można przetestować TUTAJ