CEIDG – wszystko co musisz wiedzieć o rejestrze przedsiębiorców

CEIDG, czyli centralna ewidencja i informacja o działalności gospodarczej, to oficjalny, publiczny i ogólnodostępny rejestr przedsiębiorców. Jak korzystać z CEiDG? Jak dokonać zmiany w CEIDG? No i wreszcie po co jest nam potrzebny rejestr CEiDG?

Co to jest CEIDG?

CEIDG to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Jest elektronicznym rejestrem wszystkich przedsiębiorców działających na terenie kraju. I to nie tylko tych aktywnych ale również przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność albo ją zamknęli.

CEIDG jest serwisem, który pozwala założyć firmę, zaktualizować dane o firmie, dokonać zawieszenia działalności gospodarczej. Za pomocą CEiDG można też zamknąć działalność. System działa od 1 lipca 2011r. Wcześniej rejestry przedsiębiorców były prowadzone przez poszczególne gminy, a rozproszenie stanowiło spory problem. Dopiero od 2011 jest to system centralny i elektroniczny i pozwala sprawdzić nam dane o wszystkich przedsiębiorcach w Polsce. Rejestr powstał w ramach tzw. jednego okienka. Chodzi o to by można było założyć firmę nie wychodząc z domu.

Konstytucja dla biznesu

Za powstaniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej stoi ustawa o swobodzie działalności gospodarczej z drugiego lipca 2004 roku.  Funkcję bazy rozszerzono w kwietniu 2018 roku. Po tym dniu rozpoczęła swoje funkcjonowanie tak zwana konstytucja dla biznesu. Jedną z wprowadzonych innowacji był zupełnie nowy akt prawny: ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Nowy akt wykonawczy wprowadził kilka dodatkowych usprawnień, a także poszerzył zakres samego rejestru.

Mimo szeregu innowacji, jego główna oś funkcjonowania nie została zbyt mocno zmieniona. W CEIDG wciąż odnajdziemy dane zwłaszcza od przedsiębiorców. Jest od tej reguły kilka wyjątków, w tym ta, która dotyczy wspólników spółek cywilnych, jednak co do zasady, nie odnajdziemy tam danych na przykład o osobach fizycznych, które nie prowadzą swojej firmy

CZYTAJ TAKŻE: Sprawdź, co wie o Tobie BIK

Jak korzystać z CEIDG?

Należy z całą stanowczością podkreślić, że – wbrew opiniom, które czasem można spotkać w sieci – wszystkie czynności, które dotyczą wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej są bezpłatne. Jest to zresztą bardzo dobitnie podkreślone w ustawie.

Aby cieszyć się z funkcjonalności rejestru, trzeba założyć konto. Można skorzystać w tym celu z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub z nieodpłatnego Profilu Zaufanego. Dla osób, które preferują “tradycyjny” sposób załatwiania spraw z administracją państwową wciąż istnieje możliwość założenia Profilu Zaufanego w urzędzie gminy właściwej dla naszego adresu zamieszkania. 

Od pewnego czasu można też nieco zautomatyzować ten proces, korzystając na przykład z funkcjonalności naszego konta internetowego. To ogromne ułatwienie, które sprowadza się do kilku kliknięć myszką oraz do wprowadzenia kodu uwierzytelniającego lub tokena, jaki wyśle nam bank.

CZYTAJ TAKŻE: Jednoosobowa działalność gospodarcza. Czy zawsze trzeba rejestrować firmę?

Jakie dane zawiera rejestr przedsiębiorców?

Wpis w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej zawiera dane, które mają jednoznacznie określać przedsiębiorcę.

W CEIDG znajdziemy

– imię i nazwisko przedsiębiorcy,

– numer PESEL przedsiębiorcy

– jeśli nie ma numeru PESEL, to wpisywana jest data urodzenia (tak dzieje się np. gdy przedsiębiorca jest cudzoziemcem,

– pełną nazwę firmy

– numer REGON i NIP

– oznaczenie obywatelstwa

– adres wykonywania działalności gospodarczej,

– rodzaj wykonywanej działalności (czyli PKD)

– datę uruchomienia działalności gospodarczej

W rejestrze znajdziemy też datę zawieszenia, a także wznowienia działalności gospodarczej, a także datę końca prowadzenia działalności i informację o tym, że firma została wykreślona z rejestru. Są w nim też informacje, że firma znajduje się w upadłości.

To wszystko powoduje, że w rejestrze CEIDG znajduje się bardzo dużo aktualnych i archiwalnych informacji o firmie.

Warto pamiętać, że w rejestrze znajdują się pełne informacje o przedsiębiorcy. Jeśli zdecydowałeś się na prowadzenie biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej i zarejestrowałeś firmę we własnym mieszkaniu, każda osoba, która zajrzy do rejestru CEiDG można poznać twój prywatny adres. Z drugiej strony zawsze możesz sprawdzić najbardziej aktualne informacje o swoich kontrahentach. Zwracam  na to uwagę w tekście Windykacja należności. Po czym poznać, że twój kontrahent nie zapłaci?

Jak można dokonać zmian w CEIDG?

Warto zapytać o to, dlaczego musimy zmieniać dane w rejestrze. Kolejne ważne pytanie, jakie warto zadać dotyczy czasu, jaki ustawodawca daje nam na podjęcie odpowiednich kroków. Niestety, ale nie jest go zbyt dużo. Od pojawienia się zmian trzeba zgłosić uaktualnione dane w zaledwie siedem dni.

Jakie dane wymagają działań ze strony przedsiębiorcy? Przede wszystkim zmiana imienia i nazwiska. Trzeba też zgłosić dodatkowe określenia, jakie są włączone do nazwy firmy, adres do doręczeń oraz adres stałego miejsca wykonywania działalności jak i inne, widoczne w CEIDG, dane o charakterze kontaktowym. Jeśli zmienialiśmy zakres kodów PKD, także musimy dokonać uaktualnienia.

Metody zmiany danych w CEIDG

Ustawodawca zapewnia aż trzy różne metody zmiany podawanych informacji. Wszystkie metody są darmowe. Najszybciej załatwimy sprawę przez internet. Wystarczy zalogować się na nasze konto w CEIDG, a następnie wypełnić odpowiedni wniosek. 

CZYTAJ TAKŻE: Opłacalny biznes w kryzysie. Jak otworzyć firmę w czasie spowolnienia?

Można go szybko odnaleźć korzystając z wyszukiwarki, jaka jest dostępna dla użytkowników. Kolejne działania, jakie musimy podjąć, to podpisanie wniosku. Tu znów do wyboru mamy podpis kwalifikowany lub autoryzację z wykorzystaniem Profilu Zaufanego. 

Jeśli nie mamy czasu na wypełnianie dokumentacji lub po prostu obawiamy się, że jakaś część zadania nas przerośnie, istnieje możliwość ustanowienia pełnomocnika. Warto pamiętać o tym, że udzielone on-line pełnomocnictwo musi mieć bardzo precyzyjnie określony zakres.

Formularz rejestracji CEIDG

Formularz oraz zakres kompetencji, jaki dajemy na przykład firmowej księgowej czy radcy prawnemu można szybko ustanowić po zalogowaniu się do CEIDG. Pamiętajmy o tym, że wykaz takich pełnomocnictw jest widoczny w rejestrze publicznym. Nie trzeba go potwierdzać żadnym innym dokumentem.

Kolejna z metod na dokonanie zmian w rejestrze CEIDG to tradycyjna wizyta w urzędzie gminy. Nie jest to metoda tak szybka, jak samodzielne działanie przez sieć, jednak odpowiednia aktualizacja powinna pojawić się w bazie już kolejnego dnia.

Pamiętajmy o tym, żeby zabrać ze sobą dokumenty, które potwierdzą naszą tożsamość. Bez nich nie będzie można złożyć wniosku. Dokument, jaki można okazać urzędnikowi to na przykład dowód osobisty, paszport lub prawo jazdy. Następnie trzeba już tylko z pomocą pracownika urzędu wypełnić odpowiedni dokument.

Najdłuższą, ale wciąż dopuszczalną metodą na naniesienie zmian w rejestrze jest wysłanie wniosku listem poleconym. Trzeba go tylko opatrzyć własnoręcznym podpisem. Bardzo ważną kwestią jest to, by taki podpis był wcześniej potwierdzony przez notariusza. Inaczej taki dokument nie ma mocy prawnej i pozostaje nam wizyta w urzędzie gminy lub modyfikacja danych w CEIDG przez sieć.

Aktualność danych w CEiDG

Rejestr CEiDG jest rejestrem elektronicznym. Istnieje domniemanie, że wszystkie informacje są aktualne. Wpis Do CEiDG jest dokonywany w momencie przekazania danych do CEiDG (można to zrobić online podpisując wniosek np. podpisem elektronicznym lub przez profil ePUAP). Wpisy do CEIDG dokonywane są na wniosek. Znaczy to tyle, że przedsiębiorca musi sam złożyć dokument o konkretnej zmianie. Jeśli otwiera firmę, ma obowiązek zgłosić to w CEiDG, jeśli zmienia nazwę lub inne elementy związane z firmą, też jest zobowiązany do takiej zmiany.

Rejestracja firmy w urzędzie

Wniosek do CEiDG może być złożony na trzy sposoby– elektronicznie poprzez stronę (www.firma.gov.pl), odwiedzając osobiście urząd gminy lub wysyłając list polecony za potwierdzeniem nadania. Warto pamiętać, że za rejestrację firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, czyli za wpis do CEiDG nie są pobierane żadne opłaty. Zdarza się, że przedsiębiorca zaraz po rejestracji firmy otrzymuje pismo z prośbą o wniesienie opłaty za rejestrację. To oszustwo. Oszuści tworzą pisma sugerujące konieczność wniesienia opłaty za wpis do rejestru CEiDG. Na wpis przedsiębiorca ma 7 dni.

CZYTAJ TAKŻE: ZUS przedsiębiorcy. Jak działa ZUS? Na co tak naprawdę płacisz?

Błędy w CEiDG

Jeśli we wniosku CEiDG są błędy, a urzędnik je znajdzie, będziemy musieli skorygować lub uzupełnić go w ciągu 7 dni. Jeśli ich nie poprawimy, wniosek nie zostanie rozpoznany. I tu kolejna uwaga. Urzędnicy weryfikujący wnioski nie sprawdzają czy firma istnieje pod danym adresem, czy PESEL należy do przedsiębiorcy. Efekt? Sam byłem świadkiem przynajmniej kilku sytuacji, gdy ktoś założył firmę na adres, który w ogóle nie istniał (np. na ulicy Zębatej 28, gdy w danym miejscu ta ulica kończyła się na numerze 12).

Adres przedsiębiorcy w CEiDG

Pamiętaj, że jako przedsiębiorca musisz być świadomy tego, że dane Twojej firmy są ogólnodostępne. Jeśli więc firmę rejestrujesz w domu, każda osoba, nie tylko kontrahent, będzie wiedział gdzie mieszkasz.