Budżet firmowy to nie tylko zestawienie przychodów i kosztów. Żeby sensownie kontrolować finanse firmy musisz odpowiednio podejść do takiego zestawienia. Najpierw jednak musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, po ci w ogóle budżet?

Budżet firmowy i planowanie finansowe jest dla korporacji, a nie dla mnie, właściciela malutkiej firmy, a nawet freelancera. Takie opinie słyszę często od sporej części moich czytelników. Nie sposób się z tym nie zgodzić. Jeśli masz jednoosobową firmę, współpracujesz z jednym głównym zamawiającym to nie zawsze będziesz potrzebować prawdziwego budżetu firmowego. W takim przypadku wystarczy dobrze przygotować budżet domowy. Typowy budżet firmowy warto zrobić, gdy dochodzisz do etapu, gdy zatrudniasz podwykonawców.

Budżet firmy 2020. Jak go zaplanować gdy trudno oszacować koszty?

Sprawdza się stara maksyma, że porządek w finansach domowych, zwiększa szansę, że i w finansach firmowych będziesz mieć porządek. I na odwrót. Jeśli masz bałagan w domowych finansach, to trudno będzie ogarnąć finanse prywatne. Umiejętność tworzenia firmowego budżetu pomoże na pewno poprawić sytuację budżetu domowego. Choćby pod względem tego, że zaczniesz zwracać uwagę na wszystkie koszty pojawiające się w twoim życiu prywatnym.

Nie tylko energia i tanie biuro. Jak skutecznie generować oszczędności w firmie?

Po co robić budżet firmowy?

Budżet firmowy

  • pozwala łatwiej określić cele biznesowe
  • pomaga przewidywać przyszłość
  • daje poczucie bezpieczeństwa finansowego
  • pozwala łatwiej sprawdzić, czy stać cię na coś

Na pewno przynajmniej raz w życiu przeżyłeś osobiście albo słyszałeś od znajomego, że mimo rosnących obrotów, firma nie zarabia więcej. Mało tego. Rosnące obroty powodują, że kupujesz więcej, a po stronie „zysk” wciąż jest za mało zmiennych.

Oczywiście często słyszę obiekcje przedsiębiorców związane z mała skutecznością planowania budżetu. O ile bowiem w dużej korporacji wiele rzeczy jest bardzo dokładnie ułożonych, pracuje się według ściśle określonych procedur, to w przypadku małej firmy, może to być ograniczeniem. Bo przecież elastyczność i bardzo szybkie dostosowanie się do warunków rynkowych powoduje, że to właśnie jest przewagą rynkową. I właśnie dlatego budżet małej firmy robi się zupełnie w inny sposób.

Podatek VAT. Czy warto być VATowcem?

Jak oszacować koszty w firmie?

Podstawowa zasada przygotowywania budżetu małej firmy jest bardzo restrykcyjne podeście do kosztów. Do budżetu kosztowego podchodzimy na ostro i koszty liczymy bardzo skrupulatnie. Dlaczego? Bo koszty jesteś w stanie zawsze przewidzieć. Polecam Ci materiał o tym jak obliczyć koszty początkowe biznesu Koszty początkowe biznesu. Jak obliczyć ile trzeba wydać na uruchomienie firmy?

Wypisanie sobie wszelkich kosztów, które ponosi firma, daje ogląd sytuacji, ile pieniędzy potrzeba, by w ogóle ona funkcjonowała. jeśli prowadzisz działalność sam, to uważaj na to by nie łączyć budżetu domowego z firmowym. Dość łatwo wpaść w pułapkę „a kupię sobie drugą drukarkę, przecież wrzucę to w koszty firmy” albo dokupię sobie jakieś akcesorium do domu „na fakturę”. I wszystko to kupujesz z budżetu firmow0-prywatnego bo nie masz rozdzielonych kont między pieniądze firmowe, a prywatne.

Wypisz więc koszty typowo firmowe (ZUSy, księgowość, utrzymanie sprzętu itd), a potem dorzuć do tego swoje koszty życia. Wtedy będziesz miał minimalne koszty, które musisz wygenerować. I to już jest namiastka prostego budżetu firmowego.

Gdy masz już ustalone koszty, spróbuj przewidzieć przychody. No i tu pojawia się pytanie jak to zrobić. Przecież nie jesteś korporacją, nie dasz rady takich rzeczy przewidzieć. Mogę Cię zapewnić, że w pewnym zakresie jesteś w stanie to określić. Szacując przychody załóż trzy scenariusze:

  1. Optymistyczny
  2. Pesymistyczny
  3. optymalny

Zdarzenia jednorazowe w budżecie

Planując budżet firmowy zwróć szczególną uwagę na tzw. zdarzenia jednorazowe. Chodzi przede wszystkim o transakcje na wysokie kwoty, klienta, który wygenerował wyjątkowo duży dochód. Pamiętaj by nie uwzględniać go przy kalkulowaniu budżetu. Musisz jednak zawsze zaznaczyć, że taka transakcja miała miejsce. Jeśli jej nie zaznaczysz, a takie sytuacje zdarzą się częściej, skutecznie zaburzą Twój biznes. Łatwo wtedy ulec bowiem pokusie zatrudnienia nowych pracowników, zaciągnięcia nowych zobowiązań itd. „Bo przecież mnie stać”.

Windykacja należności. Po czym poznać, że twój kontrahent nie zapłaci?

Żeby nie dopuścić do takiej sytuacji warto zaplanować sobie koszty w perspektywie rocznej, a potem na bazie średniej marży spróbować oszacować plan przychodów.

Jak planować inwestycje?

Gdy uda się nam ustalić jak wysokie koszty ponosi firma, ile jest w stanie zarobić, to dopiero wtedy przechodzimy do inwestycji. Inwestycje traktuj dwutorowo:

inwestycje kosztowe – czyli odnawianie sprzętu, konserwacje, ulepszenia

inwestycje przychodowe – zakup całkiem nowych urządzeń, usług, które zwiększą przychody.

Rekomenduję Ci stworzenie rezerwy finansowej na takie wydatki.

Jak stworzyć pierwszy budżet firmowy

Oczywiście zrobienie budżetu jest możliwe, jeśli mamy już doświadczenie biznesowe. Co jednak gdy dopiero uruchamiamy firmę?  Tu podstawą jest dobrze stworzony budżet domowy, czyli wiedza o tym, ile kosztuje Twoje życie.

Co do kosztów, koniecznie uważaj na pierwsze wydatki. Może ci się wydawać, że super-hiper-efektywna akcja reklamowa na FB pozwoli ci zdobyć nowych klientów, a drogi laptop i obrandowanie pojazdu przyciągnie osoby chcące wydać u Ciebie pieniądze. To super ryzykowne. Jeśli faktycznie nie przynosi to pieniędzy, nie warto w ogóle w to na początku inwestować.

Metoda „kolorowania biura”

I tu dochodzimy do ważnego elementu. Pierwszych kosztów firmowych. Wielu początkujących przedsiębiorców kupuje na początku wiele rzeczy „na firmę” no bo przecież „wrzucę w koszty”. Zapominają o tym, że przecież te wszystkie rzeczy muszą na siebie zarobić. Jak więc ograniczyć wydatki? Spójrz na urządzenia wokół siebie i naklej na nie kartki czerwone jeśli urządzenia te w ogóle dla Ciebie nie zarabiają, żółte jeśli zarabiają czasem, a zielone jeśli faktycznie zarabiają na siebie. Szybko przekonasz się ile masz niepotrzebnych sprzętów.

Nie zapominaj też o ubezpieczeniu, czy kosztach serwisu. No i o podatkach i kosztach pracowników. Na tym aspekcie chciałbym się chwilę zatrzymać. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, często jako jednostki „rozliczeniowej” używasz kwoty netto. Jest to dobry sposób do momentu, w którym nie zatrudnisz pracowników. Jeśli bowiem takich pracowników już masz, to pamiętaj, że twoim kosztem będzie nie kwota netto, a brutto. To przynajmniej 30 proc. wyższy koszt niż zakładasz biorąc pod uwagę tylko kwotę netto.

No i pamiętaj, że nawet najlepiej stworzony budżet firmowy może nie być przydatny, jeśli nie zapanujesz na cashflow, czyli płynnością finansową.

Firma zarabia ale w kasie pusto? Poznaj 15 MOICH sposobów na to by płynność finansowa w mikrofirmie nie była problemem

I właśnie dlatego zawsze kontroluj płatności wpływające na konto, a jeśli koniecznie potrzebujesz skorzystać z usług podwykonawców lub dodatkowej obsługi, np. sprzątaczki, to wynajmuj ich aż do chwili gdy będzie cię stać na zatrudnienie ich na stałe. Wynajem pozwala bowiem szybko się od takiego kosztu uwolnić.

O tym jak tworzyć budżety firmowe, panować nad płynnością opowiem podczas warsztatów NET_SMOLNA2020,  19 października 2020 od godz. 17.00. Na warsztaty możesz zapisać się na stronie ZAPISZ SIĘ NA WARSZTATY Z PŁYNNOŚCI FINANSOWEJ

To seria spotkań połączonych z warsztatami prowadzonymi przez przedsiębiorców i praktyków biznesu. Program realizowany jest przez Pracownię Rozwoju na zlecenie Biura Rozwoju Gospodarczego Urzędu m.st. Warszawy.